Stadt Wuppertal transformiert Bürgerservice durch Umstellung auf rechtskonforme digitale Akten
Kundenprojekte
Lesen Sie, wie die Stadt Wuppertal durch die Digitalisierung von 27.000 Akten und die Zusammenarbeit mit Iron Mountain die Effizienz ihrer Bürgerdienste optimierte.
Branche
Öffentliche Verwaltung
Herausforderung
Ausweitung des papierlosen Arbeitens durch die Umstellung auf TR-RESISCAN-konforme digitale Akten im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stadt Wuppertal.
Lösung
Der umfassende Scanservice von Iron Mountain® gewährleistet absolute Rechtskonformität während des Transports, der Erfassung, des Scannens und der Vernichtung von Papierakten und Akten auf Mikrofiche und Mikrofilm.
Vorteile
- Garantierte TR-RESISCAN - Konformität
- Bisher 27.000 Akten digitalisiert, viele weitere werden folgen
- Schnelleres Finden und Bearbeiten von Akten
- Effizienteres Arbeiten im Home Office und bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Einsparungen bei Lagerraum und Miete
Kundenprojekt
Stadt Wuppertal transformiert Bürgerservice durch Umstellung auf rechtskonforme digitale Akten
Vision
Wuppertal ist die siebtgrösste Stadt in Nordrhein-Westfalen und für seine einzigartige Schwebebahn bekannt. Der Schlüssel zu einem noch attraktiveren und lebenswerteren Standort ist eine Digitalisierungsstrategie, die 355.000 Bürger:innen einen schnellen und einfachen Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen bietet.
Dies umfasst auch die Implementierung papierloser Prozesse und digitaler Akten, um die Effizienz zu verbessern und eine zukunftssichere, nachhaltige Stadtentwicklung zu unterstützen. „Mit der konsequenten Digitalisierung unserer Verwaltung schaffen wir nicht nur effiziente Prozesse, sondern gestalten Wuppertal als zukunftsfähige und lebenswerte Stadt für alle Bürger:innen”, sagt Dr. Sandra Zeh, Dezernentin der Stadt Wuppertal für Personal, Digitalisierung und Wirtschaft.
Die Ausschreibung und die Auftragsvergabe für die Aktendigitalisierung wurde vom KDN vorgenommen, einem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister. Eine wesentliche Voraussetzung dafür war, dass die Bewerber:innen die TR- RESISCAN-Richtlinien erfüllen. So muss zum Beispiel ein Transfervermerk mit dem Scanprodukt logisch verknüpft oder in das Scanprodukt integriert werden.
„Durch die Digitalisierung von Prozessen möchten wir nicht nur die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöhen, sondern auch Bürgerservices verbessern und beschleunigen”, sagt Frank Hufschmidt, Projektleiter Aktendigitalisierung beim Amt für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Wuppertal. „Ein gewünschter Nebeneffekt ist zudem die Reduzierung der Umweltbelastung durch das Einsparen von Papier.“
Digitale Beschleunigung
Bisher mussten Akten, zum Beispiel Bauakten, von den Beschäftigten manuell herangezogen werden. Sie lagerten entweder vor Ort oder in einem zentralen Archiv. Das war ein arbeitsintensiver Prozess, der vor Ort im Durchschnitt etwa 15 Minuten dauerte, bei Archivanforderung auch schon einmal deutlich länger. Um ältere Akten einzusehen, zum Beispiel vom Einwohnermeldeamt oder Strassenverkehrsamt, mussten mit Lesegeräten Mikrofilme oder Mikrofiches durchforstet werden.
Ein wichtiger Grund für die Ausweitung des Scanprojekts war zudem der geplante Umzug von Teilen der Stadtverwaltung in ein neues, papierloses Bürogebäude.
„Der Vertrag mit Iron Mountain ist ein Rahmenvertrag, den wir bei Bedarf erweitern können, was wir jetzt genutzt haben“, sagt Hufschmidt. „Wir digitalisieren gerade die Papierakten des Sozial- und Ausländeramts, die beide in die neuen Räumlichkeiten umziehen werden.“
Mit eigenen Augen
Zu Projektbeginn wurde das Iron Mountain Scanning Center im polnischen Radom besucht. „Wir haben die strengen Zugangskontrollen mit RFID-Chips gesehen, die für Besucher:innen und Mitarbeitende gelten”, erinnert sich Hufschmidt.
„Und wir konnten uns mit eigenen Augen davon überzeugen, dass und wie die TR-RESISCAN-Konformität erfüllt wird. Ausserdem erklärten uns die Iron Mountain Experten in Rosbach ihre empfohlene Best Practice für die Konvertierung von Akten auf Mikrofiche oder Mikrofilm in PDFs.“
Mit der Umstellung auf digitale Akten und Prozesse legen wir den Grundstein für eine Verwaltung, die auch in Zukunft flexibel, sicher und bürgerorientiert agieren kann.
Wir haben die strengen Zugangskontrollen gesehen, die für Besucher:innen und Mitarbeitende gelten. Darüber hinaus demonstrierte uns Iron Mountain die Einhaltung der TR-RESISCAN.
Volle Kontrolle
Der Scan-Service ist denkbar einfach. Die Mitarbeitenden der Stadt Wuppertal bereiten Kartons mit Akten vor und versehen sie mit Etiketten mit QR-Codes. Iron Mountain holt die Unterlagen vor Ort ab, protokolliert sie und erstellt einen zweiten, eindeutigen Barcode zur Nachverfolgung.
Anschliessend werden die Unterlagen ins Scanning Center in Radom transportiert, wo sie gescannt und auf einen sicheren FTP-Server hochgeladen werden. Iron Mountain bewahrt die Papieroriginale drei Monate lang auf, bevor sie sicher vernichtet werden.
„Iron Mountain kombiniert die eigenen Barcodes mit den städtischen QR-Codes. Das funktioniert wunderbar“, erläutert Hufschmidt. „Anhand der Etiketten können wir genau erkennen, welche Unterlagen in welchem Format vorliegen. Letzte Woche haben wir zwei digitale Kopien von Dateien angefordert, die noch nicht gescannt worden waren, und sie innerhalb von zwei Arbeitstagen erhalten.“
Effizienteres Arbeiten im Home Office und bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
„Bisher hat Iron Mountain rund 27.000 Akten digitalisiert, und weitere sollen folgen. Das Unternehmen arbeitet sehr zügig und zuverlässig. Kurzfristig sprang Iron Mountain für einen anderen Dienstleister ein und transportierte 30.000 Akten von Berlin nach Radom.“ so Hufschmidt. „Sie verarbeiteten sie in einem unglaublichen Tempo und erstellten in nur zwei Wochen ein vollständiges Inventar.“
Seit Beginn des digitalen Projekts verzeichnet die Stadt Wuppertal deutlich weniger Ausfallzeiten sowie Produktivitätssteigerungen durch schnellere Suchvorgänge, insbesondere bei Akten im Zusammenhang mit Baugenehmigungen. Ausserdem bearbeiten die Mitarbeitenden Bürgeranfragen viel schneller, da keine Weg- oder Wartezeiten für den Zugriff auf Unterlagen anfallen.
All dies ist weit entfernt von der Zeit, als die Mitarbeitenden noch Papierdokumente holen und versenden mussten, wodurch die Fallbearbeitung immer wieder unterbrochen wurde, bis die Originale zurückgegeben wurden. Oder die Fälle, in denen sie doppelte Akten erstellen mussten, indem sie mehrere Seiten fotokopierten und zusammenhefteten, was enorm zeitaufwändig war.
„Die Digitalisierung macht nicht nur unsere Beschäftigten im Home Office effizienter, sondern auch alle unsere Serviceeinheiten, in denen mehrere Personen Akten prüfen müssen, zum Beispiel wenn ein Fall vor Gericht gebracht werden muss“, sagt Hufschmidt. „Jetzt lässt sich alles mit nur wenigen Mausklicks abrufen.“
Rechtskonforme und revisionssichere digitale Akten
Darüber hinaus hat die Stadt Wuppertal die Gewissheit einer rechtskonformen und revisionssicheren Dokumentenverwaltung.
Wenn früher eine Seite Papier aus einer Akte entfernt wurde, musste die Person einen Löschvermerk hinzufügen. Ein Schritt, der leicht übersehen werden konnte. Bei digitalen Akten wird dieser Vorgang automatisch im Dokumentenverwaltungssystem erledigt, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht und verbessert.
Weitere Vorteile sind Einsparungen bei Lagerflächen und eine Verringerung der Räumlichkeiten, die, wie bei dem bevorstehenden Umzug, angemietet werden müssen.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und möchten sie fortsetzen”, so Hufschmidt abschliessend. “Wir planen auch in anderen Bereichen mit Iron Mountain zusammenzuarbeiten, zum Beispiel beim Bauamt.“
Die Digitalisierung macht nicht nur unsere Beschäftigten im Home Office effizienter, sondern auch alle unsere Serviceeinheiten, in denen mehrere Personen Akten prüfen müssen, zum Beispiel wenn ein Fall vor Gericht gebracht werden muss. Jetzt lässt sich alles mit nur wenigen Mausklicks abrufen.
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Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
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