Diagnostiklabor profitiert von externer Archivierung

Räumliche Verkleinerung Eines Labors In Nur 4 Wochen

Die Herausforderung

Ein großes Diagnostiklabor musste etwa 50 % seiner Fläche räumen. Der Großteil davon
war zur Lagerung genutzt worden. Der Mietvertrag würde in 30 Tagen ablaufen – eine
Frist, die mit internen Ressourcen kaum zu schaffen war. Gelagert waren unter anderem
medizinische Unterlagen mit sensiblen Daten und nach US-Recht besonders geschützten
Gesundheitsinformationen (PHI) sowie Proben, die einer besonderen Handhabung und
kontrollierten Umweltbedingungen bedurften, um nicht beschädigt zu werden. Bei
diesem Prozess waren strenge Branchenvorschriften zu beachten: Der Umgang mit den
Assets musste in Übereinstimmung mit HIPAA und den entsprechenden Datenschutzund Sicherheitsstandards erfolgen.

Die Lösung

Iron Mountain stellte innerhalb kürzester Zeit einen Plan zum Räumen der Lagerflächen
auf und bereitete anschließend alle wichtigen Aufzeichnungen und Assets vor: Die
Paraffinblöcke wurden zu ihrem Schutz in einen klimaregulierten Lagerraum gebracht,
und für die zerbrechlichen Objektträger und andere bruchgefährdete Assets wurden
eine spezielle Verpackung und ein gesonderter Transport organisiert. Alle Dokumente
werden bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gelagert. Wenn dieser Zeitpunkt
kommt, steht Iron Mountain für die rechtssichere Vernichtung der Dokumente mit
Kosten- und Risikokontrolle zur Verfügung.

Die Ergebnisse

Das Labor war bereits Kunde von Iron Mountain. Vom ersten Anruf bis zur
Einlagerung des letzten Kartons wurde alles innerhalb der vierwöchigen Frist
erledigt. Im Vergleich zum vorherigen Mietvertrag spart der Kunde monatlich
ca. 2.000 USD Lagerkosten. Dank der Vielzahl von Optionen konnten alle
Assets unter den Bedingungen gelagert werden, die ihren besonderen
Anforderungen entsprechen. Und „extern“ bedeutet nicht „offline“: Alles ist
so organisiert, dass es bei Bedarf einfach wieder abgerufen werden kann.
Mit Services für den kompletten Lebenszyklus ist Iron Mountain inzwischen
der bevorzugte Partner des Labors für die Archivierung, Verwaltung und
ggf. Vernichtung wichtiger Aufzeichnungen und Assets.