Gesundheitsdienstleister senkt Kosten und Risiken bei Aktenarchivierung

Viele Gesundheitsunternehmen bewahren ihre Akten unabsichtlich viel länger auf als rechtlich vorgeschrieben. All diese Aufzeichnungen belegen wertvollen Platz, der viel besser für die Versorgung von Patient:innen genutzt werden könnte. Es kommt zu unnötigen Kosten sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken. Nach einer Weile lassen sich die Aufbewahrungsrichtlinien kaum noch systematisch anwenden. Die Handhabung der Akten ist nicht mehr rechtssicher.

Die Gründe für eine zu lange Aufbewahrung sind vielfältig, doch die drei wichtigsten sind fehlende Transparenz, zu hohe Komplexität und Personalmangel.

Mangelnde transparenz und integrität der akten

Viele Unternehmen wissen gar nicht mehr, welche Akten sie besitzen. Dementsprechend können sie auch nicht informiert entscheiden, welche vernichtet werden können. Das passiert besonders oft, wenn Akten von einem anderen Team übernommen werden oder aber im Rahmen einer Fusion oder Übernahme „geerbt“ werden. In vielen Fällen sind diese Akten bereits dann nicht richtig geordnet oder es fehlen die entsprechenden Metadaten, mit denen sich rechtssichere Entscheidungen zur Handhabung der Unterlagen treffen liessen.

Komplexe regeln und richtlinien

Selbst im besten Fall ist das Archivmanagement im Gesundheitswesen eine Herausforderung, da komplexe gesetzliche Anforderungen auf lokaler, regionaler und staatlicher Ebene eingehalten werden müssen. Es wird noch schwieriger, wenn Akten durcheinander gelagert werden, ereignisbezogene Regeln greifen und interne Richtlinien beachtet werden müssen. Eine besondere Herausforderung sind Regeln, die auf Patient:innendaten basieren, zum Beispiel dem Alter oder dem Datum des letzten Besuchs.

Zu wenig personal

Heutzutage fallen bei Gesundheitsdienstleistern immer mehr Informationen und Akten an, doch oft haben sie nicht das benötigte Personal, um all diese Daten zu verwalten. Dann geschieht es leicht, dass das Informationsmanagement immer mehr vernachlässigt wird – und irgendwann lässt sich die Arbeit nicht mehr aufholen.

Umstrukturierung und kontinuierliche prozesse erforderlich

Die einzige Lösung gegen eine zu lange Aufbewahrung ist ein kontinuierlicher Prozess, der dafür sorgt, dass Akten nach den geltenden Compliance-Regeln korrekt und zum richtigen Zeitpunkt vernichtet werden. Befinden sich in den Kartons jedoch Akten verschiedener Typen mit unterschiedlichen Vernichtungsdaten, müssen sie zuerst sortiert und neu geordnet werden – eine langwierige und kostspielige Aufgabe. In einer solchen Situation befand sich auch ein grosser privater Gesundheitsdienstleister. Glücklicherweise war Iron Mountain Smart Sort genau die richtige Lösung für ihn.

So funktioniert smart sort

Mit Smart Sort können Unternehmen grosse Mengen an Akten durchsuchen, sortieren, neu ordnen und verwalten. Smart Sort ist ein Prozess, bei dem grundlegende Informationen aus den Kernanwendungen (z. B. die Kennungen der Patientenakten) mit den gescannten oder manuell eingegebenen Aktenkennungen abgeglichen werden. So entsteht ein aktuelles Verzeichnis aller Einzelakten und der Kartons, in denen sie zu finden sind. Entscheidungen über die Handhabung der einzelnen Akten können dann automatisch in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Unternehmens getroffen werden.

Auf diese Weise konnte Smart Sort auch dem erwähntenGesundheitsdienstleister helfen.

Mehr über smart sort erfahren

Smart Sort kann Sie bei allen Prozessen unterstützen,bei denen Akten sortiert und geordnet werden müssen.

Wenn Sie mehr erfahren oder weitere Informationen erhalten möchten, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre:nKundenbetreuer:in bei Iron Mountain oder füllen Sie unser Kontaktformular  aus, Erwähnen Sie im Kommentarfeld bitte das Angebot „Smart Sort“.

Wie Smart Sort helfen kann

• Initiativen zur digitalen Transformation
• Umzug / Umgestaltung von Büros
• Verkleinern der Aktenarchive
• Übernahmen
• Veräusserungen
• Fusionen
• Rechts streitigkeiten
• Einreichen von Unterlagen bei Behörden