Iron Mountain Smart Sort

Επιτύχετε διακυβέρνηση των πληροφοριών και τους επιχειρηματικούς σας στόχους

Πρόβλημα...

• Έχετε κληρονομήσει έναν μεγάλο όγκο αρχείων;
• Δυσκολεύεστε να εντοπίσετε αρχεία όταν τα χρειάζεστε;
• Θέλετε να μετακινήσετε το απόθεμά σας, αλλά πρώτα πρέπει να καταστρέψετε ό,τι δεν χρειάζεστε πλέον;
• Θέλετε να καταστρέψετε αρχεία, αλλά δεν μπορείτε να απομονώσετε με σιγουριά εκείνα που είναι κατάλληλα για καταστροφή χωρίς να προχωρήσετε σε μια σημαντική επένδυση;
• Θέλετε να εκμηδενίσετε τη χρήση χαρτιού αλλά δυσκολεύεστε να αποφασίσετε ποια αρχεία πρέπει να ψηφιοποιήσετε;
• Θέλετε να απομονώσετε αρχεία για μια συγχώνευση, εξαγορά ή εκποίηση;

Αν απαντήσατε “Ναι” σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις, ρωτήστε μας για την Smart Sort της Iron Mountain.

Η πρόκλησή σας

Πρεπει να ταξινομησετε και να αναδιοργανωσετε το αποθεμα αρχειων σας, ωστε να λαβετε αιτιολογησιμες αποφασεις σχετικα με τη διαθεση. Δυστυχως, αυτο δεν ειναι τοσο απλο οσο ακουγεται. 

Για ποιό λόγο η διάθεση είναι τόσο περίπλοκη; 

• Έλλειψη ακεραιότητας/ορατότητας αποθέματος:
  Όταν τα βασικά μεταδεδομένα δεν καταγράφονται και δεν ταξινομούνται σε όλο τον κύκλο ζωής των πληροφοριών, η αναζήτηση, η διαχείριση και η λήψη αποφάσεων σχετικά με τα αρχεία που πρέπει να διατηρηθούν, να ψηφιοποιηθούν ή να καταστραφούν γίνεται δύσκολη.
• Περιπλοκότητα ανακατεμένων τύπων αρχείων και ημερομηνιών συμβάντων:
  Οι διαφορετικοί τύποι αρχείων έχουν διαφορετικές απαιτήσεις. Αν τα αρχεία δεν είναι οργανωμένα σύμφωνα με την ταξινόμηση αρχείων ή την ημερομηνία συμβάντος, δεν μπορείτε να προβείτε σε σωστές και αιτιολογήσιμες ενέργειες.
• Η αναδιοργάνωση των αρχείων είναι μια δαπανηρή διαδικασία που απαιτεί πολλούς ανθρώπινους πόρους:
  Δεν έχετε τους πόρους για να ταξινομήσετε κάθε αρχείο με βάση την ημερομηνία καταλληλότητας για καταστροφή, τον τύπο αρχείου, ένα μοναδικό αναγνωριστικό ή άλλη απαίτηση.

Τι σημαίνει αυτό

• Περιττό κόστος:
  Οι μεγάλοι όγκοι αρχείων χωρίς μεταδεδομένα σε επίπεδο αρχείου που αποθηκεύονται χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι ημερομηνίες καταλληλότητας για καταστροφή ή η ταξινόμηση αρχείου θα επηρεάσουν την ικανότητά σας για αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματός σας.
• Αυξημένος κίνδυνος:
  Η διατήρηση αρχείων για διάστημα μεγαλύτερο από το απαιτούμενο αυξάνει τον κίνδυνο απώλειας πληροφοριών και τον κίνδυνο ρυθμιστικών παραβάσεων. Επίσης, ενισχύει την περιπλοκότητα όσον αφορά τις διαδικασίες νομικής ανακάλυψης, ανταπόκρισης στον έλεγχο και διαχείρισης της συμμόρφωσης.
• Απώλεια παραγωγικότητας:
  Για να μπορείτε να βρίσκετε αυτό που θέλετε και να λαμβάνετε γρήγορα αποφάσεις σχετικά με τη διάθεση αρχείων, χρειάζεστε ένα καλά οργανωμένο απόθεμα. Χωρίς μια αποτελεσματική διαδικασία για την ταξινόμηση και αναδιοργάνωση των αρχείων, κινδυνεύετε να χάσετε χρόνο και να καθυστερήσετε την εκπλήρωση των σημαντικών στόχων σας.

Απλοποίηση και επίσπευση της λήψης αποφάσεων

Με το Smart Sort της Iron Mountain, μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα και έξυπνα αποφάσεις σχετικά με τα παλαιά αρχεία σας, ώστε να αποκτήσετε ένα πιο συμμορφούμενο και αποτελεσματικό πρόγραμμα διαχείρισης αρχείων.

Η εκπαιδευμένη ομάδα διαχείρισης αρχείων μας θα χρησιμοποιήσει πληροφορίες από τη βάση δεδομένων σας και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης αρχείων για να αυτοματοποιήσει την αιτιολογήσιμη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο αρχείου. Θα ταξινομήσουμε και θα αναδιοργανώσουμε τα αρχεία σας, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε με αυτοπεποίθηση αποφάσεις σχετικά με τη διάθεση και να επιτυγχάνετε γρήγορα τους επιχειρηματικούς σας στόχους, όπως η αντιμετώπιση μιας εκποίησης, ενός νομικού ζητήματος ή οι απαιτήσεις καταστροφής. 

Μια οικονομική λύση

Με ένα άγγιγμα, η ομάδα της Iron Mountain μπορεί να λάβει μια απόφαση σε πραγματικό χρόνο, σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης αρχείων σας, σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε με το αρχείο σας. Αυτό δημιουργεί σημαντικές οικονομίες κλίμακας, επιτρέποντάς μας να σας προσφέρουμε μια πραγματικά οικονομική λύση. 

Η ομάδα μας μπορεί να σας υποστηρίξει, είτε από τα Κέντρα αρχείων της Iron Mountain είτε στην τοποθεσία σας.