Europäische Konsulate erhalten Anstoss und Finanzmittel zur Umstellung auf papierloses Arbeiten

Die Idee vom papierlosen Büro ist keine neue. Doch da es so aufwändig und teuer ist, in Unternehmen und Behörden Hunderte, Tausende oder gar Millionen von Dokumenten zu digitalisieren und dann auch noch sicher aufzubewahren, passierte lange Zeit nicht viel.

Als während der Coronapandemie Büros und Ämter schliessen mussten, erkannte die Europäische Union den unmittelbaren und auch langfristigen Nutzen der digitalen Transformation sowohl für Angestellte als auch für Bürger:innen. Die Aufbau- und Resilienzfazilität wurde ins Leben gerufen, um den EU-Ländern Darlehen, Finanzhilfen und Leitlinien zur Digitalisierung bereitzustellen.

Papierlos - Wunsch und Wirklichkeit

E-Mails statt Briefe, Online-Überweisungen, elektronische Steuererklärung – immer mehr Dinge erledigen wir schon seit Jahren ganz selbstverständlich papierlos. Und doch nimmt der globale Papierverbrauch zu: Statista zufolge betrug er 2021 insgesamt 408 Millionen Tonnen, und bis 2032 wird er voraussichtlich auf 476 Millionen ansteigen. Ganze 14 % der weltweiten Abholzung von Wäldern sind einer anderen Studie zufolge auf die Nachfrage nach Papier zurückzuführen. Das heisst: Jedes Jahr werden 4,1 Millionen Hektar abgeholzt, um unseren Papierbedarf zu decken – eine Fläche so gross wie die Niederlande.

In den USA haben neben Finanzunternehmen wie der Bank of America auch viele Versicherungen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auf papierlose Systeme umgestellt. Das Gesundheitswesen bemüht sich mit elektronischen Patientenakten und -portalen ebenso um eine vollständige Digitalisierung. Doch insgesamt arbeiten laut einer Studie der Association for Intelligent Information Management (AII) derzeit nur 17 % aller Büros in den USA papierlos.

Enorm viel Personal und Zeit ist nötig, um grosse Dokumentenbestände einzuscannen, die Qualität der eingescannten Dateien zu prüfen und die Papieroriginale sicher zu vernichten. Die Mitarbeitenden müssen von den neuen digitalen Abläufen, Prozessen und Gewohnheiten oft erst überzeugt werden. Und auch Sorgen um Datensicherheit und Datenschutz bremsen den Umstieg auf das papierlose Büro – insbesondere, wenn durch Cyberangriffe öffentlichkeitswirksam Daten gestohlen und von Unternehmen Lösegelder erpresst werden.

Konsulate müssen personenbezogene Daten schützen

Aus all diesen Gründen haben sich Konsulate lange Zeit ausschliesslich auf Papier verlassen, wenn es etwa um Pässe, Visa, Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden, konsularische Geburtsberichte (CRBAs), Vollmachten und notarielle Dienstleistungen ging. Die genauen Verfahren und Protokolle variieren zwar zwischen den Konsulaten und Ländern, aber alle ergreifen strenge Massnahmen, um die Sicherheit und den Schutz der bei ihnen gelagerten Dokumente zu gewährleisten.

Das EU-Programm für die digitale Dekade gibt vor, dass wesentliche öffentliche Dienste bis 2030 digitalisiert und zu 100 % online verfügbar sein müssen. Daneben verpflichtet das Europäische Klimagesetz alle EU-Länder, bis 2050 klimaneutral zu werden. Beides gibt Konsulaten und anderen Behörden in ganz Europa den klaren Auftrag zur digitalen Transformation.

Hinzu kommen die Erwartungen insbesondere jüngerer Bürger:innen: Sie möchten Behördengänge am liebsten online erledigen und fordern mehr Nachhaltigkeit. Wie auf der ganzen Welt gibt es auch in Europa eine breite Unterstützung für den Klimaschutz. Es ist bekannt, dass Bäume Treibhausgase binden und umgekehrt erderwärmendes CO2 emittiert wird, wenn Bäume zu Papier verarbeitet werden, wir dieses Papier bedrucken und dann riesige Mengen Papier recyceln müssen.

Papierloses Arbeiten: Erfolgsgeschichten aus europäischen Konsulaten

In Konsulaten in Spanien und Portugal wurde mit der Digitalisierung von vier Millionen amtlichen Unterlagen begonnen. In Frankreich hat man sich das Ziel gesetzt, 4,2 Millionen Seiten einzuscannen. Finnland hat unterdessen auf papierlose Meetings umgestellt, und das bisherige EU-Visumsverfahren soll durch einen weitestgehend papierlosen Prozess abgelöst werden.

Das sind nur einige Beispiele für die zahlreichen Digitalisierungsinitiativen, die die europäischen Konsulate angestossen haben. Diese Entwicklung begrüssen nicht nur die Bürger:innen, sondern auch das Personal: Durch die Homeoffice-Pflicht während der Pandemie konnten einige Konsulatsangehörige in andere EU-Länder ziehen, und manche sind nie zurückgekommen. Mit papierlosen Prozessen und gesichertem Zugriff auf Anwendungen und Daten können sie nun bequem und produktiv von überall aus arbeiten.