Digitaler Fortschritt durch HR-Automatisierung

Branche

Einzelhandel

Herausforderung

Eine bekannte Einzelhandelskette musste ein System ersetzen, das ihren Anforderungen nicht mehr entsprach, und die Personalprozesse automatisieren, um die Effizienz zu steigern und Workflows zu optimieren.

Lösung

Iron Mountain Lösung für das Personalwesen

Ergebnis

• Umwandlung von veralteten und separaten manuellen Workflows in einheitliche automatisierte Prozesse
• Mehr Effizienz, Genauigkeit und Schnelligkeit bei der Dokumentenverarbeitung
• Motivation der Organisation, die Vorteile von Automatisierung und Digitalisierung in anderen Geschäftsbereichen zu nutzen
• Modernisierung der HR-Datenbank

Weiterentwicklung für mehr Effizienz

In jeder Personalabteilung fallen viele Dokumente an. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Arbeitszeugnisse, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr müssen in der HR verarbeitet werden. In grossen Unternehmen gibt es spezielle Teams, die sich um verschiedene Aspekte der Personalverwaltung kümmern. So auch bei dem Unternehmen unserer Fallstudie. Dort hatten die Teams im Laufe der Zeit jeweils ihre eigenen Arbeitsabläufe entwickelt. Die HR Mitarbeiter:innen hatten ganz genaue Vorstellungen davon, was sie sich von einer neuen Plattform wünschten:

• Mehr Effizienz
• Bereitstellung eines zentralen Zugriffspunktes für alle Personaldokumente
• Vereinheitlichung und Automatisierung von Workflows
• Konstanter Support
• Reibungsloser Übergang für die Belegschaft

Eines der Hauptziele bestand darin, die unterschiedlichen Arbeitsabläufe im Personalwesen zu harmonisieren und Prozesse zu optimieren. Da die Personaldokumente sich über verschiedene Abteilungen und mehrere gemeinsam genutzte Laufwerke erstreckten, mussten all diese Informationen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.
Personaldokumente enthalten eine Fülle von personenbezogenen Daten. Die Nachverfolgung und der Schutz sensibler Daten von Mitarbeiter:innen erwies sich als schwierig, da diese Informationen auf mehrere gemeinsam genutzte Laufwerke verteilt waren. Das Auffinden von Dokumenten war zu zeitaufwändig. Die Verwaltung der Zugänglichkeit und die Aufbewahrung dieser Dokumente war extrem mühsam. Da der manuelle Prozess sowohl umständlich als auch anfällig für menschliches Versagen war, lag die Lösung in einem zentralen Speicherort für alle Dokumente.

Das richtige Tool für eine Vielzahl an Aufgaben

Sich an eine völlig neue Arbeitsweise anzupassen, ist nie einfach, und damit sich der Wechsel lohnt, wollte das Unternehmen eine Plattform, die umfassende Unterstützung bietet. Das unternehmenseigene IT-Team war bereits voll ausgelastet und für eine Vielzahl interner Projekte zuständig. Ausserdem versuchten sie, von verfügbaren automatisierten Technologien zu profitieren.

Um die Investition in die vollständige Umstrukturierung der Abteilung sinnvoll zu machen, musste die Organisation sicherstellen, dass sie die neue Plattform an die besonderen Anforderungen und Arbeitsweisen der verschiedenen HR-Teams anpassen konnte. Die SaaS- Plattform („Software as a Service“), die alle diese Anforderungen erfüllen konnte, war die Iron Mountain Lösung für das Personalwesen.

Eine völlig neue Arbeitsweise

Die Auswahl einer neuen Lösung ist nur die halbe Miete – oder vielleicht sogar nur ein Viertel davon. Der schwierigste Teil liegt in der Implementierung. Probleme bei der Implementierung sind häufig darauf zurückzuführen, dass die Umstrukturierung einer gesamten Abteilung in ein völlig fremdes System innerhalb kürzester Zeit erfolgen muss. Viele der typischen Ängste bei neuen Systemen wurden vermieden, da diese Plattform an die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation anpassbar ist.

Um von dieser Anpassungsfähigkeit zu profitieren, muss jede Organisation eine interne Ressource benennen, die gemeinsam mit unseren Solution Architects eine massgeschneiderte Lösung entwickelt. Die interne Fachkraft sollte die alte Systemumgebung genau kennen, die Nutzerbasis verstehen, das Potenzial der Software erkennen und wissen, wie das neue System funktionieren soll, um das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Dank der guten Zusammenarbeit wurde eine massgeschneiderte Plattform für die Organisation entwickelt. Die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung hatten genug Zeit, um sich mit der neuen, massgeschneiderten Plattform vertraut zu machen, bevor die Workflow-Anpassungen in Kraft traten. Mit den Anpassungen und der langen, praxisnahen Einarbeitungszeit verlief der Übergang zur aktualisierten Lösung reibungslos.

Erfolgreiche digitale Geschäftsabläufe

Das Unternehmen verabschiedete sich von einem veralteten, manuellen System und stieg auf eine effizientere, moderne Plattform mit mehr Möglichkeiten zum digitalen Arbeiten um.

Das Dashboard der Lösung bietet einen völlig neuen Grad an Transparenz für die Abteilung, da es detailliertere Kennzahlen und Analysen bereitstellt. Die Prozesse wurden in der gesamten Abteilung optimiert und vereinheitlicht.

Personaldokumente befinden sich an einem zentralen, digitalen Speicherort, was die Auffindbarkeit und Verwaltung erheblich vereinfacht. Der Spielraum für menschliches Versagen wurde erheblich verringert – und wenn doch einmal ein Fehler passiert, helfen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen dabei, Probleme in Echtzeit zu erkennen und zu beheben. Die neue Plattform ermöglichte es dem Personal, sich stärker auf die Menschen und weniger auf den Papierkram zu konzentrieren. Die Iron Mountain Lösung für das Personalwesen erfüllt komplexe Anforderungen in einer digitalen Welt.