Digitalisieren und papierlos arbeiten

Herausforderung für Unternehmen

Die Verwaltung von Papierdokumenten ist ein arbeitsintensiver Prozess, der die digitale Transformation für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erschwert. Dezentrale digitale und papierbasierte Daten erschweren die Bereitstellung von Informationen für Benutzer:innen, wo und wann sie diese benötigen, sowie die Einhaltung der geforderten Compliance und Nachhaltigkeitsanforderungen.

Auswirkung

• Der Zugriff und die Weitergabe von Informationen auf Papier ist nicht einfach – besonders für Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten. Dezentralisierte Daten beeinträchtigen Effizienz und Produktivität.
• Durch sich immer weiter entwickelnde Umweltstandards entstehen komplexe Rahmenbedingungen zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Papierdokumente und dezentrale Datensysteme beeinträchtigen die Transparenz und Prüfbarkeit.
• Das Thema Nachhaltigkeit wird für KMU immer relevanter, und Papier stellt einen großen Teil des Problems dar.

Was wäre, wenn …

Sie die Dokumentenverarbeitung automatisieren könnten, um:

• Dokumente zu digitalisieren und die Effizienz und Produktivität zu steigern – einschließlich der Möglichkeit, Mitarbeiter:innen an entfernten Standorten zu unterstützen?
• Information Governance zu automatisieren, um Compliance-Kosten zu senken?
• Den Papierverbrauch zu reduzieren und damit zur Nachhaltigkeit beizutragen?

Das papierlose Büro - so geht‘s

Mit unserer Lösung für das papierlose Büro können wir Ihnen dabei helfen:

• Informationen schneller zu sammeln und zu digitalisieren: Mitarbeiter:innen können in jedem Webbrowser elektronische Dokumente im System sicher scannen, hochladen oder erstellen. Die optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert Inhalte, um sie leicht durchsuchen zu können.
• Abläufe zu optimieren: Dank automatisierter Prozesse werden Korrespondenz, Verträge oder andere wichtige Dokumente schnell und präzise in den richtigen Workflow integriert, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Mit Hilfe von Low-Code/No-Code-Funktionen können Sie automatisierte Workflows noch besser an Ihre Anforderungen anpassen, um schnellere und genauere Ergebnisse zu erzielen.
• Daten plattformübergreifend zu vernetzen: Durch die Integration in bestehende Systeme werden Informationssilos aufgebrochen und der Zugriff auf alle relevanten Informationen an einem Ort wird ermöglicht.
• Jederzeit und überall Zugriff zu ermöglichen: Auf unserer sicheren Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform können autorisierte Benutzer:innen über ein einziges webbasiertes Portal ganz einfach auf Dokumente zugreifen und diese durchsuchen.
• Ihr Unternehmen zu schützen: Auditfähige Nachweiskette, sichere Speicherung, Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen schützen Daten. Unsere Content-Services-Plattform erfüllt Branchenstandards und Richtlinien zur Datenaufbewahrung und bietet Funktionen, die Ihnen dabei helfen, auf Audits und Offenlegungsanfragen zu reagieren.
• Den gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Iron Mountain kann über Ihre physischen Dokumente verfügen, indem wir sie sicher aufbewahren, vernichten oder nach der Digitalisierung an Sie zurückschicken.

Die Lösung hilft Ihrem Unternehmen dabei:

• Effizienz zu steigern: Steigern Sie die Produktivität und senken Sie die Kosten für manuelle Datensatzverwaltung. Autorisierte Benutzer:innen können über ein einziges webbasiertes Portal von jedem beliebigen Standort aus auf Datensätze zugreifen und diese durchsuchen.
• Compliance zu optimieren: Dank erweiterter Funktionen für Datensicherheit, Audits, Nachverfolgung und Berichterstellung werden Daten geschützt und die Compliance optimiert, um Kosten zu senken.
• Nachhaltiger zu arbeiten: Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch, den Papierabfall und die Umweltbelastung.

Fakten aus der Branche

25 % ihrer Zeit verbringen Mitarbeiter:innen mit der Suche nach Dokumenten, Informationen oder Personen.

Human Resources Director