Pharmaunternehmen setzen auf Information Governance

Weltweite Verbesserung der Prozesse für das Archivmanagement

Herausforderung

Fünf etablierte Pharma-Unternehmen benötigten globale Information-Governance-Frameworks, um die internen Abläufe zu verbessern und ihre Kosten zu senken. Die Gesetzeslage zur Compliance variierte von Land zu Land und auch innerstaatlich. Da es in mehr als 80 Ländern Datenschutzgesetze gibt und in der Life Sciences-Branche über 14.000 Vorschriften existieren, ist eine Information Governance im weltweiten Maßstab keine einfache Aufgabe.

Als die Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften nachweisen sollten, mit denen sie gar nicht vertraut waren, traten Probleme sowohl bei Richtlinien als auch bei Verfahren zutage. Die für das Records Management und die Information Governance verantwortlichen Führungskräfte wussten, dass diese Arbeit eine fortlaufende Unterstützung und Zusammenarbeit der Teams erforderte und auch durch häufige Veränderungen der Unternehmensstruktur nicht beeinträchtigt werden durfte.

Lösung

Gemeinsam mit Mitarbeitenden aus der Information Governance und dem Records Management entwickelte Iron Mountain ein tragfähiges Konzept auf Basis von Policy Center, einer einfach anzuwendenden cloudbasierten Plattform für das Management von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien. Sie hilft dabei, alle Verpflichtungen im Blick zu behalten und die Compliance nachzuweisen. Außerdem beriet Iron Mountain bei der Priorisierung der Pilotprogramme auf Grundlage mehrerer Risikokriterien.

Für die Anforderungen von Hochrisikostandorten konnten die Information Governance Teams Frameworks definieren und Verwaltungsrichtlinien festlegen, die sich anschließend weltweit anwenden und bei Gesetzesänderungen aktualisieren ließen.

Als Policy Center an weiteren regionalen Standorten eingeführt wurde, passten die Mitarbeitenden vor Ort zusammen mit ihrem Records Management Team die Vorlagen an ihre jeweiligen Anforderungen an.

Ergebnisse

Die fünf globalen Unternehmen profitieren nicht nur von der vollen Transparenz ihres Daten- und Archivmanagements, sondern können nun auch ihre Compliance besser nachweisen:

• Anzeige von statistischen Daten zum Dokumentenmanagement einschl. Einsparungen im Dashboard.
• Integrierte Tools für effizienten Datenabruf und einfache rechtssichere Vernichtung.
• Regelmäßige Aktualisierung der Rechtsvorschriften für alle Standorte.
• Regionale und lokale administrative Unterstützung bei der Implementierung von Richtlinienaktualisierungen.

Policy Center von Iron Mountain wurde zum zentralen Bestandteil der globalen Governance-Programme der Unternehmen und stellte ihr internationales Daten- und Archivmanagement ganz neu auf.

Wichtigste Vorteile

• Genaue Dokumentation und automatische Nachverfolgung der Aufbewahrungspläne.
• Standardisierte RecordsManagement-Prozesse für alle Standorte.
• Regelmäßige Überwachung und Übermittlung geänderter Vorschriften.
• Umfassende Unterstützung von Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen.

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