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Finanzdienstleistungen
Digitalisierung für Versicherungen
Kosten sparen und Prozesse automatisieren mit höchster Compliance
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Versicherung: Digitalisierung von Informations- und Asset Management
Sicheres Management Ihrer Informationen mit einer Lösung, der Versicherer vertrauen
Die Informationsexplosion ist ein Fakt. Täglich kommen mehr Kund:innendaten, neue Fälle und detaillierte Finanzinformationen in Ihr Unternehmen. Ganz zu schweigen von E-Mails, medizinischen Gutachten und Protokollen. Das alles auf sichere und einheitliche Weise zu verwalten, ist eine unendliche Herausforderung.
Erfüllen Sie die Anforderungen an das Akten- und Informationsmanagement
Regulatorische Stellen sind ein natürlicher Bestandteil des Versicherungsgeschäfts. Ihre Fähigkeit, schnell auf Ihre Informationen zuzugreifen, ist bei Überprüfungen und Audits wichtig. Sie benötigen einen Plan, bevor Sie Unterlagen transportieren oder Daten übertragen. Wir haben die nötige Erfahrung und Größe, um Ihnen dabei zu helfen, akquirierte Unterlagen zu integrieren und Best-Practice-Verfahren auf Ihr bestehendes Programm anzuwenden.
Durchdachtes Management von Fusionen und Übernahmen
Fusionen und Übernahmen nehmen in der Versicherungsbranche zu. Eine Gesellschaft oder eine neue Sparte zu akquirieren, ist ein bedeutendes Ereignis und kann Ihr Informationsmanagement-Programm durcheinanderbringen. Due Diligence gewährleistet, dass dabei nichts schiefgeht. Wenn es aber darum geht, das Archivierungsprogramm eines akquirierten Unternehmens zu integrieren (sowohl physisch als auch elektronisch), kann die Aufgabe komplexer und teurer werden als erwartet.
KontaktBeispiele für unsere Expertise für Ihr digitales Informationsmanagement
Ihr Informationsmanagement-Programm sollte keine Nebensache sein.
Die bewährte Inventory-Governance-Lösung von Iron Mountain hilft, Ihre akquirierten physischen und elektronischen Daten zu analysieren, damit Sie identifizieren können, welche Unterlagen vernichtet und welche beibehalten werden sollten. Wir können Sie auch dabei unterstützen, redundante Anwendungen zu ermitteln, damit Sie nach der Fusion nicht zwei unterschiedliche Informationsprogramme ausführen. Indem Sie Ihr Programm zuordnen und einheitliche Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, um eine rechtssichere Vernichtung zu ermöglichen, bringen Sie das akquirierte Programm schnell mit dem gewünschten Programm in Einklang.
Vergeben Sie das Management Ihrer Altunterlagen extern, ohne Abstriche bei Zugriff oder Kontrolle machen zu müssen.
Viele Versicherer lagern Unterlagen intern, entweder an einem zentralen oder dezentralen Ort (innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche), doch kann dieser Ansatz für Ihr Unternehmen riskant sein. Die Entscheidung, Teile Ihres Informationsmanagement-Programms auszulagern, bedeutet nicht, dass Sie auf die Kontrolle oder den rechtzeitigen Zugriff auf Ihre wichtigen Informationen verzichten müssen.
Die führende Aktenmanagement-Lösung von Iron Mountain bietet Versicherern einen zuverlässigen, konformen und effektiven Prozess für die Archivierung von Unterlagen an einem sicheren Ort, kontrolliert den Zugriff auf die Akten, verfolgt die Akten und Daten nach und bietet rechtssichere Vernichtungsmöglichkeiten für solche Akten, die für die Vernichtung in frage kommen.
- > 95 %der Finanzdienstleister nutzen unsere Lösungen für einen reibungslosen Betrieb
- 65Jahre arbeiten wir bereits mit Kund:innen aus dem Finanzsektor zusammen
- 75 %schneller werden Geldwäschefälle durch KI gelöst
- 2700Versicherungsunternehmen weltweit vertrauen auf Iron Mountain, um ihre Informationen zu schützen und ihren Wert zu steigern
Dunkelverarbeitung – das Potenzial der Digitalisierung für Versicherungen
Dunkelverarbeitung bezeichnet in der Versicherungsbranche den automatisierten Prozess der Schadensbearbeitung oder Leistungsabrechnung ohne manuelle Eingriffe. Dabei werden Anträge oder Schadensmeldungen mithilfe von Softwarelösungen und Algorithmen selbstständig geprüft, genehmigt oder abgelehnt. Die Digitalisierung und der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) eröffnen in diesem Zusammenhang bedeutende Chancen: Sie ermöglichen eine wesentlich schnellere und effizientere Abwicklung von Vorgängen, was nicht nur zu einer Kostenreduktion für die Versicherer führt, sondern auch die Kund:innenzufriedenheit durch schnelle Prozesszeiten erhöht. Darüber hinaus kann die KI dabei helfen, Betrugsversuche besser zu erkennen und somit die Risiken für das Versicherungsunternehmen zu minimieren. Durch die Analyse großer Datenmengen sind präzisere Risikobewertungen und individuellere Tarifgestaltungen möglich, was die Wettbewerbsfähigkeit der Versicherer in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld stärkt.
Digitalisierungslösungen von Iron Mountain für Versicherungen
Scannen von Dokumenten und digitale Archivierung
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen und zentralisieren Sie Ihre Informationen
Externe Aktenarchivierung
Lagern und archivieren Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren zertifizierten Archivierungscentern. Extrem sicher.
Information Governance Beratungsdienste
Unsere Information Governance-Experten stehen bereit, um Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihres Programms zu helfen.
Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen
In Deutschland gelten nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen spezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente, darunter auch Versicherungsunterlagen. In der Regel müssen sie entweder 10 oder 6 Jahre aufgehoben werden.
- Aufbewahrungspflicht während der Versicherungsdauer: Während Ihr Vertrag mit der Versicherung läuft, bewahren Sie alle relevanten Unterlagen auf. Das ist wichtig, denn nur so können Sie im Fall von Schadensansprüchen oder falls andere Informationen von Ihnen angefordert werden, reagieren. Die Versicherungspolicen unterliegen grundsätzlich einer Frist von 10 Jahren.
- Aufbewahrungspflicht nach Versicherungsende: Läuft die Versicherung aus oder haben Sie diese gekündigt, müssen Sie die Unterlagen für 6 Jahre nach Ablauf der Versicherungszeit weiterhin aufbewahren. Besonders wichtig ist die Aufbewahrungsfrist für Versicherungsunterlagen wie die Versicherungspolice, aber auch das Kündigungsschreiben.
- Digitale Aufbewahrungsfristen: Arbeiten Sie als Versicherungsgesellschaft mit digitalen Unterlagen, gelten dieselben Fristen. Elektronische Formate sind ebenso rechtsgültig wie Papierunterlagen – sofern Ihre Vertragspartner:innen die digitalen Unterlagen in ihren Systemen unterstützen
Ganz gleich, um welche Art von Unternehmensversicherung es sich handelt – die Aufbewahrungspflichten gelten für alle relevanten Versicherungsunterlagen, von der Betriebshaftpflicht, über die Berufshaftpflicht, bis hin zur Vermögensschadenhaftpflicht und diversen Firmensachversicherungen. Unternehmen sollten die Aufbewahrungsfristen unbedingt einhalten, um angeforderte Versicherungsunterlagen vorlegen zu können. So umgehen sie im Rechtsstreit mitunter hohe Strafen.
Iron Mountain bietet mit Policy Center die Möglichkeit, Ihre Unternehmensunterlagen einfach und rechtskonform zu handhaben – mit der Plattform können Sie den Lebenszyklus Ihrer Informationen effizient und nach geltenden Vorschriften verwalten. Sprechen Sie uns an!
Häufige Fragen
Welche Chancen und Herausforderungen gibt es für die Dunkelverarbeitung von Versicherungen hinsichtlich KI?
Chancen:
- Effizienzsteigerung: KI ermöglicht eine schnelle und automatisierte Abwicklung von Routineaufgaben, wie die Bearbeitung von Schadensmeldungen oder Anträgen. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung der Bearbeitungszeiten und einer Steigerung der Effizienz.
- Kostensenkung: Durch die Automatisierung können Personalkosten gesenkt werden. Zudem kann KI helfen, Fehlerquellen zu reduzieren, was ebenfalls kostensparend wirkt.
- Kund:innenorientierung: Schnellere Prozesszeiten und eine effizientere Schadensregulierung führen zu einer höheren Kund:innenzufriedenheit und Kund:innenbindung.
- Betrugsprävention: KI-Systeme können Muster erkennen, die auf potenziellen Betrug hinweisen, und so dazu beitragen, Betrugsfälle zu reduzieren.
- Risikomanagement: Durch die Auswertung großer Datenmengen können Risiken besser eingeschätzt und Tarife präziser kalkuliert werden.
Herausforderungen:
- Datenschutz und Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Kund:innendaten erfordert hohe Sicherheitsstandards und Compliance mit Datenschutzgesetzen, was eine komplexe Herausforderung darstellt.
- Implementierungskosten: Die Einführung und Integration von KI-Systemen in bestehende Strukturen kann mit hohen initialen Kosten und Aufwand verbunden sein.
- Komplexität von Fällen: Nicht alle Vorgänge lassen sich automatisieren. Komplexe oder ungewöhnliche Fälle benötigen nach wie vor menschliche Expertise und Eingriffe.
- Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kund:innen: Die Umstellung auf automatisierte Prozesse kann bei Mitarbeitenden Ängste vor Jobverlust und bei Kund:innen Bedenken hinsichtlich der persönlichen Betreuung auslösen.
- Qualität der KI-Entscheidungen: Die Qualität und Zuverlässigkeit der automatisierten Entscheidungen hängen stark von den zugrunde liegenden Daten und Algorithmen ab. Fehlerhafte oder voreingenommene Systeme können zu falschen Entscheidungen führen.
Welches Potenzial hat die Digitalisierung für die Versicherungsbranche?
Die Digitalisierung in der Versicherungsbranche wird als entscheidender Treiber für die Weiterentwicklung von Prozessen und Technologien angesehen. Sie bietet die Möglichkeit, sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu sichern, indem nicht nur interne Prozesse optimiert werden, sondern auch, indem eine einheitliche und barrierefreie Customer Journey geschaffen wird, die zu einer nachhaltig positiven Kund:innenerfahrung führt. Indem Versicherungsunternehmen die Digitalisierung vorantreiben, können sie übergreifende Digitalisierungsstrategien entwickeln, die sowohl neue Backend-Systeme als auch Prozess-Automatisierung und Robotics-Lösungen umfassen. Ein Fokus in diesem Bereich liegt zudem auf der Nutzung von Blockchain-Technologie für neue Geschäftsmodelle und die Entwicklung von Smart Contracts.
Welche Bereiche im Versicherungswesen trifft das digitale Informationsmanagement?
Die Digitalisierung wirkt sich auf verschiedene Bereiche der Versicherungsbranche aus, wobei insbesondere im Privatkund:innengeschäft bereits heute in den Ausbau digitaler Angebote investiert wird. Dies umfasst den Abschluss und die Verwaltung von Verträgen, den Vergleich von Angeboten sowie die digitale Meldung von Schadensfällen. Hierbei spielen auch Insurtechs, Vergleichsportale und Apps eine Rolle, die mit nutzerfreundlichen Produkten und Services die Branche antreiben. Trotz dieser Fortschritte entwickelt sich die Digitalisierung im Bereich der Gewerbe- und Industrieversicherungen langsamer, vor allem aufgrund ihrer Komplexität.
Wir hatten bereits sehr gute Erfahrungen mit Iron Mountain im Bereich der Papierarchivierung gemacht. Darüber hinaus waren wir überzeugt, dass das Unternehmen alle relevanten Services aus einer Hand bereitstellen kann: vom Archivieren über das Scannen und Transportieren von Unterlagen bis hin zum Datenaustausch.
Bei der Auswahl eines Dienstleisters war die Servicequalität eines unserer wichtigsten Kriterien. Iron Mountain bietet beste Leistung und erfüllt die Service-Level zu unserer Zufriedenheit.
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