Unternehmen digitalisieren – so gehen Sie das große Projekt gezielt an

Unter der Digitalisierung verstehen wir schon lange nicht mehr nur die Umwandlung von analogen Formaten ins Digitale. Mittlerweile bezeichnet der Begriff hauptsächlich den Megatrend, der unsere Gesellschaft auf jeder Ebene durchzieht. Auch die Wirtschaft ist davon nicht ausgenommen – doch was bedeutet es für Unternehmen, wenn sie digital werden möchten? Wie gehen sie dabei vor? Welche Geschäftsprozesse können überhaupt digitalisiert werden? Erfahren Sie, welche Schritte Sie durchlaufen können, um das aufwendige Projekt der Digitalisierung Ihres Unternehmens effizient und übersichtlich zu gestalten.

Was bedeutet es, Unternehmen zu digitalisieren?

Ob die Digitalisierung einer ganzen Firma oder nur der Produktion, des Verkaufs oder des Büros – Sie machen Ihr Geschäft damit zukunftssicher, konkurrenzfähig und bedienen die veränderten Ansprüche der Verbraucher:innen und Arbeitnehmer:innen. Wie genau das für Ihr Unternehmen aussieht, hängt zum einen davon ab, was in Ihrer Branche sinnvoll ist und auf welche Art Sie die Digitalisierung vornehmen: Sie können IT-Geräte (Hardware) und Programme (Software) anschaffen, die die Arbeit auf dem Papier ersetzen und ganz neue Möglichkeiten der Kommunikation schenken – etwa Videokonferenzen. Automatisierte Warenlager erleichtern die Produktion und den E-Commerce.

Sie können aber auch Ihre internen sowie externen Geschäftsprozesse von Grund auf überdenken und komplett digitalisieren. Mit einem umfangreichen ERP-System vereinfachen Sie beispielsweise eine Vielzahl kleiner alltäglicher Arbeitsschritte, indem Sie sie der IT-Lösung überlassen. Externe Partner und andere Programme können Sie daran ebenfalls anbinden. Auch ist die Digitalisierung von Unternehmen eng mit dem Internet sowie dem Internet der Dinge verknüpft. IT-Netzwerke sorgen erst dafür, dass Unternehmen digital arbeiten können.

Welche Punkte berührt die Digitalisierung in Unternehmen?

• Geschäftsprozesse
• Fertigungsprozesse
• Arbeitsmodelle
• Datenauswertung
• Produktportfolio
• Dienstleistungen
• Informationsmanagement
• Interne und externe Kommunikation
• Komplette Geschäftsmodelle

Diese 5 Vorteile bietet die Digitalisierung für Unternehmen

Die Digitalisierung wird auch digitale Transformation genannt – sie ist unausweichlich, nicht mehr wegzudenken und schreitet stetig voran. Doch so überwältigend sie zunächst wirken kann, wenn Sie noch keinen engen Kontakt mit ihr hatten, so bietet sie doch zahlreiche Vorzüge für Ihr Geschäft.

✔ Effizienz

Einer der wichtigsten Benefits, wenn Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren. Sind automatisierte Prozesse optimal etabliert und Ihr Personal mit der neuen Art, zu arbeiten, vertraut, bleibt mehr Zeit für qualitative Aufgaben.

✔ Kosten

Digitalisierte Geschäftsprozesse sparen Ihnen langfristig viel Geld. Nicht nur verabschieden Sie sich von Papier und ausladenden Lagerräumen, auch eliminieren IT-Lösungen manuelle Aufgaben, die im Arbeitsalltag viel Raum eingenommen haben.

✔ Kundenzufriedenheit

Vor allem im B2C-Bereich haben sich die Ansprüche an den Handel und an Dienstleister stark gewandelt. Kund:innen erwarten digitale Kontaktmöglichkeiten und einen Internetauftritt, bei dem sie sich informieren und im besten Fall auch einkaufen können. Mit personalisierten Services verbessern Sie die Kundenbindung.

✔ Mitarbeiterzufriedenheit

Auch Arbeitnehmer:innen haben heute ganz andere Vorstellungen von einem ansprechenden Arbeitsplatz als vor fünf oder zehn Jahren. Die örtliche und zeitliche Ungebundenheit wird immer wichtiger. Schaffen Sie dank Cloud und mobilen Arbeitsgeräten flexible Arbeitsmodelle, in denen Ihr Personal überall unkomplizierten Zugriff auf benötigte Informationen und Kommunikation hat.

✔ Agilität

Indem Sie Geschäftsprozesse digitalisieren, verschlanken und verschnellern, darüber hinaus umfassende Datenanalysen durchführen, sind Sie flexibel und können sich Veränderungen in der Marktlage zeitnah anpassen. Damit bleiben Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus.

Bereiche, die Unternehmen digitalisieren können

Jedes Unternehmen, das mit dem digitalen Wandel Schritt halten möchte, steht unweigerlich vor der Frage: Welche Abteilungen und Prozesse digitalisiere ich am besten? Im Grunde gibt es keinen Geschäftsbereich mehr, der nicht verändert werden kann. Orientieren Sie sich für einen Überblick an den folgenden Punkten:

• Kundenkommunikation: Ob einfaches Ticketsystem oder individualisiertes Customer-Relationship-Management-Tool – digitale Wege erleichtern die Kundenkommunikation. Anfragen werden automatisch sortiert und können schneller bearbeitet werden. Ihre Kundschaft honoriert das mit erhöhter Zufriedenheit.
• Marketing: Eine Onlineauftritt ist für die meisten Unternehmen mittlerweile Standard. Neben einer gut gestalteten Brandwebsite, Onlineeinträgen in Branchenverzeichnissen und Blogs bieten auch Social-Media-Kanäle viele Wege für digitales Marketing. Zahlreiche Tools helfen mit der Datenauswertung und der Reichweitenerhöhung.
• Interne Kommunikation: Je größer das Unternehmen, desto herausfordernder wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Damit die gemeinsame Projektarbeit reibungslos abläuft, sind File-Sharing, Projektmanagementsysteme und digitale Kommunikationssysteme unerlässlich. So verteilen Sie Aufgaben, dokumentieren Änderungen und klären Fragen direkt.
• Produktion: Mit Steuerungssystemen werten Sie Ihre Produktionsprozesse aus und eliminieren Schwachstellen. Digitalisieren Sie die Produktionsmaschinen und Ihr Lager, können Sie außerdem Nachbestellungen von Rohstoffen und Werkzeugen automatisieren. Geht etwas zur Neige, kontaktiert das System automatisch Zulieferer. Auch Fehler erkennen Sensoren zuverlässig.
• Logistik: Ob Sie im Onlinehandel große Warenmengen bewegen oder unternehmensintern physische Güter zwischen Ihren Standorten transportieren – automatische Steuersysteme bieten auch hier große Vorteile. Ist ein Produkt zum Beispiel ausverkauft, überträgt das System die Daten an den Onlineshop, sodass der Status dort aktualisiert wird.
• Geschäftsprozesse: Das Dokumenten- und Personalmanagement, die Buchhaltung und Rechnungsstellung, die Auswertung von Projekten und viele weitere Geschäftsprozesse lassen sich unkompliziert digitalisieren. Das verhilft nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung, sondern sorgt auch für eine einheitliche Vorgehensweise.

So gehen Sie bei der Digitalisierung eines Unternehmens vor

An welchem Punkt befinden sich Ihre Geschäftsprozesse?

1. gänzlich manuell: Sie arbeiten papiergebunden und führen Gespräche entweder in Person oder über das Telefon.
2. teilweise manuell, teilweise digital: Sie nutzen bereits E-Mails, das Intranet und spezielle Unternehmenssoftware.
3. softwaregestützt, teilweise automatisiert: Teilprozesse haben Sie automatisiert, zum Beispiel über ein Ticketsystem oder mit der vorausschauenden Wartung von Maschinen.
4. vollständig digital und automatisiert: Die Abläufe benötigen keinerlei Eingriff durch den Menschen mehr. 

Vorbereitung ist die halbe Miete

Prüfen Sie, auf welchem Stand sich die Digitalisierung Ihres Unternehmens befindet. Überlegen Sie sich im Vorfeld, inwieweit Sie externe Partner mit einbinden sollten und welche Lösungen tatsächlich sinnvoll für Sie sind. Eine Bestandsaufnahme und klar definierte Ziele sind ein Muss, denn nur damit können Sie planen, wie Sie Ihr Unternehmen am besten digitalisieren. Und ein gut ausgearbeiteter, flexibler Digitalisierungsplan hilft während der Umsetzung, keinen essenziellen Aspekt aus dem Blick zu verlieren, den Soll-Ist-Zustand abzugleichen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Zeigen sich Herausforderungen oder stellt sich eine Idee in der Praxis nicht als sinnvoll heraus, können Sie dank regelmäßiger Überprüfungen schnell reagieren.

Außerdem: Führen Sie Ihre Mitarbeiter:innen Stück für Stück an neue IT-Systeme und Hardware heran – denn beides ist mit einem veränderten Arbeitsablauf verknüpft, den sie erst meistern müssen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie das Maximum an Effizienz und Kosteneinsparungen aus Ihrem neu digitalisierten Unternehmen herausholen. Offene Kommunikation und vollständige Transparenz, gepaart mit gezielten Weiterbildungen, bauen Ängste und Unsicherheiten in der Belegschaft ab.

Wichtig: Informieren Sie sich auch über die örtlichen Gesetzeslagen, etwa wie Sie mit digitalisierten Dokumenten umgehen müssen, wie Sie Datenschutzvorgaben einhalten und wie eine gesetzeskonforme digitale Buchhaltung aussieht.

In 5 Schritten zum digitalen Unternehmen

1. Einfaches computergestütztes Arbeiten
   Das bietet sich zum Beispiel für die Buchhaltung an, die ihre Daten mit Software verwaltet. Auch in der Produktion lassen sich Maschinen über einfache digitale Befehle steuern.


2. Informationsverarbeitung und Datenauswertung
   Die Programme werden komplexer. Die Buchhaltung führt Berechnungen durch und wertet Daten aus. Produktionsmaschinen werden mit mehreren Arbeitsschritten programmiert. Außerdem halten die ersten PCs Einzug und E-Mails werden nun neben dem Briefverkehr genutzt.


3. Internet
   Im nächsten Schritt wird das ganze Büro digitalisiert. Das gesamte Personal erhält Zugang zum Internet und eigene Hardware. Über Onlineportale findet die Kommunikation statt, eine Unternehmenswebsite geht live und ein CRM-System verwaltet Kundendaten. Produktion und Lieferketten sind digital vernetzt. Digitale Managementtools unterstützen Ihre Mitarbeiter:innen. Dank automatisierter In-Depth-Datenauswertung fällt das Unternehmen differenzierte Entscheidungen und Shareholder sind umfassend informiert.


4. Workflow-Automation in einzelnen Abteilungen
   Mehr und mehr abteilungsinterne Abläufe sind vollständig softwaregesteuert. Das Unternehmen ist hochgradig agil und vernetzt. Dank automatisierter Prozesse sinkt die Fehlerquote, etwa in der Buchungsabteilung. Daten werden digital ausgetauscht und miteinander verknüpft, sie stehen allen autorisierten Mitarbeiter:innen gesammelt zur Verfügung, etwa über die Cloud. Entscheidungsprozesse sind noch stärker datengetrieben. Wenn möglich, erfolgt die Planung darauf basierend automatisch.


5. Digitalisiertes Unternehmen
   Im vollständig digitalen Unternehmen funktionieren Prozesse automatisch und datengetrieben. Die KI wurde trainiert und arbeitet nach bestimmten Mustern, um aus Zielvorgaben Maßnahmen abzuleiten. Sie berücksichtigt aktuelle geopolitische Lagen und die Marktentwicklung, wozu sie Daten der letzten Jahre mit einbezieht. Der E-Commerce, die Produktion, die Beschaffung und andere Geschäftsprozesse laufen komplett automatisiert ab.

Mit dem richtigen Partner die Digitalisierung Ihres Unternehmens meistern

Für viele Unternehmen ist der Übergang ins vollständig Digitale eine große Baustelle. Setzen Sie auf einen zuverlässigen Partner, der Expertise rund um das Thema bietet – er führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und steht Ihnen und Ihrem Personal jederzeit unterstützend zur Seite. Iron Mountain arbeitet seit mehreren Jahrzehnten mit Unternehmen zusammen: Ob es die Digitalisierung von Dokumenten, Workflow Automation oder das IT Asset Lifecycle Management ist, wir haben bereits viele Unternehmen beraten und mit maßgeschneiderten digitalen Lösungen ausgestattet.