Europäische Airline setzt auf digitale Dokumentenverwaltung

Branche

Luftfahrt

Herausforderung

Eine europäische Fluggesellschaft kämpfte mit einer ineffizienten manuellen Dokumentenverwaltung.

Lösung

Iron Mountain InSight Content Management

Ergebnis

Die Fluggesellschaft verbesserte ihre HR-Prozesse, das Service- Level für die Mitarbeitenden sowie Compliance und Datensicherheit.

Die Fluggesellschaft gehört zu den europaweit führenden Airlines und zeichnet sich durch ein unübertroffenes Flugnetz, eine junge, moderne Flotte, komfortable Sitze und gute Verpflegung aus. Sie ist in 120 Ländern unterwegs – fast allen Ländern der Welt. Um diesen hohen Standard aufrechterhalten zu können, spielt Technologie überall im Unternehmen eine wichtige Rolle. Auch in der Personalabteilung.

Dort fallen besonders viele Dokumente an, und die Kosten und Risiken im Zusammenhang mit der Verwaltung sensibler Personaldaten dürfen keinesfalls unterschätzt werden. Bislang verbrachten die Mitarbeitenden viel Zeit damit, physische und digitale Unterlagen verschiedenster Formate zusammenzusuchen, einzugeben, zu sortieren, zu durchsuchen, zu schützen und zu archivieren.

Die Fluggesellschaft wandte sich an Iron Mountain, um mit InSight Content Management eine moderne Lösung für das HR-Records-Management zu implementieren. Damit lassen sich Unterlagen scannen, indizieren, verifizieren und archivieren.

Große Menge an Dokumenten organisieren

Ganz unabhängig von der Branche werden die papierintensiven Prozesse in der HR meist noch manuell ausgeführt. Einige Unterlagen sind digital vorhanden, müssen dann aber ausgedruckt, unterzeichnet, kopiert, verschickt und archiviert werden. Das macht das Reporting sowie Prüfungen und Sicherheitskontrollen schwer, und die Aufbewahrungskosten sind hoch.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die HR- Abteilung der Fluggesellschaft für Iron Mountain InSight Content Management und seine Prozessautomatisierung. Sie digitalisierte über 3 Millionen alte Unterlagen in verschiedensten Formaten mit den Daten von 60.000 Mitarbeitenden. Dann wurden diese Daten kategorisiert und mit einer einfach durchsuchbaren, gut organisierten Taxonomie gespeichert.

Kontrollierter Zugriff

In den Informations-Dashboards von Iron Mountain InSight Content Management werden Daten und Kennzahlen für die Personalabteilung visuell dargestellt. Alle Mitarbeiterakten sind an einer zentralen Stelle zusammengeführt. Sie werden verschlüsselt und sicher gespeichert und lassen sich – bequem und ortsunabhängig im Browser – von denjenigen abrufen, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Die optimierten HR-Prozesse der Airline haben den Service für die Mitarbeitenden verbessert und zu einer konsistenten unternehmensweiten Kommunikation von Richtlinien und Vorgehensweisen geführt. Gemeinsam mit dem Team von Iron Mountain konnte die Fluggesellschaft die Compliance stärken, da das Content- Management-System automatisch die geltenden Sicherheits- und Datenschutzvorschriften anwendet. So sind die Mitarbeiterdaten zuverlässig geschützt, und rechtliche Risiken werden minimiert.

HR transformieren

Die Personalabteilung und ihr neues Content-Management-System tragen nun wesentlich dazu bei, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, neue Mitarbeiter:innen anzieht und alle Angestellten optimal unterstützt, damit sich diese wiederum bestmöglich um die Passagiere kümmern können – eine wichtige Voraussetzung für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Im Zuge des weiteren Wachstums der Fluggesellschaft profitieren sowohl die Mitarbeitenden als auch die Kundschaft von der modernen Technologielösung, die Iron Mountain in der Personalabteilung implementiert hat. Denn zeitraubende manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an, und die zentrale Verwaltung sorgt für höchste Transparenz, guten Datenzugriff und hilfreiche Kennzahlen, mit denen sich das Kundenerlebnis immer weiter optimieren lässt.

Weitere Informationen zu den Dokumentenmanagement-Lösungen von Iron Mountain für das digitale Personalwesen finden Sie hier.

Näheres zu Iron Mountain InSight Content Management erfahren Sie auf dieser Seite.

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