Firmenaufspaltung: Digitalisierung gemeinsamer Assets

Für eine rechtskonforme unternehmensaufspaltung waren sensible daten zu schützen und gleichzeitig der zugriff auf benötigte informationen zu ermöglichen.

Die Herausforderung

Im Zuge der Aufspaltung eines Pharma-Unternehmens mussten wichtige Unterlagen digitalisiert werden, damit beide Parteien weiterhin auf die benötigten Daten zugreifen konnten. Das Unternehmen erkannte, dass es enorm viel Zeit und Mühe kosten würde, alle Dokumente selbst zu digitalisieren und zu indizieren. Auch wären dabei die nötige Sicherheit und Qualitätskontrolle nicht gegeben. Das ideale Szenario war die Zusammenarbeit mit einem Partner, der Erfahrung im Umgang mit sensiblen Dokumenten hat, der die geltenden Vorschriften für die Life-Sciences-Branche kennt und dem beide Seiten vertrauen können.

Die Lösung

Iron Mountain stellte Digitalisierungsservices sowie eine kundenspezifische Nachweiskette bereit, in der dokumentiert wurde, über welche Informationen die einzelnen Parteien verfügen, worauf sie jeweils zugreifen dürfen und an welcher Stelle die vertraglichen Bestimmungen für die Aufspaltung erfüllt wurden. Bei der Datenspeicherung und -übertragung sorgten wir für eine 100-prozentige Qualitätskontrolle, um das Risiko für die Datenintegrität zu minimieren und die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten. Unser Team steuerte den Prozess und automatisierte ihn so weit wie möglich, um die Arbeiten zu beschleunigen und die Belastung der IT zu reduzieren. Dabei wurde darauf geachtet, dass beide Parteien mit der Art und Weise der Indizierung und Bereitstellung der Informationen einverstanden waren. Der Prozess wurde auf beiden Seiten getestet, um Störungen so weit wie möglich zu verhindern.

Die Ergebnisse

Iron Mountain digitalisierte den kompletten Bestand an Papierunterlagen, Mikrofilmen und Mikrofiches über einen beschleunigten dualen Freigabeprozess. Der Kunde nutzte uns als neutralen Dritten für den verlässlichen Informationsaustausch nach einer gemeinsam beschlossenen kontrollierten, strukturierten Methode ohne Kompromisse bei der Dokumentqualität. Bei allen Prozessen und im Umgang mit den Daten wurden alle für Life Sciences geltenden brancheninternen und gesetzlichen Vorschriften eingehalten, sodass die Parteien keinem Risiko ausgesetzt waren. Durch die reibungslose Organisation war keine aufwändige Überwachung nötig, sodass sich beide Seiten auf die geschäftlichen Aspekte der Aufspaltung und einen schnellen, sauberen Übergang konzentrieren konnten.

Wichtigste Vorteile

• Beschleunigter Aufspaltungsprozess, abgeschlossene Digitalisierung
• Neutrale Mediation, um Entscheidungen zu beschleunigen
• Skalierbare Sicherheitsvorkehrungen
• Mehr Transparenz und Zugriffskontrolle für beide Seiten