Mehr Sicherheit beim Aufräumen alter Akten – mit einer skalierbaren, rechtssicheren Lösung

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Ist auch Ihr Unternehmen auf digitale Plattformen und Formate umgestiegen? Dann ist Ihnen bestimmt bewusst geworden, wie strategisch wichtig es in diesem Zusammenhang ist, endlich Ihre alten Papierunterlagen aufzuräumen. Denn ein gut organisierter, deutlich reduzierter Aktenbestand bringt zahlreiche Vorteile mit sich, auf die Sie mit Blick in die Zukunft nicht verzichten können.

9. November 20237 Min.

Mehr Sicherheit beim Aufräumen alter Akten – mit einer skalierbaren, rechtssicheren Lösung

Wenn auch Sie sich vorgenommen haben, die riesigen Mengen an physischen Unterlagen anzugehen, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben, sind Sie nicht allein. Eine von Iron Mountain finanzierte Economist-Impact-Umfrage ergab, dass 93 % der Führungskräfte weltweit planen, ihre alten Unterlagen aufzuräumen – oder bereits damit begonnen haben.

Das ist jedoch gar nicht so leicht, wenn Sie nicht wissen, welche Papiere Sie behalten müssen und welche vernichtet oder digitalisiert werden sollten. Leider ist es aber auch nicht besser, alles so zu lassen, wie es ist, denn die Folge sind Ineffizienzen, höhere Kosten und Risiken sowie Compliance-Probleme.

Die richtigen, rechtssicheren Entscheidungen können Sie erst treffen, wenn Sie einen Überblick über Ihre Unterlagen haben, diese sinnvoll sortieren und auf Karton- und Aktenebene die passenden Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Mit diesen Voraussetzungen erreichen Sie Ihre Unternehmensziele und verringern Ihr Risiko, während Sie gleichzeitig eine effizientere und digitalere Arbeitsweise entwickeln.

Ein intelligenter, rechtssicherer Prozess

Eine einzelne Lösung reicht meist nicht aus, wenn nicht alle Unterlagen richtig beschriftet sind oder Akten von unterschiedlichen Abteilungen, Filialen oder Lieferanten vermischt wurden.

Mit einer intelligenten, mehrgleisigen Herangehensweise lässt sich jedoch Ordnung in das Chaos bringen – damit Sie der digitalen Zukunft mit einer guten Struktur gelassen entgegensehen können:

1) Rechtssichere Entscheidungen – heute und morgen

Wahrscheinlich haben Sie schon seit einer Weile vor, Ihre alten Unterlagen und Akten zu sortieren. Ist dieser Punkt auf Ihrer To-do-Liste endlich abgehakt, werden Sie davon noch jahrelang profitieren. Eine durchdachte Herangehensweise für den Umgang mit alten Unterlagen sorgt für Compliance und stellt sicher, dass Sie auch in Zukunft alle Richtlinien einhalten.

Mit einem rechtssicheren Prozess, der auf den einzuhaltenden Vorschriften und Ihren individuellen Geschäftszielen beruht, treffen Sie immer die richtige Entscheidung darüber, welche Akten aufbewahrt, vernichtet oder digitalisiert werden müssen.

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2) Kostenoptimierung

Die Lagerung alter Aktenkartons kann im Laufe der Zeit sehr teuer werden – insbesondere, wenn es immer mehr werden, weil nie etwas aussortiert wird, das längst vernichtet werden dürfte. Das haben inzwischen viele Unternehmen erkannt. In einer aktuellen, von Iron Mountain finanzierten Umfrage zum Aussortieren alter Unterlagen zeigte sich, dass 79 % der Befragten es als wichtige Priorität ansehen, die Kosten für die Lagerung von Papierakten zu reduzieren.

In einem rechtssicheren Prozess lässt sich zuverlässig ermitteln, welche Akten aufbewahrt werden müssen und welche sicher vernichtet werden können. Dadurch sinken nicht nur die Kosten, sondern auch das Risiko, das mit Compliance-Verstößen einhergeht.

3) Mehr Produktivität

Wenn Sie Ihre Bestände verkleinern, alle Unterlagen sortieren und sie auf Karton- und Aktenebene mit den passenden Metadaten versehen, finden Sie dringend benötigte Dokumente zukünftig deutlich schneller.

Sogar noch einfacher wird alles, wenn Sie Ihre wichtigsten Unterlagen darüber hinaus digitalisieren: Dann muss niemand mehr ins Archiv gehen, und die Mitarbeitenden können erheblich schneller mit den richtigen Informationen versorgt werden.

4) Digitale Transformation beschleunigen

Das Aufräumen Ihrer alten Papierakten beschleunigt auch die digitale Transformation Ihres Unternehmens. Während diejenigen Unterlagen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, rechtssicher vernichtet werden können, finden Sie auch heraus, welche wichtigen Dokumente regelmäßig benötigt werden und deshalb unbedingt digitalisiert werden sollten.

Der Abbau Ihrer Papierberge ist der erste Schritt zu einer einfacheren, digitaleren Arbeitsweise. Manuelle Prozesse werden überflüssig. Sie sparen Zeit und Kosten, und Ihre Angestellten können effizienter und effektiver arbeiten.

Die richtige Strategie zum Sortieren Ihrer alten Akten

Alles selbst zu machen, ist selten die beste Lösung. Das gilt auch für Ihre Papierakten. Denn dafür brauchen Sie viele Mitarbeiter:innen, die in dieser Zeit dann nicht für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung stehen. Lassen Sie sich besser von Spezialisten unterstützen.

Ganz gleich, wie komplex Ihre Archive sind und wie groß Ihr Projekt ausfällt: Wir klären alle offenen Fragen und sorgen dafür, dass die richtigen Entscheidungen getroffen werden – sogar automatisiert. Je objektiver der Prozess aufgesetzt wird und je weniger fehleranfällige manuelle Schritte er beinhaltet, desto konsistenter ist er. Das erreichen Sie mit einer technologiegestützten Lösung wie Iron Mountain Smart Sort.

Das Ergebnis: gut sortierte, jederzeit durchsuchbare und abrufbare Akten. Und die beruhigende Gewissheit, im Umgang mit Ihren Unterlagen zu jedem Zeitpunkt auf der sicheren Seite zu sein.

Hier erfahren Sie mehr über unsere Lösungen zum Aufräumen Ihrer Aktenbestände.