Mit der E-Akte die öffentliche Verwaltung optimieren

Papierbasierte Systeme werden abgelöst

Die Verwaltung von Dokumenten wird durch die Digitalisierung zunehmend komplexer. Gleichzeitig lässt der erhoffte Bürokratieabbau auf sich warten. Unternehmen und Behörden suchen deshalb nach effizienten Wegen, um verschiedenste Dateien zu speichern, zu organisieren und sicher zu verwalten. Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) hat diese Prozesse grundlegend verändert und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten Systemen.

Was ist unter einer E-Akte zu verstehen?

Die E-Akte ist ein digitales System zur Verwaltung von Dateien und Informationen. Sie ersetzt die herkömmliche Papierakte und ermöglicht eine zentrale elektronische Speicherung aller relevanten Dokumente. Dies schließt alle Prozessschritte von der Erfassung, über die Bearbeitung und Speicherung, bis hin zur Archivierung von Dokumenten in digitaler Form ein.

Vorteile der E-Akte

• Effizienzsteigerung

  Die E-Akte ermöglicht eine deutliche Steigerung der Effizienz in der Dokumentenverwaltung. Durch die zentrale Speicherung und die Möglichkeit des schnellen Zugriffs auf Dokumente können Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt werden. Dies führt zu einer Reduzierung der Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb der Organisation.

• Kostenersparnis

  Durch die Umstellung auf die E-Akte können erhebliche Kosten eingespart werden. Die Ausgaben für Papier, Druck, Lagerung und Transport von Dokumenten entfallen weitgehend. Zudem können Arbeitskräfte effizienter eingesetzt werden, da zeitaufwendige manuelle Such- und Verwaltungsprozesse ausbleiben.

• Sicherheit

  Die E-Akte bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Zugriffsrechte können individuell festgelegt und überwacht werden, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Zudem ermöglicht die digitale Speicherung eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Zugriffen.

• Umweltfreundlichkeit

  Die Reduktion des Papierverbrauchs durch die Nutzung der E-Akte trägt wesentlich zum Umweltschutz bei. Weniger Papier bedeutet weniger Abholzung von Bäumen, weniger Energieverbrauch bei der Papierherstellung und weniger Abfall. Das spielt auch für die Corporate Social Responsibility eine große Rolle.

Mit Iron Mountain die elektronische Aktenführung einführen

Unternehmen und Behörden können ihre Akten mit Iron Mountain erfolgreich digitalisieren und die E-Akte nutzen, was eine Vielzahl von Dokumentenarten umfasst, darunter Bauverfahrensakten, Personalakten, Finanzdokumente und medizinische Unterlagen. Im Zuge der Digitalisierung werden diese Akten DSGVO-konform gescannt und in ein sicheres Dokumentenmanagementsystem integriert. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Anfragen und den effizienten Zugriff auf Informationen und reduziert Lagerkosten. Drei Punkte sind für die Einführung der E-Akte wichtig:

1. Planung und Vorbereitung

   Eine erfolgreiche Implementierung der E-Akte erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Dazu gehören die Analyse der bestehenden Dokumentenprozesse, die Definition der Anforderungen und die Auswahl der geeigneten Softwarelösung.

2. Schulung und Changemanagement

   Die Einführung der E-Akte erfordert eine umfassende Schulung der Mitarbeiter:innen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse und Technologien effektiv nutzen können. Zudem ist ein effektives Changemanagement notwendig, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz der neuen Systeme zu fördern.

3. Technische Umsetzung

   Die technische Umsetzung umfasst die Installation und Konfiguration der für die E-Akte genutzten Software, die Migration vorhandener Dokumente und die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Dabei ist es wichtig, auf eine hohe Datenqualität und Konsistenz zu achten.

Case Study: Beispiel für die erfolgreiche Implementierung

Iron Mountain unterstützte das Ausländeramt in Schwäbisch Gmünd durch die Digitalisierung von über 11.000 Papierakten und handschriftlichen Anmerkungen. Diese wurden DSGVO-konform gescannt und in das Dokumentenmanagementsystem der Stadt hochgeladen. Dadurch verbesserte sich die Effizienz und Produktivität, da die Mitarbeiter:innen schneller auf Anfragen reagieren konnten und Akten nicht mehr verlegt wurden. Daneben profitiert die Stadt vom Raumgewinn, geringeren Lagerkosten und dem vollständigen Aktenzugriff auch im Homeoffice. Die Umstellung des Ausländeramts auf E-Akten war kostengünstiger als die Anschaffung neuer Aktenregale.

Darauf sollten Sie bei der Nutzung der E-Akte achten

• regelmäßige Backups: Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Backups der E-Akte regelmäßig durchgeführt, an einem sicheren Ort gespeichert und überprüft werden.
• Einhaltung von Datenschutzrichtlinien: Die E-Akte muss den geltenden Datenschutzrichtlinien entsprechen. Dies umfasst den Schutz personenbezogener Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• kontinuierliche Optimierung: Die Prozesse und Systeme der E-Akte sollten kontinuierlich überwacht und optimiert werden. Dazu gehören regelmäßige Updates der Software, die Anpassung an geänderte Anforderungen und Rahmenbedingungen.