Warum jedes Unternehmen Regeln für die Aktenvernichtung braucht

Womit soll man beginnen?

Stellen Sie sich einmal folgendes vor: Der ehemalige Kunde eines Finanzberatungsunternehmens wird wegen Fälschung von Geschäftsbüchern über einen Zeitraum von 10 Jahren hinweg verklagt. Der Angeklagte hat die Unterlagen schon vor langer Zeit vernichtet. Bei den Ermittlungen stellen seine Anwälte jedoch fest, dass seine Buchhaltungsfirma noch immer über Kopien verfügt. Die Buchhaltungsfirma wird nun unter Umständen in einen Prozess hineingezogen, den sie sich hätte ersparen können, wenn sie die obsolet gewordenen Unterlagen rechtzeitig entsorgt hätte.

Ein durchdachtes Aufbewahrung- und Entsorgungskonzept beginnt mit einer Analyse der Aktenbestände: welche Unterlagen müssen zur Einhaltung der Vorschriften oder zu internen Zwecken tatsächlich aufbewahrt werden? Vorschriften unterscheiden sich oft je nach Branche oder zuständiger Behörde. In den USA schreibt beispielsweise das Krankenversicherungsgesetz (HIPAA) Ärzten und medizinischen Einrichtungen die Aufbewahrung von Patientenakten für mindestens 6 Jahre vor, und die Steuerbehörde Internal Revenue Service verlangt, dass Steuerberater die Steuererklärungen ihrer Klienten mindestens 3 Jahre lang aufbewahren müssen. Ähnliche Vorschriften gelten in anderen Ländern, und die internen Richtlinien Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution sollten sich stets an den vor Ort geltenden Regeln orientieren.

Daten und Unterlagen müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sorgfältig verwaltet werden. Es empfiehlt sich, auf Akten die vorgesehene Aufbewahrungsfrist zu vermerken. Bei unbefristeter Aufbewahrungspflicht sollte man die Archivierung an einem geschützten Ort vornehmen oder die Unterlagen scannen, elektronisch speichern und die Papierakte vernichten. Zudem sollte man Unterlagen stets so kennzeichnen, dass sie rasch wieder aufgefunden werden können. Wirtschaftsprüfer warten nicht gerne.

Akten selbst zu archivieren und zu lagern ist kostspielig und riskant. Nur wenige Unternehmen verfügen über einschlägig qualifizierte Mitarbeiter. In Aktenschränken aufbewahrte Unterlagen beanspruchen wertvollen Platz und sind unzureichend gegen Alterung, Brand und Wasserschäden geschützt. Darüber hinaus besteht die Gefahr unsachgemässer Handhabung oder Kompromittierung durch böswillige oder einfach unvorsichtige Mitarbeiter – die häufigste Ursache von Verletzungen des Datenschutzes, wie das auf Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes spezialisierte Beratungsunternehmen Ponemon Institute herausgefunden hat. Bedenkt man den Personal-, Platz- und Instandhaltungsaufwand, ist die Aufbewahrung von Papierakten in einer sicheren externen Einrichtung oft günstiger als die Lagerung am eigenen Unternehmensstandort.

Die richtige Strategie

Die Vernichtung von Dokumenten mit sensiblen Inhalt erfordert spezialisiertes Wissen. Es genügt nicht, Altakten einfach durch einen handelsüblichen Büroschredder laufen zu lassen – erstens ist dadurch die völlige Unkenntlichkeit des Inhalts nicht gewährleistet, und zweitens entstehen dadurch zusätzliche Personal- und Entsorgungskosten. Ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen dagegen verfügt nicht nur über geeignete Anlagen zur restlosen Vernichtung, sondern kann auch durch grossmassstäbliche Verarbeitung entsprechend günstige Preise je Dokument anbieten.

Im Fall elektronischer Daten ist der Vernichtungsprozess sogar noch komplizierter. Denn löscht man Daten von einer Festplatte, werden sie nicht im eigentlichen Sinn entfernt, sondern man zerstört lediglich die gespeicherten Hinweise, mit deren Hilfe der Computer sie bestimmte Daten normalerweise auffindet. Eine restlose Löschung ist ein Prozess aus mehreren Einzelschritten mit Hilfe spezialisierter Software oder durch physische Vernichtung des Speichermediums selbst. Sind Daten auf CDs oder DVDs gespeichert, ist die physische Zerstörung des Datenträgers die einzige Möglichkeit, sie zu löschen. Eine Fachfirma für Akten- und Informationsmanagement setzt hierzu optimale Verfahren ein, beispielsweise spezielle Maschinen, die Festplatten praktisch zu Pulver zermahlen.

Ganz gleich, ob es sich um Papierakten oder auf einem Datenträger gespeicherte elektronische Daten handelt, am Ende des Entsorgungsprozesses sollte stets ein Vernichtungszertifikat ausgestellt werden. Ein solches Dokument bietet wertvollen Schutz bei eventuellen Ermittlungen, denn es bescheinigt, dass sich die fraglichen Dokumente nicht mehr in Ihrem Besitz befinden.

Ob es Ihnen gefällt oder nicht – Papierakten werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Eine sichere, nachprüfbare, umweltfreundliche Aufbewahrung und Vernichtung am gleichen Standort kann Ihnen Zeit, Geld und Peinlichkeiten ersparen. Fragen Sie mal die australische Regierung…