Alte Unterlagen konsolidieren – 7 überzeugende Vorteile

Ordnung in alte Unterlagen bringen? Das ist nicht unbedingt ein Vergnügen. Tausende, vielleicht Zehntausende Akten, verteilt über mehrere Standorte, in Archivräumen, Schreibtischen und altersschwachen Aktenschränken. Niemand weiß, welche Unterlagen sich dort befinden und welche schon längst hätten entsorgt werden müssen. Informierte, rechtssichere Entscheidungen sind so kaum möglich.  

Warum verstreute Aktenbestände Ihrem Fortschritt im Weg stehen

In zahllosen Unternehmen werden Akten viel zu lange aufbewahrt, vor allem, wenn sie über mehrere Standorte oder unterschiedliche Anbieter verteilt sind. Das erschwert ein regelmäßiges Aussortieren, verringert die Effizienz und lässt die Kosten anwachsen – genau wie das Risiko von Compliance-Verletzungen. Sie verlieren Zeit mit langwierigem Suchen nach falsch abgelegten oder gar nicht mehr zugänglichen Dokumenten, was sich direkt auf die Produktivität auswirkt und kritische Entscheidungen hinauszögert.

Wenn Sie die digitalen Initiativen Ihres Unternehmens unterstützen und zukunftssicher arbeiten möchten, müssen Sie dringend Ordnung in Ihre alten Papierunterlagen bringen: sie durchsehen, sortieren, organisieren, durch Digitalisierung leichter zugänglich machen und schließlich vernichten, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Unterlagen konsolidieren – 7 überzeugende Vorteile

Beim Konsolidieren und Sortieren Ihrer Papierunterlagen geht es nicht nur darum, Ihre Bestände aufzuräumen. Sie verschaffen sich vor allem strategische Vorteile, und zwar gleich mehrere:

1. Transparenz und Kontrolle verbessern: Durch eine Konsolidierung erhalten Sie einen zentralen Überblick über all Ihre Aktenbestände. Mehr Transparenz gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Informationen, die sich bei Bedarf schnell und einfach abrufen lassen. Es wird einfacher zu entscheiden, welche Dokumente vernichtet werden können.
2. Kosten reduzieren: Wenn Sie nur noch das behalten, was Sie nach den Compliance-Vorgaben auch tatsächlich aufbewahren müssen, sparen Sie nachhaltig Lager- und Speicherkosten. Dafür sollten Sie natürlich zuerst wissen: Welche Unterlagen besitzen wir überhaupt? Welche müssen wir aufbewahren, sollten wir digitalisieren oder können wir vernichten? Mit der richtigen Strategie können Sie dieses Vorgehen regelmäßig wiederholen und jedes Jahr beachtliche Kostensenkungen erreichen.
3. Risiken minimieren: Wenn Sie Ihre Papierunterlagen zu lange aufbewahren, kann es zu Compliance-Verstößen, aber auch zu betrieblichen Problemen kommen. Mit allen Akten an einem Ort wird es einfacher, Vorschriften einzuhalten und die richtigen Entscheidungen zur Vernichtung der Unterlagen zu treffen.  
4. Effizienz steigern: Mit gut organisierten Aktenbeständen können Sie schnell und effizient auf Informationen zugreifen und produktiver arbeiten.
5. Digitale Transformation beschleunigen: Je weniger Papierunterlagen Sie haben, desto einfacher wird Ihre digitale Transformation. Veraltete Prozesse können endlich abgeschafft werden.
6. Auf KI-Einsatz vorbereiten: Um KI-Initiativen umsetzen zu können, brauchen Sie gut organisierte, zugängliche Informationen. Beim Aufräumen Ihrer Papierunterlagen sollten Sie deshalb strategisch entscheiden, welche Daten in welchem Format digitalisiert und somit in erweiterte Analysen eingeschlossen werden können.
7. Auf die wichtigsten Initiativen konzentrieren: Durch eine Konsolidierung oder Vernichtung alter Papierunterlagen gewinnen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, sodass Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft führen und Ihre Ziele erreichen können.

Ihr Partner für die Konsolidierung und Sortierung alter Unterlagen

Iron Mountain bietet einen konsolidierten, umfassenden Ansatz für Unternehmen weltweit, die ihre Papierunterlagen aussortieren möchten. Mit unseren innovativen Lösungen wie Smart Suite und Clean Start können Sie Ihre alten Bestände endlich sicher organisieren.

Sie lagern Ihre Unterlagen extern?
Smart Suite von Iron Mountain hilft Ihnen, Ordnung in Ihre Bestände zu bringen. Mit unseren Lösungen wird es einfacher denn je, informierte, rechtssichere Entscheidungen daüber zu treffen, welche Ihrer Unterlagen aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden sollen.

Sie lagern Ihre Unterlagen vor Ort?  
Mit Iron Mountain Clean Start führen wir bei Ihnen eine Analyse der Datenbestände durch und empfehlen Ihnen dann Maßnahmen, mit denen Sie Kosten sparen, Risiken verringern und Compliance-Vorgaben einhalten können.

Auf dem Weg in die digitale Zukunft ist es für Unternehmen wichtig, alte Papierunterlagen zu sortieren und zu digitalisieren. Gemeinsam mit Iron Mountain bringen Sie Ordnung in Ihre Bestände und senken Ihre Kosten. Damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: Ihre Unternehmensziele.

Möchten auch Sie endlich Ihre Aktenbestände organisieren?

Wir helfen Ihnen gern. Schreiben Sie uns am besten noch heute.