1. Analyse des Ist-Stands
Eine Clean-Start-Fachkraft von Iron Mountain analysiert persönlich oder virtuell Ihre Büroräume, um Ihre Prioritäten, Herausforderungen, vorhandenen Informationen und Raumnutzung zu erfassen.
Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen
Workplace Transformation: eine neue Arbeitswelt im Unternehmen mit Iron Mountain Clean Start
Räume optimal ausnutzen, Risiko senken und Nachhaltigkeit steigern
Kontaktieren Sie unsHerausforderungen bei räumlichen Veränderungen durch Arbeitsplatztransformation
Die Welt verändert sich ständig. Und unsere Arbeitsweisen ebenfalls.
Seit Angestellte nicht mehr nur im Büro arbeiten, sondern ganz oder teilweise auch im Homeoffice, überlegen Unternehmen, wie sie ihre Räumlichkeiten und Arbeitsprozesse anpassen können. Das Ziel dahinter: Die Mitarbeitenden sollen auch während der modernen Transformation der Arbeitswelt besser zusammenarbeiten können, motivierter und zufriedener sein.
Räumliche Veränderungen zu planen und umzusetzen, ist jedoch gar nicht so einfach angesichts des Durcheinanders, das in vielen Büros herrscht: Vollgestellte Schreibtische und all die alten Aktenschränke, ausrangierten IT-Assets und Möbelstücke nehmen nicht nur viel Platz weg, sondern bringen auch Risiken mit sich und schaden der Produktivität.
Überwinden Sie diese Hindernisse und Herausforderungen und schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Arbeitsplätze aus – mit Clean Start von Iron Mountain und einer Workplace Transformation.
Clean Start
- 90%Eine aktuelle IDG-Umfrage ergab, dass 90 % der Unternehmen innerhalb der nächsten 6 bis 12 Monate Veränderungen am Arbeitsplatz vornehmen möchten.
- 87%Laut einer kürzlich durchgeführten CBRE-Umfrage sehen 87 % der Immobilienverantwortlichen in Unternehmen eine Portfolio-Optimierung als eine ihrer wichtigsten Prioritäten an.
New Work: Wie sieht die Zukunft Ihres Arbeitsplatzes aus?
Welches Ziel verfolgen Sie für die Räume in Ihrem Unternehmen? Wählen Sie hier aus, ob Sie Büros aufräumen und optimieren, umziehen oder schließen wollen oder gar M&A planen. Dann erfahren Sie, wie Clean Start Ihnen helfen kann.
Wählen Sie aus, welches Ziel Sie für Ihre Büros verfolgen. Dann erfahren Sie, wie Clean Start Ihnen helfen kann.
Nach vielen Jahren des alltäglichen Geschäftsbetriebs und wechselnden Mitarbeiter:innen kann ein Büro ziemlich chaotisch und schlecht organisiert sein. Das beeinträchtigt die Produktivität und die Zusammenarbeit und die Räume werden nicht optimal ausgenutzt. Vor die Wahl zwischen einem solchen Büro und dem Homeoffice gestellt, entscheiden sich vermutlich viele lieber für Letzteres.
Eine aktuelle Befragung des Economist hat ergeben, dass 93 % der Unternehmen ihre alten Informationsassets gern aufräumen würden. Ein solches Projekt intern umzusetzen, blockiert jedoch wichtige Ressourcen. Und es könnten sogar Datenpannen drohen.
Unsere Clean-Start-Expert:innen helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Räumlichkeiten und bringen Ordnung ins Chaos – durch sicheres, nachhaltiges Konsolidieren bzw. Recyceln von:
- Papierunterlagen
- Aktenschränken
- veralteten IT-Geräten
- PC-Arbeitsplätzen
- sonstigen Informationsassets
- Büroausstattung
Es ist gefährlich genug, dass vertrauliche Informationen oft in Regalen, unverschlossenen Schränken oder offen bei Mitarbeitenden auf dem Schreibtisch liegen. Wenn dann das komplette Büro umziehen oder neu organisiert werden soll, steigt das Risiko von Datenpannen nur noch mehr.
Die meisten Umzugsfirmen sind sich dieser Gefahr zwar bewusst, verfügen jedoch meist weder über das erforderliche Fachwissen noch über geschulte und überprüfte Mitarbeiter:innen oder eine sichere Nachweiskette, um Ihre wertvollen Assets und sensibles Material korrekt zu behandeln.
Hier kommt Iron Mountain Clean Start ins Spiel. Mit einer einzigartigen Methodik für die Projektplanung und -ausführung liefern wir alle nötigen Services aus einer Hand:
- Unterlagen verpacken, transportieren und extern lagern
- veraltete Dokumente sicher vernichten
- PC-Arbeitsplätze aufräumen, einpacken, transportieren
- veraltete IT-Assets vernichten oder dem Remarketing zuführen
- Möbel und Ausrüstung an neuen Standort transportieren
- Paletten und Ausrüstung extern lagern
- Möbel, Ausstattung und Geräte außer Betrieb nehmen
- Übergang zum digitalen Arbeitsplatz organisieren
Clean Start unterstützt eine sichere Projektausführung bei internen oder größeren Umzügen und hilft Ihnen gleichzeitig bei der Platzoptimierung in Ihren neuen oder umgestalteten Arbeitsräumen.
Die Arbeitsgewohnheiten der Angestellten ändern sich durch die digitale Transformation der Arbeitswelt und hybride Arbeitsmodelle – und damit auch der Platzbedarf.
Eine aktuelle CBRE-Umfrage ergab, dass 87 % der Immobilienverantwortlichen in Unternehmen eine Portfolio-Optimierung als eine ihrer wichtigsten Prioritäten ansehen. Eine Büroschließung ist jedoch nicht damit getan, das Licht auszuschalten und die Tür abzuschließen.
Oft sind sensible Informationsassets über den ganzen Standort verteilt, zwischen persönlichen Gegenständen der Mitarbeitenden und diverser Büroausstattung. Wird mit diesen Daten nicht richtig umgegangen, kann es zu folgenschweren Datenpannen kommen.
Zwar können herkömmliche Umzugsfirmen Büroschließungen organisieren, es fehlt ihnen jedoch meist an Fachwissen, geschulten und überprüften Mitarbeiter:innen und einer sicheren Nachweiskette, um den wertvollen Besitz Ihres Unternehmens richtig zu behandeln.
Zu den Leistungen von Clean Start im Rahmen Ihrer Workplace Transformation zählen:
- Unterlagen verpacken, transportieren und extern lagern
- veraltete Dokumente sicher vernichten
- Möbel, Ausstattung und Geräte außer Betrieb nehmen
- veraltete IT-Assets vernichten oder dem Remarketing zuführen
- Möbel und Ausrüstung an neuen Standort transportieren
- PC-Arbeitsplätze aufräumen, einpacken, transportieren
- Paletten und Ausrüstung extern lagern
- Kunstwerke transportieren und/oder einlagern
Iron Mountain stellt Ihnen all diese Services aus einer Hand und mit einer einzigartigen Methodik für die Projektplanung und -ausführung bereit
Derzeit sind besonders viele Unternehmen mit Fusionen und Übernahmen (Mergers & Acquisitions, kurz M&A) oder einer Optimierung ihrer Immobilien beschäftigt. Alle versuchen, Synergien auszunutzen, Kosten zu sparen und tiefgreifende Veränderungen anzugehen.
Doch bei portfolioweiten Initiativen und Aktivitäten treten oft Schwierigkeiten auf: durch weit voneinander entfernte Standorte, große Mengen an Akten und Geräten oder die unterschiedlichen Prozesse und Tools für den Austausch und Schutz von Informationen.
Unsere Expert:innen und Ressourcen sind über die ganze Welt verteilt und können Ihnen daher mit Clean Start standortunabhängig bei diesen Aufgaben helfen:
- alte oder redundante Assets vernichten oder recyceln
- Compliance- und Aufbewahrungsrichtlinien vereinheitlichen
- Individualprozesse/-richtlinien beseitigen
- nicht mehr benötigte Bürostandorte sicher schließen
- mögliche Sicherheitslücken ermitteln und schließen
- das ganze Unternehmen auf die digitale Zukunft einstellen
Ob Sie Unterstützung für ein einzelnes Büro brauchen oder mit einem Standardprozess mehrere Standorte zusammenführen oder schließen möchten – Iron Mountain sorgt für ein nahtloses Projektmanagement aus einer Hand.
Wie funktioniert Clean Start?
2. Empfehlung für die Workplace Transformation
Sie erhalten eine Zusammenfassung der Ergebnisse mit Risikobereichen und Empfehlungen entsprechend Ihren kurz- und langfristigen Zielen. Auf Grundlage dieses Berichts können Sie Ihr Projekt besser planen und sich die Unterstützung interner und externer Stakeholder einholen.
3. Umsetzung einer neuen Arbeitswelt
Gemeinsam entwickeln wir einen Plan für das Management und die Ausführung projektbezogener oder portfolioweiter Initiativen, um Ihre Risiken zu verringern, die Produktivität zu steigern und die Nachhaltigkeit zu verbessern.
Häufig gestellte Fragen
Welche Risiken bringt eine Workplace Transformation mit sich?
Nach vielen Jahren des alltäglichen Geschäftsbetriebs und wechselnden Mitarbeiter:innen kann ein Büro ziemlich chaotisch und schlecht organisiert sein. Wenn vertrauliche Informationen in Regalen, unverschlossenen Schränken oder offen bei Mitarbeitenden auf dem Schreibtisch liegen, ist das nicht nur gefährlich, sondern verschwendet auch wertvollen Platz.
Zwar können herkömmliche Umzugsfirmen Büroschließungen organisieren, es fehlt ihnen jedoch meist an Fachwissen, geschulten und überprüften Mitarbeiter:innen und einer sicheren Nachweiskette, um den wertvollen Besitz Ihres Unternehmens richtig zu behandeln.
Wie unterstützt eine Workplace Transformation die Umstellung auf hybrides Arbeiten?
Immer mehr Unternehmen bieten ihren Angestellten die Möglichkeit, ganz flexibel zu Hause oder im Büro zu arbeiten. Damit das problemlos funktioniert, muss einiges beachtet werden.
Auch diejenigen, die nicht im Büro sind, müssen schnell und einfach auf digitale und physische Informationen sowie die passenden Tools für eine gute Zusammenarbeit zugreifen können.
Entscheidend ist, die persönlichen Vorlieben der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, sich aber auch an Best Practices zu halten.
Was heißt Transformation der Arbeitswelt?
Die Transformation der Arbeitswelt bezeichnet den umfassenden Wandel von Arbeitsprozessen, Technologien und Unternehmenskulturen, um sich an moderne Anforderungen und digitale Innovationen anzupassen. Zentrale Schlagwörter dafür sind hybrides Arbeiten, also die Kombination aus traditioneller Büroarbeit mit Remote-Arbeit, für eine besser Work-Life-Balance und höhere Produktivität sowie New Work. Letzteres beschreibt ein Konzept der modernen Arbeitswelt, das auf Freiheit, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit im Beruf basiert. Es umfasst flexible Arbeitsmodelle, flache Hierarchien und eine stärkere Fokussierung auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
Welche neuen Arbeitsmodelle gibt es?
Was bedeutet Transformation für die Mitarbeitenden?
Welche Rolle spielt die Sicherheit bei der Arbeitsplatztransformation?
Erfahren Sie mehr über unsere Services
Sichere externe Aktenaufbewahrung
Die Fachleute von Iron Mountain helfen Ihnen bei der Identifizierung von Unterlagen, bei denen sich die Verlagerung in unsere sicheren externen Archivcenter empfiehlt. Dort werden sie gekennzeichnet und klassifiziert, mit RIFD-Etiketten versehen und sind über unser Webportal Iron Mountain Connect™ leicht zu finden.
Datenträger archivieren
Eine umfassende Datensicherungslösung für den Transport, die Aufbewahrung, Verwaltung und den Abruf Ihrer Datenträger und Backup-Tapes in einem sicheren externen Archivcenter.
Projektservices
Wir unterstützen Sie bei Archivmanagement-Projekten. Unsere Mitarbeiter fungieren als verlängerter Arm Ihrer Organisation und stellen den reibungslosen Projektablauf sicher.
Data Center Colocation
Unsere Rechenzentren und Colocation-Einrichtungen bieten die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Energieeffizienz, die Sie erwarten. Unser erfahrenes Personal hilft Ihnen, Risiken durch umfassenden Compliance-Support und End-to-End-Migrationsdienste zu minimieren.
Workflow-automatisierung
Ganz gleich, ob Sie einen schnelleren und präziseren Monatsabschluss anstreben oder sich in der HR-Abteilung mehr Zeit für die Mitarbeiterbetreuung wünschen – wir haben eine Lösung, die die wichtigen Geschäftsziele Ihrer Abteilung unterstützt.
Digitalisierung
Unsere Experten empfehlen Ihnen Möglichkeiten, durch das digitale Management Ihrer Dokumente die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und das volle Potenzial Ihrer Daten und Informationen zu nutzen.
IT-Recycling (IT Asset Disposition)
Vermeiden Sie das Risiko einer Datenschutzverletzung, indem Sie eine klare Strategie für die sichere Vernichtung oder Wiedervermarktung von IT-Geräten und Datenträgern verfolgen.
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