Physische Daten halten Einzug in Aufbewahrungspläne

80 % antworteten mit „Ja“, 13 % mit „Nein“ und 7 % mit „Unsicher“

Dieses Ergebnis zeigt ein wachsendes Bewusstsein für die enge Verknüpfung von digitalen und physischen Daten. Doch die Datenmengen in Unternehmen wachsen Tag für Tag, und es wird immer schwieriger, diese digitale Flut in herkömmliche Aufbewahrungspläne zu integrieren. Dabei müssen folgende Fragen berücksichtigt werden:

Welche Auswirkungen haben Daten auf das Records & Information Management (RIM)?

Welche Schnittmenge gibt es zwischen Informations- und Datenmanagement?

Wie stellen moderne Unternehmen Data Governance und eine korrekte Datenaufbewahrung sicher?

Aufbewahrungspläne früher und heute

Aufbewahrungspläne sind ein wesentlicher Teil des Records & Information Management und geben vor, wie lang Akten gemäss geltender Richtlinien aufbewahrt werden müssen. Dabei kommen Branchenregularien genauso ins Spiel wie Verjährungsfristen und der historische Wert bestimmter Unterlagen. Seit immer mehr Informationen elektronisch bzw. digital erstellt werden und der Stellenwert des Datenschutzes wächst, werden Aufbewahrungspläne immer kleinteiliger und schwieriger anzupassen.

Noch schliessen nicht alle Unternehmen die digitalen Daten in ihre Aufbewahrungspläne ein, aber das Bewusstsein wächst insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten. Strenge Datenschutzgesetze zwingen sie, weitgefasste Datenklassifizierungen in detailliertere Klassen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln zu unterteilen.

Was die Bestimmung der richtigen Aufbewahrungsregeln ebenfalls erschwert: die Frage, was genau Informationen und was Daten sind. Die Podiumsteilnehmer:innen waren sich einig, dass Daten rohe, unorganisierte Details sind, die nur im Kontext Sinn ergeben – ähnlich wie Bauklötze, die erst dann eine Struktur bilden, wenn man sie richtig zusammensetzt. Informationen hingegen bestehen aus strukturierten, kontextualisierten Daten, mit denen Entscheidungen, Massnahmen oder Transaktionen dokumentiert werden.

Video: Der Unterschied zwischen Daten und Informationen

Änderungen bei Information Governance und Data Governance

Daten haben einen anderen Lebenszyklus als Informationen. Das muss bei der Handhabung berücksichtigt werden und kann sich auch auf die Aufbewahrungsfristen auswirken. Trotzdem sollten Information Governance (IG) und Data Governance (DG) nicht voneinander getrennt betrachtet werden. Nur durch Zusammenführen beider Strategien lassen sich Silos vermeiden, in denen Daten und Informationen oft auf Nimmerwiedersehen verschwinden.

Video: Warum Data Governance wichtig ist

Werden IG und DG zu einer gemeinsamen Strategie vereint, betrachtet man strukturierte und unstrukturierte Daten aus mehreren Blickwinkeln und schliesst zum Beispiel auch die Compliance und ihren geschäftlichen Zweck ein. Saubere Daten ermöglichen sinnvolle Analysen, die wiederum eine bessere Preisgestaltung, zufriedene Kund:innen und ganz verschiedene Einblicke ins Unternehmen ermöglichen. Es ist auch möglich, die gesamte Lieferkette und somit Datenbewegungen ausserhalb des Unternehmens einzubeziehen. Tagging und Kontrollen sorgen für hohe Datenqualität und -sicherheit während des gesamten Lebenszyklus von der Klassifizierung bis zur Vernichtung. Das schafft die Grundlagen für zugängliche, sichere Daten, die unabhängig von ihren Speicherorten richtig verwaltet werden können.

Eine bessere Zusammenarbeit zwischen Information Governance und Data Governance sorgt dafür, dass Ihre Daten fehlerfrei sind, alle Regeln und Richtlinien der Branchen und Gerichtsbarkeiten einhalten und nach einem eindeutigen Plan aufbewahrt und schliesslich vernichtet werden. Dabei entsteht eine Art zentrales System, mit dem sich alle Daten-Puzzlestücke leicht finden und zu einem klaren Bild zusammensetzen lassen.

Die Zukunft des Daten- und Informationsmanagements

Der Welt des Records Management stehen grosse Veränderungen bevor. Die künstliche Intelligenz (KI) nutzt Daten, generiert sie aber auch, und birgt damit neue Herausforderungen, aber auch Chancen. Wie hilfreich die KI ist, hängt wesentlich von der Qualität der verfügbaren Daten ab, und es gibt noch einige Aspekte hinsichtlich Terminologie, Kontext und Eigentümerschaft zu klären. In der Podiumsdiskussion konnten wir zwar keine klare Antwort auf die Frage geben, wie die KI in Zukunft genutzt wird, aber alle Teilnehmenden waren sich einig, dass Zusammenarbeit und klare Kommunikation sehr wichtig sind.

Video: Aufbewahrungsstrategien in modernen Unternehmen

Die folgenden Punkte können als Orientierung für Unternehmen dienen, die sich mit den Auswirkungen von KI und Daten auf das Records Management beschäftigen:

• Verfolgen Sie einen datengesteuerten Ansatz:

  Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten verstehen und deren Speicherort, Zweck und Benutzer:innen kennen, um informierte Entscheidungen zur Datenaufbewahrung und -analyse treffen zu können.

• Standardisieren Sie Ihre Terminologie:

  Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten dieselben Begriffe nutzen, wenn sie über Daten und Informationen sprechen. Das verhindert Missverständnisse und fördert einen produktiveren Dialog.

• Legen Sie den Fokus auf Konsistenz und Governance:

  Perfektion ist kaum zu erreichen. Achten Sie deshalb bei Ihrer Datenverwaltung auf einheitliche Verfahren und eine gute Governance. Nach und nach lassen sich dann Verbesserungen umsetzen.

• Behalten Sie das Potenzial der KI im Blick

  Eine KI für Aufbewahrungspläne steckt noch in der Entwicklung, aber es ist gut vorstellbar, dass sie bei der Nachverfolgung von gesetzlichen Änderungen oder bei Datenanalysen hilfreich sein kann. Dennoch gilt immer: Garbage In, Garbage Out. Wenn Sie Ihre KI mit minderwertigen Daten füttern, erhalten Sie minderwertige Ergebnisse.

• Beginnen Sie mit einer Analyse:

  Bevor Sie grosse Änderungen umsetzen, sollten Sie Ihre aktuellen Verfahren gründlich analysieren und dabei bestehende Richtlinien, Terminologie und Eigentumsstrukturen berücksichtigen.

• Achten Sie auf klare Kommunikation

  Sprechen Sie stets offen mit allen Beteiligten – Dateneigentümer:innen und Datenschutzverantwortliche eingeschlossen – über den Zweck, die Verwendung und die Aufbewahrungsanforderungen von Daten, bevor Sie Änderungen an deren Verwaltung vornehmen.

Mit guter Zusammenarbeit und klarer Kommunikation sorgen Unternehmen für ein effizientes, rechts- und zukunftssicheres Records Management.

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