Iron Mountain® Υπηρεσια Image on Demand

Επιχειρηματικη προκληση

Πραγματοποιείτε μετάβαση προς ένα ψηφιακό περιβάλλον πληροφοριών, όμως, τα έντυπα αρχεία εξακολουθούν να είναι σημαντικό κομμάτι των ροών εργασίας πληροφοριών και της αρχειοθέτησής σας. Θα θέλατε πλήρη μετατροπή των πληροφοριών που βρίσκονται σε χαρτί και φιλμ, (π.χ. μικροφίλμ, microfiche και διάτρητες κάρτες) σε ψηφιακή μορφή, όμως, η 100% μετατροπή όλων αυτών των υλικών ενδέχεται να μην είναι οικονομικά συμφέρουσα πρακτική.

Εξακολουθείτε να ταλαιπωρείστε με τις δυσκολίες που φέρνουν οι πληροφορίες σε χαρτί, όπως ενδεικτικά δυσκολίες εύρεσης των πληροφοριών που χρειάζεστε όταν τις χρειάζεστε, εμπλοκές στις επιχειρησιακές διεργασίες και τις ροές εργασιών, αυξημένους κινδύνους που σχετίζονται με την ασφάλεια των πληροφοριών και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και πολλά άλλα. Λαμβάνοντας υπόψη την αυξανόμενη κινητικότητα του εργατικού δυναμικού, χρειάζεστε έναν τρόπο για να αποκτάτε πρόσβαση σε φυσικά αρχεία και να τα μοιράζεστε με την ομάδα σας ενώ τα μέλη της εργάζονται εξ αποστάσεως. Ξέρετε την κατάσταση και την ξέρουμε και εμείς. Αν έχετε πληροφορίες σε φιλμ, έχετε τον επιπλέον πονοκέφαλο της αποθήκευσης και της συντήρησης του εξοπλισμού που απαιτείται για την προβολή των πληροφοριών.

Πως θα σας φαινοταν:

• Αν μπορούσατε να δώσετε στο εργατικό δυναμικό που εργάζεται εξ αποστάσεως τη δυνατότητα να σας διαθέτει άμεσα τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ψηφιακή μορφή, ανεξαρτήτως της μορφής αρχικής αποθήκευσης;
• Αν είχατε γρήγορη, εύκολη και οικολογική ανάκτηση των πληροφοριών -σε χαρτί και φιλμ- που είναι αποθηκευμένες σε τοποθεσία εκτός του χώρου εργασίας;
• Αν διατηρούσατε μια λιγότερο δαπανηρή διαδικασία ψηφιοποίησης των πληροφοριών σε χαρτί και φιλμ χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία pay-as-you-go (πληρωμή ανάλογα με τη χρήση), για την οποία δεν απαιτείται επένδυση κεφαλαίου.

Πως λειτουργει

Το Image on Demand είναι μια εναλλακτική υπηρεσία παράδοσης εγγράφων για τη σταδιακή μετατροπή σε ψηφιακή μορφή χαμηλών όγκων πληροφοριών που βρίσκονται σε χαρτί ή φιλμ, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες. Κατά τη σύνδεσή σας στο online εργαλείο παραγγελίας της Iron Mountain, μπορείτε να υποβάλετε αίτημα για την ψηφιοποίηση έντυπων εγγράφων ή τμημάτων φιλμ από τα φυσικά αρχεία και έγγραφα που έχετε αποθηκευμένα σε εμάς. Η ομάδα της Iron Mountain ανακτά, προετοιμάζει και σαρώνει το υλικό. Χρησιμοποιούνται ειδικοί σαρωτές για τη μετατροπή των πληροφοριών από φιλμ και βιβλιοδετημένων βιβλίων σε ψηφιακές εικόνες.

Οι σαρωμένες πληροφορίες ευρετηριάζονται, επιθεωρούνται ως προς την ποιότητα, κρυπτογραφούνται για λόγους ασφάλειας και παραδίδονται με ασφάλεια χρησιμοποιώντας ιδιωτικό sFTP. Οι ομάδες σας μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στις εικόνες και στα δεδομένα για να συνεχίσουν την εκτέλεση των τυπικών επιχειρησιακών διαδικασιών τους. Μετά τη σάρωση, επιστρέφουμε το έγγραφο στην αρχική τοποθεσία αποθήκευσής του. Αυτή η υπηρεσία pay-as-you-go (πληρωμή ανάλογα με τη χρήση) ελαχιστοποιεί το κόστος, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να ψηφιοποιείτε μόνο τα έντυπα αρχεία που χρειάζεστε.

Με την υπηρεσια image on demand θα ειστε σε θεση:

• Να είστε πιο αποτελεσματικοί, κοινοποιώντας πληροφορίες στα άτομα που τις χρειάζονται, φροντίζοντας παράλληλα για τη διατήρηση της ασφάλειας των πληροφοριών και της προστασίας των προσωπικών δεδομένων.
• Να είστε πιο αποδοτικοί διαθέτοντας τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ψηφιακή μορφή.
• Nα μειώσετε το κόστος μετατροπής φυσικών πληροφοριών σε ψηφιακή μορφή χρησιμοποιώντας ένα μοντέλο χρέωσης «pay-as-you-go» (πληρωμή ανάλογα με τη χρήση).

Συμπληρωματικες υπηρεσιες

Με την Αποθήκευση εγγράφων της Iron Mountain, θα έχετε ασφαλή και προστατευμένα τα πολύτιμα φυσικά αρχεία και έγγραφά σας και θα μπορείτε να τα διαχειρίζεστε με ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων.

Οι Υπηρεσίες ψηφιακής ανάκτησης της Iron Mountain είναι μια συνδρομητική λύση για πελάτες οι οποίοι επιθυμούν να ψηφιοποιήσουν μεγάλους όγκους έντυπων αρχείων που είναι αποθηκευμένα στις εγκαταστάσεις της Iron Mountain. Αφού ολοκληρωθεί η ψηφιοποίηση των φυσικών εγγράφων σας , μπορείτε να τα αποθηκεύσετε, να τα αναζητήσετε και να να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά με ασφάλεια στo ψηφιακό αποθετήριό μας.