Wie Sie eine geeignete, effektive Information-Governance-Strategie entwickeln

Mindsets und Methoden inder Information Governance –ein dringend notwendiger Wandel

Viel zu lange schon hat sich die AIIM-Community damitabgefunden, dass die Unmengen an Informationen, die sichin Unternehmen ansammeln, mit Risiken und hohen Kostenverbunden sind. So war das Thema Information Governance(IG) stets mit Angst und Unsicherheit verknüpft – auch in derFührungsetage, wo es einfach unter unvermeidlichen Kostenverbucht wurde. Mit strategischen Überlegungen, Innovationenund Wachstum schien IG nichts zu tun zu haben. Selbstheutzutage, da Datenschutz und -sicherheit so wichtig gewordensind, wird bei Entscheidungen zu langfristigen daten- undkundengesteuerten Strategien die Information Governancegrösstenteils ignoriert. Eine aktuelle AIIM-Umfrage in derIG-Community bestätigt diese Eindrücke:

Welche Aussage gibt am BESTEN wieder,wie die INFORMATION GOVERNANCE in IhremUnternehmen wahrgenommen wird? N=224

Insbesondere in hochgradig regulierten Branchen sind Risikenund Compliance ein wichtiges Thema. Die IG-Fachleute in diesenBereichen haben inzwischen gelernt, dass sie die Aufmerksamkeitvon Geschäftspartner:innen und Führungskräften am bestengewinnen, wenn sie sich auf die Unterlagen und Datenträgerkonzentrieren, die speziell für Betrieb und Kundenkontakt eineRolle spielen. Einer der für diesen Bericht befragten Fachleute(AIIM-CIP) sagte dazu, dass zwar „viele der Prozesse zurErstellung bestimmter Aufzeichnungstypen von rechtlichenund geschäftlichen Anforderungen gesteuert werden. Aber dertreibende Faktor sind nicht sie, sondern die zentrale Mission desUnternehmens oder der Agentur.“

Was ist ein CIP? Informationen sind für Unternehmenextrem wertvoll. Deshalb müssen sie geschützt undgepflegt werden – von einem Certified InformationProfessional (CIP) mit Hilfe bewährter Methodenund Best Practices. Die von AIIM entwickelteCIP-Zertifizierung wird Personen verliehen,die bei einem umfangreichen Schulungs- undPrüfungsprozess Kompetenzen in allen Aspekten desInformationsmanagements nachweisen können.

Viele Governance-Projekte sollten am besten abteilungs- undfunktionsübergreifend ablaufen. Doch leider passiert es viel zu oft,dass einzelne Führungskräfte die ihnen zugewiesenen Aufgabenvernachlässigen. Das ist besonders gefährlich, wenn dadurch nichtnur Kolleg:innen, sondern auch Kundenerwartungen enttäuschtwerden. Ein neues Mindset ist deshalb genauso erforderlich wiedie dazu passenden Methoden. Gesprochen wird darüber schoneine Weile, aber die Umsetzung ist gar nicht so einfach. Es brauchtmessbare Zwischenergebnisse und eine nahtlose Automatisierung.Alle Beteiligten müssen sich bewusst sein, wie wichtig zeitnahverfügbare, zuverlässige und kontextuelle Informationen sind, umdie kundenzentrierten Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Auf den nächsten Seiten wird erläutert, wie IG-Expert:innen eine andiesen Geschäftszielen ausgerichtete Strategie entwickeln können:

• Warum IG so wichtig ist, um geschäftskritische Ziele zu erreichen
• Alle Informationsquellen im Unternehmen berücksichtigen
• Identifizierung, Klassifizierung und Indexierung der Schlüsselinformationen automatisieren
• Die zugrunde liegende Infrastruktur skalieren, vereinfachen und optimieren
• Den gesamten Lebenszyklus der Informationen planen

Ihre Argumente für die Bedeutung derInformation Governance

Ihr Ziel sollte es nicht sein, Information Governance an sich zu„verkaufen“, sondern der Geschäftsleitung zu erklären, welcheübergeordneten Ziele sich dadurch erreichen lassen. Stellen Sieden Zusammenhang zwischen IG und der Kundenzufriedenheitheraus, denn genau dort zeigt sich der Business Value amdeutlichsten. Erklären Sie also nicht, wie Sie die InformationGovernance umsetzen möchten – denn das interessiert nur diewenigsten –, sondern unterstreichen Sie die Vorteile, die einIG-Projekt mit sich bringt: mehr Kundenzufriedenheit, schnellereInformationsbereitstellung und bessere Entscheidungsfindung.

Wie sichert man sich die Unterstützungder Stakeholder besonders EFFEKTIV? N=265

CIPs unterstützen andere IG-Fachleute dabei, kulturelle Prinzipien,Geschäftsinitiativen und treibende Faktoren auszumachen,die charakteristisch für das Unternehmen sind. Eine CIP istzum Beispiel seit Kurzem bei einem großen US-Einzelhändleraktiv, um mit ihrer langjährigen Erfahrung in den BereichenArchivmanagement und IG zu einem unternehmensweiten Zielbeizutragen: die Kundenzufriedenheit zu steigern. Da bei einersolchen Strategie der Content und die Informationen im Zentrumstehen, konnte sie den Business Case erfolgreich kommunizierenund die Geschäftsleitung schließlich von den Vorteilen eineszentralen Informationsmanagements überzeugen.

Potenzielle Probleme mit dem Informationsmanagementtreten häufig in den großen Produktivitätstools zutage – zumBeispiel Outlook oder Teams. Beobachten Sie genau, wie dieMitarbeitenden damit umgehen und welche Informationsartendarin genutzt, verarbeitet und gespeichert werden. Dabei könnenSie auch auf Risiken und nötige Kontrollen hinweisen, aberdas ist nicht Ihre Hauptaufgabe. Sie sollten vor allem durchaufmerksames Zuhören ermitteln, wie mit den Tools effektiverumgegangen werden könnte, damit sie den Geschäftserfolgoptimal unterstützen.

Was CIPs auch wissen: Nur wenn die Menschen im Mittelpunktstehen, kann ein Unternehmen nachhaltig wachsen, die bestenFachkräfte gewinnen und halten und die Unternehmensmissionvoranbringen. Dementsprechend sollten auch Sie nichtvon „Governance“ und „Compliance“ sprechen, sondernzielgruppengerechter von „automatisierten Prozessen“,„effektivem Arbeiten“ und „Customer Journey“. PositionierenSie sich als Expert:in für eine oder mehrere dieser Aktivitätenund lösen Sie Probleme für interne und externe Kund:innen.Damit positionieren Sie sich als unverzichtbar für das Erreichenwichtiger Geschäftsziele.

Überblick verschaffen

Informationen sind oft im ganzen Unternehmen verteilt, und wennniemand einen Überblick über die Datenbestände hat, könnensie auch nicht richtig verwaltet werden. Deshalb wird empfohlen,ein internes Framework zu entwickeln, um Risiken und Nutzenzu verstehen und in Einklang zu bringen. Weisen Sie dafür alsErstes allen Informationsquellen entsprechende Kennzahlen fürRisiko und Nutzen zu, und befassen Sie sich dann zuerst mit denrisikoarmen, hochwertigen Quellen. Informationen sollten nicht alsetwas angesehen werden, das man lediglich speichert bzw. lagert,archiviert und aufbewahrt, sondern als Instrument zum Erweiternund Optimieren von Arbeitsprozessen.

Wie gut hat Ihr Unternehmen seine Informationsquellenund deren Management im Griff? N=243

Viele Unternehmen finden es am herausforderndsten, mit derInformationsflut an der Schnittstelle von Inhalten und Prozessenumzugehen. Allein das Management der Dokumente undInhalte, die Fachkräfte für ihre Aufgaben brauchen, ist oft einKampf. Doch genau hier haben IG-Fachleute die Chance, einProblem zu lösen. CIPs unterstützen solche Projekte, indemsie beispielsweise darauf hinweisen, wie sich die anderenElemente des Intelligenten Informationsmanagements (IIM) zurErfassung/Extraktion und Wissensweitergabe einsetzen lassen.„Wir legen unseren Fokus auf Daten und Auswertungen, umunseren Kund:innen die relevantesten Produkte und Servicesbereitstellen zu können“, so ein CIP in der Fertigung. DasZusammenführen von Daten und Informationen ist die wichtigsteMaßnahme zum Aufbrechen von Silos.

Informationen sind Wissen. Ob es darum geht, einer neuenMitarbeiterin beim Onboarding die passenden Unterlagenzukommen zu lassen oder die Arbeitsergebnisse einesAngestellten für später aufzubewahren: Die richtigeAufbewahrung all dieser Informationen und ihr schnellesAbrufen können zu einem großen Wettbewerbsvorteil werden.Um herauszufinden, welche Lücken es durch Silos in denInformationsstrategien gibt, sollten Sie zuerst die CustomerJourney innerhalb der Abteilungen und abteilungsübergreifendabbilden. Für eine bessere Abstimmung zwischen IG undGeschäftsstrategien können Sie dies auch auf interneKund:innen ausweiten, um zu ermitteln, wie zufrieden dieMitarbeitenden mit den Informationsmanagement-Prozessenund -Systemen sind.

Automatisierung als Schlüsselfaktor

Heutzutage gibt es so viele und so unterschiedlicheInformationen, die immer schneller verarbeitet, archiviert undgeschützt werden müssen, dass Unternehmen mit manuellenProzessen nicht mehr hinterherkommen. In Zukunft wird sich dasnur noch verstärken, da die Kund:innen ganz selbstverständlichnach Zugriff und Interaktion in Echtzeit verlangen. Hier hilftnur eine digitalisierte, automatisierte Information Governance.Unternehmen, die diesem Trend nicht folgen, bringen früher oderspäter ihre gesamte Existenz in Gefahr.

Leider ist es in vielen Unternehmen alltäglich, dass dieAngestellten ihre benötigten Informationen selbst erfragen underfassen. Das ist für eine effektive Information Governance einProblem, denn die Mitarbeitenden haben eigentlich andere,wichtigere Aufgaben zu erledigen und betrachten IG als reinenVerwaltungsaufwand, den sie sich lieber sparen würden.Außerdem fehlt selbst den gründlichsten Menschen oft dasnötige Wissen, sodass sie immer wieder Fehler machen. Undso geht manuelle Governance nicht nur mit der Gefahr vonDatenpannen und Gesetzesverstößen einher, sondern es leidetauch die Produktivität. Governance- und Compliance-Aufgabensowie das Archivmanagement sollten deshalb so weit wie möglichvereinheitlicht und automatisiert werden, um einen nahtlosenAblauf zu garantieren.

Ich weiß, dass ich meine Arbeit gut mache, wenndie Benutzer:innen in den Fachabteilungen nichtmerken, dass ich meine Arbeit mache. – Steve Clark, Raytheon

Governance funktioniert am besten, wenn dieWissensarbeitenden im Alltag gar nichts damit zu tun haben.Dieses Prinzip sollte heute jedes Unternehmen umsetzen – unddabei helfen maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz.ML und KI sind dafür da, physische und digitale Inhalte undDaten zu klassifizieren, zu extrahieren und anzureichern. DieSoftware wird so trainiert, dass sie Bedeutung und Kontextvon Informationen verstehen und sie so kategorisieren,dass die herkömmliche Trennung zwischen Inhalten undDaten aufgehoben wird. Governance-Kategorien undAufbewahrungspläne werden automatisch angewendet.

Wenn Unternehmen auf diese Weise Maschinen einsetzen,um ihre Informationsflüsse zu standardisieren und besserzu verstehen, profitieren sie gleich von mehreren Vorteilen,die über geringere Compliance-Risiken und mehr Effizienzhinausgehen. Es wird auch möglich, Informationen nahtlosin Kernprozesse zu integrieren, um bislang unerkannteBeziehungen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichenzu erkennen. Damit lässt sich ein beachtlicher Mehrwert fürKund:innen schaffen.

Infrastruktur modernisieren

Haben Sie eine schriftlich festgehalteneStilllegungs- und Übergangsstrategie für dieModernisierung bzw. den Austausch von Systemen,die auch einen Aufbewahrungs-, Entsorgungs- undMigrationsplan für die gespeicherten Informationen umfasst?

Ohne Maschinen ist es auch nicht mehr möglich, die riesigenDatenmengen, die heutzutage in Unternehmen anfallen, zuerfassen und zu klassifizieren sowie Richtlinien für sie festzulegen.Niemand könnte bei manueller Bearbeitung sicherstellen, dassalle Governance-Vorgaben eingehalten werden. Um die für eineautomatisierte Behandlung erforderlichen Analysetechnikenkosteneffektiv anwenden zu können, braucht es als Architektureine skalierbare Plattform, über die sich die jeweils benötigtenDaten zentral abrufen lassen. Sie muss leicht bereitzustellen sowiemit Hardware aller Art kompatibel sein und sich in die virtuelleServerumgebung moderner Rechenzentren einfügen.

Zudem müssen sich solche Lösungen praktisch unendlichso erweitern lassen, dass sie immer größere Datenmengenverarbeiten können, möglichst ohne weitere Speicher- undServerkapazitäten zu benötigen. Sie brauchen auch eineportierbare Indizierungsfunktionalität, die sich entsprechend denwachsenden Datenmengen im Unternehmen erweitern lässt.

Migration ist eine wichtige Komponente desModernisierungsprozesses. Der Begriff „Migration“ wird in derISO 15489, der internationalen Norm für das Archivmanagement,als Tätigkeit definiert, bei der Unterlagen von einem System in einanderes übertragen werden, wobei die Authentizität, Integrität,Zuverlässigkeit und Benutzbarkeit dieser Unterlagen beibehaltenwerden. Jedes Mal, wenn ein altes System stillgelegt wird, mussalso überprüft werden, welche Informationen darauf gespeichertsind und ob sie anderswo weiterhin aktiv zugänglich sein müssen.

Bei der Entwicklung einer Migrationsstrategie sollte zuerstfestgelegt werden, welchen Zweck diese Migration hat, wie sieumgesetzt und was wohin migriert wird. Hier sind einige Beispiele:

• Ein System ist veraltet. Die Daten müssen von dem alten System auf ein neues migriert werden.
• Das System ist nicht mehr verwendbar oder wird von den Benutzer:innen als nicht mehr verwendbar angesehen.
• Standardisierung: Die Daten sind in proprietären Hardware-/ Softwaresystemen oder Dateiformaten gespeichert und sollen auf ein standardisiertes System migriert werden.

Im AIIM CIP Study Guide wird der Migrationsplanim Detail beschrieben. Der Migrationsplan und-prozess besteht aus sechs Hauptschritten:Strategie, Planung, Vorbereitung, Migration,Post-Migration und Stilllegung.

Alles ist dynamisch

Die AIIM-Umfrage zeigt ganz deutlich, dass IG besonderswertvoll ist, wenn sie nicht nur Risiken mindert und dieSicherheit aufrechterhält, sondern wenn auch Kompetenzenfür die Umsetzung strategischer Chancen und eine besseregeschäftliche Performance entwickelt werden. Dann könnenUnternehmen ihre Daten einsetzen, um Prozesse undProdukte sowie die Kundenzufriedenheit zu verbessern undeffektive, strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.Das sind nur einige der Vorteile eines modernen IG-Ansatzesund ein guter Grund, sich das eigene Information LifecycleManagement noch einmal genauer anzusehen. Laut Gartnerwird beim „Information Lifecycle Management berücksichtigt,dass sich der Wert von Informationen im Laufe der Zeitändert und dass sie entsprechend verwaltet werdenmüssen ... Man sollte sie so klassifizieren, wie es ihremaktuellen Wert entspricht, und Richtlinien entwickeln, um siedementsprechend zu migrieren und zu speichern.“

Wie würden Sie die Strategie Ihres Unternehmenszur Automatisierung von Management,Aufbewahrung und Entsorgung von Informationenüber den gesamten Lebenszyklus bewerten?

Für ein effektives Information Lifecycle Management sindfokussierte, kundenzentrierte Governance-Richtlinien und-Prozesse notwendig. Der Informationslebenszyklus mussvon Anfang bis Ende strategisch geplant sein. Daran solltenneben der IT auch abteilungsübergreifende Teams undandere Stakeholder beteiligt sein, denen es wichtig ist, wieInformationen gespeichert, genutzt und verwaltet werden.Für die Automatisierung sollten Technologien und Lösungenausgewählt werden, die mehr Nutzen aus den Informationenherausholen und ein effektiveres Arbeiten ermöglichen, was derPerformance des Unternehmens zugutekommt.

Fazit

Die AIIM-Umfrage 2022 unter IG-Expert:innen zeigtganz deutlich, dass sich Informationsmanagement-Strategien hauptsächlich um Risiken, Compliance undGovernance drehen – aber die Geschäftsstrategien desUnternehmens nicht ausreichend berücksichtigen. WennSie Informationsmanagement- und Governance-Initiativenzielgruppenorientiert angehen, haben Sie die Chance, IhrUnternehmen (und die Führungskräfte) an neue Methodenfür die Interaktion mit Kund:innen und die Bereitstellung vonProdukten und Services heranzuführen. Das ist der optimaleAnsatz, um die Lücke zwischen Information Governance undGeschäftsstrategie zu schließen.

Eine solche ganzheitliche IG-Strategie sollte langfristigdas Ziel sein, ist jedoch im Moment inmitten vieler andererHerausforderungen oft noch nicht realistisch. VieleUnternehmen müssen sich immer noch von der Pandemieerholen und konzentrieren sich darauf, ihre Produkte undServices zu verkaufen. „Informationsmanagement ist ihnennur insofern wichtig, als es ihre Überlebensstrategienunterstützt“, so einer der befragten CIPs. Die Empfehlungder Expert:innen lautet deshalb: Übertreiben Sie es nicht.Schauen Sie weder zurück noch zu weit in die Zukunft.Befassen Sie sich mit dem Jetzt, und gehen Sie kleine,aber sichtbare Projekte an, mit denen Ihr Unternehmenbeeindruckende Geschäftsergebnisse erzielen kann.