Pharmaunternehmen setzt auf papierloses Büro

Herausforderung 

Almirall strebt ein papierloses Büro an, um Kosten zu senken, effizienter zu arbeiten und nachhaltiger zu werden. Doch in den Regalen standen noch Papierdokumente in grossen Mengen – und diese sind entscheidend für die Einhaltung der Compliance-Anforderungen des Unternehmens.

Lösung 

Der End-to-End-Service von Iron Mountain, mit Vor-Ort Support sowie Indexierung, Transport, Protokollierung und Lagerung der physischen Archive an einem sicheren externen Standort. Alle Akten sind im Iron Mountain Connect™-Portal abrufbar, mit der Option, eine Expresslieferung in unter 4 Stunden oder innerhalb von 24 Stunden anzufordern.

Ergebnisse 

Iron Mountain unterstützt Almirall bei seinem strategischen Ziel, ein papierloses Unternehmen zu werden. Durch die Digitalisierung von Papierakten wird im Büro Platz geschaffen, und die Dokumente sind besser nachverfolgbar. Bei den Dokumenten, die vor Ort bleiben mussten, hilft eine optimierte Indexierung bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Papierunterlagen gehören der Vergangenheit an 

Effizientere betriebliche Abläufe

Arzneimittelinformationen aufbewahren

Almirall, ein auf Dermatologie spezialisiertes, führendes globales Pharmazieunternehmen, möchte das Papier aus seinen Büros verbannen, um nachhaltiger zu werden und effizienter arbeiten zu können. Doch für die F&E Abteilung war die Umstellung auf papierloses Arbeiten kein leichtes Unterfangen.

Für alle Arzneimittel, die das Unternehmen verkauft, muss es die Dokumentation zu den klinischen Studien aufbewahren – und zwar für ganze 15 Jahre oder bis das Produkt aus dem Handel genommen wird, je nachdem, was zuerst eintritt. In Zeiten intensiver Produktentwicklung befanden sich in der F&E 80 Prozent der Papierunterlagen des Unternehmens, und monatlich kamen fünf Regalmeter hinzu. In einem ruhigen Monat.

Papierflut bewältigen

Da Almirall viele Forschungsaktivitäten an Dritte auslagert, konnte es durchaus vorkommen, dass 10 neue Regalmeter Dokumentation auf einmal ankamen. Diese Unterlagen wurden dann in die Kellerräume des unternehmenseigenen F&E-Zentrums geschafft.

Obwohl ältere Akten bereits bei einem Anbieter namens MDA eingelagert waren, befanden sich immer noch 1.400 Regalmeter Dokumentation vor Ort. So war die Situation 2019, als Iron Mountain MDA übernahm und Almirall sich auf den Weg zum papierlosen Büro machte.

Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz

Unterstützung vor Ort für eine reibungslose Transformation

Dokumente digitalisieren

Almirall entschied sich für eine End-to-End Lösung von Iron Mountain, mit dem Ziel, in mehreren Abteilungen auf papierloses Arbeiten umzustellen, darunter F&E, HR, Einkauf, Vertrieb und Marketing.

Zwei Mitarbeitende von Iron Mountain wurden dem Pharmaunternehmen zugewiesen – eine Person kümmerte sich um die F&E-Abteilung, eine verwaltete per Fernzugriff eine Almirall Dokumentationsdatenbank.

Die Person vor Ort hat die Aufgabe, Akten zu sichten, zu katalogisieren und zu digitalisieren und anschliessend den Transport der physischen Dokumente, falls nötig, in ein sicheres Archiv zu beaufsichtigen. Anschliessend können die Papierunterlagen jederzeit über das Iron Mountain ConnectTM-Portal gesucht und abgerufen werden.

Compliance sicherstellen, Verwaltung vereinfachen

In der F&E wird die Dokumentation aufgrund gesetzlicher Vorschriften nur in begrenztem Umfang digitalisiert und ausgelagert. Doch allein die Katalogisierung vereinfacht und beschleunigt schon das Auffinden und Entnehmen von Akten.

„Jetzt, wo sie katalogisiert sind, finden wir unsere Dokumente viel schneller als zuvor“, berichtet Minerva Casas Ventura, Head of General Research and Development Archive und Spezialistin für die Dokumentation klinischer Studien bei Almirall. „Früher konnte das je nach Dokument schon einmal drei, vier Tage oder sogar noch länger dauern. Mit der Datenbank ist jetzt alles ganz schnell zu finden.“

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