Jeden einzelnen Menschen bestmöglich zu behandeln, für eine gesündere Gesellschaft. Das ist die Mission von Brightshores Health System (ehemals Grey Bruce Healthcare Services). Im Jahr 1998 schloss das Unternehmen mehrere lokale Krankenhäuser unter dem Dach einer Organisation zusammen und ist seitdem, bei gleichzeitiger Erweiterung seiner Leistungen, um fast 25 % gewachsen. Heute werden in den sechs Krankenhäusern in der Region Grey Bruce in der kanadischen Provinz Ontario jedes Jahr über 100.000 Patient:innen versorgt.
Damit die Menschen wirklich im Mittelpunkt stehen, achtet Brightshores Health System darauf, seine Patientenakten proaktiv zu verwalten und dabei alle Vorschriften einzuhalten. In Ontario ist es zum Beispiel Pflicht, Patientenakten von Erwachsenen zehn Jahre nach dem letzten Eintrag aufzubewahren.
Da das Unternehmen so schnell gewachsen ist, wuchsen auch die Papierberge – und für die Patientenversorgung selbst wurde es in den Räumen immer enger. Ein schneller, effizienter Zugriff auf die Akten wurde schwieriger, die Lagerkosten stiegen. Irgendwann war klar: Die Patientenakten bei Brightshores Health System müssen aussortiert und organisiert werden, und ein neues, vorausschauendes Verwaltungsprinzip sollte eine Governance- und Aufbewahrungsstrategie beinhalten.
Das Regionalkrankenhaus in Owen Sound (der größte Standort von Brightshores Health System) wendete sich mit dem Wunsch an Iron Mountain, die Patientenakten zu digitalisieren, eine kosteneffektive Speicherlösung zu finden und eine proaktive Strategie für die Dokumentenaufbewahrung zu entwickeln.
Die Implementierungsteams nutzten Iron Mountain Smart Sort®, Scanning, Image on Demand (IoD) sowie die InSight® Content Services Platform auf AWS und unterstützten das Krankenhaus vor Ort. Die Ergebnisse: mehr Platz, ein zentralisierter Datenzugang, höhere Datensicherheit, geringere Lagerkosten und eine dauerhaft anpassbare Strategie für die Dokumentenaufbewahrung. Brightshores Health System verfolgt nun einen Digital-First-Ansatz und kann seine Patientenversorgung weiter optimieren.
Die richtige Medizin gegen unsortierte Patientenakten
Ungeordnet aufbewahrte Patientenakten werden irgendwann zum Problem: Der Zugriff wird schwierig, rechtliche Probleme und Sicherheitsrisiken entstehen, Archivierung und Speicherung werden immer teurer. Bei Brightshores Health System war die Akten-Governance – einschließlich Aufbewahrung, Vernichtung und Verwendung – für die begrenzten Ressourcen zu komplex geworden und die Kosten für das EMR-System (Electronic Medical Records) stiegen.
Iron Mountain konnte dem Unternehmen helfen, seine Patientenakten besser unter Kontrolle zu bekommen und zu verwalten. Zuerst analysierte unser Records-Management-Team die Situation vor Ort in Owen Sound: Welche Herausforderungen gab es, welche Anforderungen hatte das Krankenhaus? Darauf aufbauend wurde ein Plan für die Organisation und Digitalisierung der Patientenakten entwickelt, um wertvollen Platz zurückzugewinnen.
Das Krankenhaus in Owen Sound entschied sich für Iron Mountain Smart Sort, um die Compliance sicherzustellen, die korrekte Aufbewahrung zu gewährleisten und die Auffindbarkeit der Patientenakten zu verbessern. Anhand der Informationen aus dem Master Patient Index und dem Aufbewahrungsplan konnten die richtigen Entscheidungen für den künftigen Umgang mit den Unterlagen getroffen werden. Die Akten wurden sortiert und getaggt, um anschließend gescannt und in Kartons gepackt zu werden. So können sie bei Bedarf gezielt aus dem Archiv geholt werden. Zudem wollte Brightshores Health System ermitteln, welche Akten vernichtet werden können, um so die Risiken zu verringern und die Lager- und Speicherkosten zu senken. Im Ergebnis wurden 30 % der Unterlagen mit überschrittener Aufbewahrungsfrist vernichtet.
32.000 Dokumente und 3,5 Mio. Bilder
Im Krankenhaus in Owen Sounds stellte Iron Mountain für Brightshores Health System seine drei Lösungen Scanning, Image on Demand (IoD) und InSight® auf AWS bereit. In dieser Kombination ließen sich Patientenakten – bislang 32.000 Dokumente und 3,5 Millionen Bilder – optimal digitalisieren. Ob Papier, Film oder digitale Aufzeichnungen: Sie alle stehen nun zentral für die Patientenversorgung bereit.
Auch weiterhin wird es bei Brightshores Health System sowohl physische als auch digitale Akten geben. Doch mit Image on Demand kann das Unternehmen ab sofort immer dann Papierunterlagen einscannen, wenn sie digital gebraucht werden. Die InSight Content Services Platform ermöglicht autorisierten Mitarbeitenden den zentralen, transparenten Zugriff auf alle Patientenakten, die sicher in der Cloud gespeichert sind. Und die Patient:innen profitieren von einer besseren, effektiveren Versorgung.
Entwicklung einer Digital-First-Strategie
Unternehmen im Gesundheitswesen müssen die zusätzliche Herausforderung meistern, ihre hochsensiblen, streng regulierten Patientenakten zu organisieren und zu verwalten. Bei Brightshores Health System war es nicht mehr möglich, mit nur wenigen Ressourcen auf ein ordnungsgemäßes Archivmanagement zu achten. Kosten und Risiken stiegen. Doch mit Unterstützung von Iron Mountain – in Kombination mit relevanten Informationen aus der Einrichtung in Owen Sounds – ließ sich Ordnung in die bestehenden Akten bringen. In nur zehn Tagen wurden Unterlagen verpackt, abgeholt, sortiert, klassifiziert und digitalisiert. Das Krankenhaus hatte plötzlich ganze 231 m3 mehr Platz für die Patientenversorgung und erfüllt dabei alle gesetzlichen Vorschriften.
Gemeinsam mit Iron Mountain entwickelte das Unternehmen außerdem einen Plan für die ständige Verwaltung seiner Patientenakten. Damit sich abgelaufene Akten nicht länger ansammeln, werden die bestehenden Unterlagen jetzt nach Aufbewahrungsdatum sortiert. Neue Akten werden schnell digitalisiert und klassifiziert, um anschließend richtig abgelegt und kosteneffektiv gespeichert zu werden, sodass die Mitarbeitenden nun viel schneller darauf zugreifen können. Dieser umfassende, proaktive Ansatz unterstützt die neue Digital-First-Strategie von Brightshores Health Systems.
Für Unternehmen im Gesundheitswesen ist die richtige Verwaltung von Patientenakten eine unabdingbare Kompetenz. Durch einen optimierten, digitalen Archivierungsansatz hat Brightshores Health System seine Risiken und Kosten verringert und wieder mehr Platz für die Patientenversorgung geschaffen. Neben einem besseren Zugriff und Management der Akten profitiert das Krankenhaus vor allem von einer besseren
Patientenversorgung, um seiner Mission gerecht zu werden.
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