Papierloses Büro – digital, intuitiv, zukunftssicher

Papierloses Büro - so gelingt es!

Die meisten Unternehmen versuchen, ihren Papierverbrauch einzuschränken, doch bislang haben nur wenige den Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung geschafft. Dabei wünschen sich die meisten ein papierloses Büro, um endlich von all den Stapeln ausgedruckter Dokumente befreit zu werden und in den Genuss der Vorteile des papierlosen Büros, wie beispielsweise erhöhter Produktivität oder grösserer Kundenzufriedenheit zu kommen.

Die Gründe für diese viel zu langsame Entwicklung sind menschlicher und technischer Art. Die meisten Menschen mögen Papier. Besonders interessant ist dabei: nach einer aktuellen Studie von Viadesk sind in Deutschland vor allem Manager besonders papierhungrig!

7 Schritte zum papierlosen Büro

Die gute Nachricht: Aus technischer Sicht ist ein papierloses Büro möglich – wenn bestimmte Regeln und Prozessschritte eingehalten werden, ausnahmslos und ohne Wenn und Aber.

1. Planungsphase

Ein papierloses Büro fällt nicht vom Himmel. Ein Projekt kann nur dann Erfolg haben, wenn es strategisch vorbereitet wird und eine Roadmap vorhanden ist. Dokumentieren Sie dafür den aktuellen Zustand, legen Sie fest, welche Ergebnisse erwünscht sind, und schreiben Sie diese Ergebnisse auf. Finden Sie dann heraus, welche Schritte erforderlich sind, um Ihre Ziele zu erreichen. Auch diese müssen dokumentiert werden.

2. Richtlinien, Vorgehensweisen, Schulungen

Herzstück des papierlosen Büros ist das Thema Akten- und Informationsmanagement. Ein wichtiger Teil des Plans für Akten- und Informationsmanagement ist der Übergangsprozess, mit dem die Digitalisierung von geschäftlichen Dokumenten erreicht wird. Dabei müssen Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherung beachtet werden. Eine Richtlinie legt die Grenzen, Beschränkungen und Anforderungen des Systems fest. Darauf aufbauend entwickeln Sie eine Vorgehensweise, die als Leitfaden für die Umsetzung dient. Damit dies im gesamten Unternehmen geschieht, sind Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich.

3. Zuweisung von Verantwortlichkeiten

Systeme, in denen digitale Dokumente erstellt und verteilt werden, müssen verantwortungsvoll verwaltet werden. Meist ist der Leiter der Abteilung, aus der die Daten stammen, derjenige, der sich während der Erstellung darum kümmert. Nach der Erstellung – also während der Nutzungs-, Pflege- und Archivierungsphase der Daten – geht die Verantwortung für ihre Integrität möglicherweise auf andere über. Dies muss unbedingt schon vor Beginn des Prozesses auf dem Weg zum papierlosen Büro festgelegt werden.

4. Genehmigung durch die Geschäftsführung

Nur wenn die Geschäftsleitung Ihre Pläne genehmigt und ein papierloses Büro langfristig unterstützt, verläuft der Digitalisierungsprozess erfolgreich. Fehlt diese Unterstützung, kann es leicht geschehen, dass Ihr Budget gekürzt oder Zeitfenster verändert werden, sodass das papierlose Büro in weite Ferne rückt. Natürlich müssen Sie bei längerfristigen Projekten immer wieder mit Verzögerungen oder Änderungen rechnen, doch solange die Geschäftsführung die Digitalisierung mit demselben Elan verfolgt wie Sie selbst, ist das Endergebnis gesichert.

5. Auswahl von Hardware und Software

Die Hardware und Software für das papierlose Büro kann erst ausgewählt werden, wenn der Prozess definiert ist und alle Anforderungen bekannt sind. Dabei sollte man sich nicht von der Agenda eines Anbieters treiben lassen, sondern sich nur für das entscheiden, was das Unternehmen wirklich benötigt, was es kontrollieren kann und was in sein Budget passt. Für einen Wechsel zu einem komplett papierlosen Büro ist die richtige Software von grösster Bedeutung. Unterschiedliche Programme führen zu unterschiedlichen Ergebnissen und bieten unterschiedliche interne Kontrollfunktionen. Da bei einer Digitalisierung die Sicherheit der Daten an erster Stelle steht, ist hier besondere Vorsicht geboten.

6. Aufmerksamkeit bei der Umsetzung

Bei der Umsetzung des papierlosen Büros muss sorgfältig und aufmerksam gearbeitet werden. Es gilt Benchmarks festzulegen, die bei jedem Meilenstein überprüft werden. Natürlich kann es trotz eines noch so ausgefeilten Plans und einer klaren Roadmap immer wieder passieren, dass Sie vom Kurs abkommen. Doch dank der Roadmap wissen Sie immer, wo Sie sich befinden und wo Sie zuletzt Ihrem Plan gefolgt sind, sodass Sie zu dieser Stelle zurückkehren und den Kurs korrigieren können.

7. Prüfung und Audit

Eine ständige Überprüfung des Prozesses bei jedem neuen Schritt stellt sicher, dass Sie Ihren Plan erfolgreich umsetzen und dem papierlosen Büro näher kommen. Auditoren achten auf interne Kontrollen und darauf, ob alle Richtlinien eingehalten werden. Deswegen sollten diese unbedingt am Prozess beteiligt werden.

Iron Mountain unterstützt Sie gerne auf dem Weg zum papierlosen Büro – von der Planung des Projektes, der Implementierung entsprechender Software und Dokumentenmanagementsysteme bis hin zum Scannen, Archivieren oder Konvertieren ihrer Dateien.

Kontaktieren Sie uns gerne!