Aktenaufbewahrung - do-it-yourself oder extern?

Aktenaufbewahrung: Was Sie bei der Lagerung berücksichtigen sollten

Akten sind Vermögenswerte. Aktenaufbewahrung verdient daher besondere Aufmerksamkeit. Denn ohne ordentliche Aufbewahrung und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf die vielfältigen Unterlagen eines Unternehmens (Finanzen, Kunden, Mitarbeiter, Anlagen, Inventar, Pläne - um nur eine Auswahl zu nennen) kann Ihr Betrieb schnell zum Stillstand kommen. Einfach gesagt: Ihre Unterlagen müssen sicher aufbewahrt werden, ohne im Weg zu sein.

Akten in Kartons in ungeeigneten Lagerräumen, wie etwa im Keller aufzubewahren, ist keine Alternative, denn so setzen Sie Ihr Unternehmen einem großen Risiko aus: der Verlust wertvoller Unterlagen durch Diebstahl oder Brand könnte die Organisation für Monate außer Gefecht setzen.

Akten sollten daher in jedem Fall außerhalb des Betriebs aufbewahrt werden.

Grundsätzlich gibt es hier zwei Alternativen: Entweder Sie lagern die Akten selbst außerhalb Ihres Betriebsstandorts, oder Sie beauftragen ein externes Unternehmen mit der standortfernen Aktenaufbewahrung. Welche Wahl die richtige ist, hängt von mehreren Kriterien ab.

Aktenaufbewahrung – selbst machen oder auslagern?

7 Kriterien zur Entscheidung

1. Platz für die Aktenaufbewahrung

Bei der Lagerung in eigener Regie steht Ihnen so viel Platz zur Verfügung, wie Sie zu bezahlen bereit sind. Allerdings hat der gewählte Ort grundsätzlich eine endliche Kapazität, die oft schnell ausgereizt ist. Auf die Aktenaufbewahrung spezialisierte Unternehmen haben keine Platzprobleme.

2. Transport der Akten

Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Weg alleine zu gehen, müssen Sie auch das Verpacken, den Transport und das Einlagern der Unterlagen am Archivierungsort in Eigenregie bewältigen. Dazu brauchen Sie einen Lkw und eine entsprechende Transportversicherung. Wenn Sie stattdessen einen Dienstleister beauftragen, werden Ihre Unterlagen von geschulten Fahrern abgeholt und zu einem sicheren Aufbewahrungsort verbracht.

3. Die Sicherheit der Aufbewahrung

Zwar verfügen viele Firmen, die Räume für Selbsteinlagerer vermieten über Sicherheitseinrichtungen wie Kameras. Ihren Aufbewahrungsraum sorgfältig abzusperren, liegt jedoch in Ihrer Verantwortung. Und: Sie wissen nie, wer sonst noch am gleichen Ort Material lagert, und worum es sich dabei handelt. Es könnte auch Gefahrgut sein. In den Mietverträgen der meisten Mietlager befinden sich Klauseln, die jede Haftung für Diebstahl oder Verlust des Lagergutes ausschließen. Fachfirmen dagegen überprüfen ihre Mitarbeiter und ihre Lagereinrichtungen sind besonders sicher gebaut. In der Regel verfügen sie über leistungsfähige Sicherheitssysteme mit Zäunen, Zutrittskontrollen und Überwachungssystemen sowohl im Inneren als auch im Außenbereich.

4. Was passiert bei einer Katastrophe?

Die meisten Mietlager bieten einen gewissen Schutz gegen Feuer- und Wasserschäden, doch nicht alle sind ausreichend gegen extreme Witterungseinflüsse geschützt. Gute Dienstleistungsunternehmen verfügen über neueste Brand- und Hochwasserschutzanlagen und bieten ein hohes Maß an bautechnischer Integrität.

5. Zugang und Zugriff auf Akten

Es lässt sich nicht vermeiden, dass Sie von Zeit zu Zeit eine dezentral abgelegte Akte brauchen. Beim Do-it-yourself-Verfahren müssen Sie selbst zum Lagerort fahren und die Kisten durchsuchen, bis Sie finden, was Sie benötigen. Ein Dienstleister kümmert sich um alles. Sie fordern einfach ein bestimmtes Dokument an, und es wird in kürzester Zeit an Ihren Standort geliefert.

6. Aktenvernichtung zur richtigen Zeit

Wenn es an der Zeit ist, Akten zu entsorgen, die das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben, kann es sich als zeitraubende Aufgabe erweisen, Kiste um Kiste zu durchsuchen, um die fälligen Unterlagen zu identifizieren, sodass sie anschließend zum professionellen Aktenvernichter gebracht werden können. Beauftragen Sie hingegen einen Fachbetrieb, können Sie vereinbaren, dass Akten fristgerecht in Ihrem Auftrag vernichtet werden.

7. Kosten der Aktenaufbewahrung

Die Selbsteinlagerung erscheint möglicherweise auf den ersten Blick als die kostengünstigste Lösung. In der Realität sieht es jedoch oft anders aus. Um für zukünftigen Lagerbedarf vorzusorgen, bezahlen Sie wahrscheinlich schon jetzt für Platz, den Sie noch gar nicht nutzen. Eine Fachfirma hingegen berechnet Ihnen nur den tatsächlich von Ihren Unterlagen in Anspruch genommenen Platz. Auch Ihr Personal, das die Unterlagen sortieren, suchen und transportieren muss, kostet Sie Geld. Gleiches gilt für das Thema Versicherung. Wenn Sie Mietlagerräume nutzen, brauchen Sie eine gute Versicherungspolice. Im Gesamtpreis einer Fachfirma für Aktenaufbewahrung ist die Versicherung inbegriffen.