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Records and Information Management

Smart Reveal

Die Lösung für unbeschriftete Aktenkartons

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Haben auch Sie unzureichend beschriftete Akten im Archiv?

Um Ihre Aktenbestände richtig zu verwalten und sicher entscheiden zu können, was vernichtet werden kann, müssen Sie erst einmal wissen, welche Dokumente Sie haben und wer für sie verantwortlich ist.

Wenn Ihnen diese Informationen fehlen, bleiben Unterlagen oft viel länger liegen als nötig. Natürlich können Sie selbst manuell jeden Karton öffnen, aber das frisst Ressourcen und Zeit – insbesondere, wenn Ihr Archiv über mehrere Standorte verteilt ist.

Sie können sich aber auch von Iron Mountain Smart Reveal unterstützen lassen. Wir fotografieren jeden Karton von außen sowie den Inhalt von oben und hinterlegen ihre historischen Metadaten (soweit vorhanden). Damit können Sie schnell und rechtssicher entscheiden, was entsorgt werden darf.

Sie erhalten alle Informationen, die Sie brauchen, um informiert über das weitere Vorgehen zu entscheiden:

certificate paper

Eigentümer:innen zuweisen

3 files

Metadaten und Beschreibungen aktualisieren

tape backup

Zur Indizierung auf Aktenebene an die Datenerfassung übergeben

truck

Karton an Eigentümer:innen senden

wifi network

Dokumente digitalisieren

shred facility

Kartoninhalte vernichten

Smart Reveal

Zusammenfassung der Lösung



first step of smart reveal solution, displaying 3 cartons

Wir ermitteln, welche gelagerten Kartons unzureichend beschriftet sind.


second step of smart reveal solution

Wir machen Fotos von der Außenseite des Kartons und fotografieren den Inhalt von oben. Bei Bedarf können Sie weitere Bilder anfordern.


Sie überprüfen die Fotos auf unserer sicheren Online-Plattform und entscheiden, was mit den Kartons geschehen soll.


Das macht Iron Mountain Smart Reveal möglich:

Sie wissen, was in Ihrem Archiv lagert

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Nur wenn Sie genau wissen, welche Akten Sie haben, können Sie informierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen beschließen.

Sie können rechtssichere Entscheidungen über Aufbewahrung, Vernichtung bzw. Digitalisierung treffen

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Sie müssen nicht mehr alles aufbewahren, aber auch nicht alles digitalisieren – und vernichtet werden nur die Unterlagen, die Sie mit Sicherheit nicht mehr behalten müssen. So wird jedes einzelne Dokument genau richtig behandelt.

Sie verringern Kosten und Risiken

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Alles aufzubewahren ist teuer und riskant, weil Informationen verloren gehen und Sie gegen Compliance-Richtlinien verstoßen könnten. Hören Sie auf, für die Lagerung von Akten zu bezahlen, die Sie gar nicht mehr brauchen.

Sie erhöhen Ihre Produktivität

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Ihre Mitarbeitenden arbeiten schneller und effizienter, wenn sie benötigte Unterlagen schnell finden und sofort Entscheidungen treffen können.

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Smart Sort

Wenn in Aktenkartons ganz verschiedene Unterlagen vermischt sind, ist es schwierig, rechtssichere Vernichtungsentscheidungen zu treffen.

Mit Iron Mountain Smart Sort helfen wir Ihnen, Ihre Akten zu sortieren und neu zu ordnen – nach Vernichtungsdatum, Aktentyp, eindeutiger Kennung oder einer anderen Kategorie Ihrer Wahl.

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Why work with Iron Mountain?

Die Vorteile von Iron Mountain?

Iron Mountain hat jahrzehntelange Erfahrung im Archivmanagement und kombiniert dieses Fachwissen mit einer Reihe technologiegestützter Produkte für die gesamten physischen Aktenbestände eines Unternehmens.

Smart Reveal ist eine einzigartige, kosteneffiziente Lösung, die Ihnen Informationen zu Aktenkartons mit unbekanntem Inhalt liefert. Sie sparen sich manuellen Aufwand und damit Zeit und Ressourcen. Mögen die Herausforderungen in Ihrem Unternehmen noch so groß sein – Smart Reveal ist ein weiterer Grund dafür, Iron Mountain als strategischen, zuverlässigen Partner hinzuzuziehen.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob Smart Reveal das Richtige für Ihr Unternehmen ist, wenden Sie sich bitte an den Vertrieb oder füllen Sie dieses Formular aus.

Über uns

Häufig gestellte Fragen

Woher weiß ich, welche Aktenkartons sich für Smart Reveal eignen?
Smart Reveal eignet sich für Aktenkartons, zu denen kaum oder gar keine beschreibenden Informationen vorhanden sind.
Kann Iron Mountain mir bei der Entscheidung helfen, welche Kartons ich für Smart Reveal auswählen sollte?
Ja, unser Vertriebsteam erstellt mit einem Diagnosetool eine Liste aller Aktenkartons, die an Iron-Mountain-Standorten gelagert sind und zu denen kaum oder keine beschreibenden Informationen vorhanden sind. Aus dieser Liste können Sie auswählen, welche Kartons den Smart-Reveal-Prozess durchlaufen sollten.
Wie viele Fotos werden über Smart Reveal bereitgestellt?
Jedes Smart-Reveal-Projekt lässt sich individuell anpassen. Sie können entscheiden, wie viele Fotos und Ansichten Sie für Ihre Anforderungen brauchen.
Lässt sich Smart Reveal auch für anderes als Papierakten einsetzen?
Ja, Smart Reveal lässt sich auch für physische Gegenstände wie Paraffinblöcke und Objektträger, Mikrofilm/Mikrofiche usw. einsetzen.
Was braucht Iron Mountain von mir, um ein Smart-Reveal-Projekt zu starten?
Wir erstellen gemeinsam eine Liste aller Kartons, die von Smart Reveal profitieren würden. Aus dieser Liste wählen Sie aus, welche Kartons wir tatsächlich verarbeiten sollen.
Kann ich selbst entscheiden, wie viele Aktenkartons mit Smart Reveal verarbeitet werden?
Ja, Sie können die Menge der Kartons festlegen – je nach Ihrem Budget, Ihren Prioritäten und Zeitplänen.
Gibt es eine Mindestanzahl an Aktenkartons für Smart Reveal?
Ja, die Mindestanzahl sind 40 Kartons (Proof of Concept).
Meine Bestände sind über verschiedene Archive verteilt. Wird das Projekt an allen Standorten mit derselben Qualität durchgeführt?
Ja. Unsere technologiebasierte Lösung stellt sicher, dass das Projekt immer mit derselben hohen Qualität durchgeführt wird, ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Akten befinden.
Gibt es andere Produkte oder Programme, die sich mit Smart Reveal kombinieren lassen, um noch mehr Ordnung in alte Akten zu bringen?

Mit Iron Mountain Smart Sort können wir unsortierte Akten neu ordnen – nach Vernichtungsdatum, Typ, Status, eindeutiger Kennung oder einer anderen Kategorie, die Sie uns vorgeben. Weitere Informationen finden Sie unter ironmountain.com/de-at/smartsort.

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