Records and Information Management
Smart Reveal
Διαχειριστείτε κιβώτια αρχείων με άγνωστο περιεχόμενο
Επικοινωνήστε μαζί μαςΈχετε αποθηκευμένα αρχεία με ανεπαρκή έως καθόλου περιγραφικά δεδομένα;
Για να διαχειριστείτε το απόθεμα των αρχείων σας και να λάβετε αποφάσεις σχετικά με τη διάθεσή τους, πρέπει να γνωρίζετε τι έχετε και ενδεχομένως ποιος είναι ο κάτοχος του κάθε κιβωτίου.
Αν δεν γνωρίζετε αυτές τις πληροφορίες, δεν μπορείτε να ενεργήσετε αναλόγως και θα διατηρήσετε το απόθεμά σας για πολύ περισσότερο καιρό από όσο χρειάζεται. Μπορείτε να ξοδέψετε χρόνο και πόρους για να ελέγξετε κάθε κιβώτιο με τον παραδοσιακό τρόπο. Αυτή η διαδικασία είναι δύσκολη, ιδίως αν τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα σε πολλές τοποθεσίες.
Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε το Iron Mountain Smart Reveal. Αυτή η λύση συνδυάζει τα ιστορικά μεταδεδομένα με φωτογραφίες που δείχνουν το κάθε κιβώτιο εξωτερικά, αλλά και μια άποψη του περιεχομένου του από πάνω, επιτρέποντάς σας να λάβετε γρήγορες και δικαιολογημένες αποφάσεις σχετικά με τη διάθεση των αρχείων σας.
Θα έχετε στη διάθεσή σας όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να προβείτε σε ενέργειες όπως οι εξής:
Ενημέρωση μεταδεδομένων και περιγραφών
Αποστολή στην εισαγωγή δεδομένων για ευρετηρίαση σε επίπεδο φακέλων
Αποστολή κιβωτίου στον κάτοχο
Ψηφιοποίηση εγγράφων
Καταστροφή περιεχομένου κιβωτίου κ.ά.
Smart Reveal
Συνοπτική παρουσίαση λύσης
Εντοπισμός αποθηκευμένων κιβωτίων που συνοδεύονται από λίγες έως καθόλου περιγραφικές πληροφορίες.
Φωτογράφιση της πρόσοψης των κιβωτίων και άποψη του περιεχομένου τους από πάνω, με επιλογές για τη λήψη περισσότερων φωτογραφιών ανάλογα με τις απαιτήσεις σας.
Έλεγχος φωτογραφιών κιβωτίων μέσω της ασφαλούς πύλης μας. Επιλογή της απαιτούμενης ενέργειας για κάθε κουτί.
- Καταστροφή κιβωτίου
- Αποστολή κιβωτίου σε εμένα
- Απεικόνιση περιεχομένου κιβωτίου
- Αποστολή στην εισαγωγή δεδομένων
Με το Iron Mountain Smart Reveal:
Γνωρίζετε τι έχετε
Αποκτήστε μια πλήρη εικόνα του αποθέματος των αρχείων σας, ώστε να μπορείτε να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις και να προβείτε στις ανάλογες ενέργειες.
Μπορείτε να λάβετε δικαιολογημένες αποφάσεις σχετικά με τη διατήρηση, την καταστροφή ή την ψηφιοποίηση των αρχείων σας
Δεν χρειάζεται πλέον να αποθηκεύετε τα πάντα, να ψηφιοποιείτε τα πάντα ή να καταστρέφετε αδιακρίτως αρχεία που οφείλετε να διατηρήσετε. Τώρα, μπορείτε να νιώθετε σιγουριά, καθώς γνωρίζετε ότι λαμβάνετε τη σωστή απόφαση για κάθε αρχείο, κάθε φορά.
Μειώνετε το κόστος και τους κινδύνους της αποθήκευσης
Όταν αποθηκεύετε τα πάντα, το κόστος αυξάνεται, ενώ υπάρχει κίνδυνος να χάσετε πληροφορίες και να μην εκπληρώσετε κάποιες απαιτήσεις συμμόρφωσης. Είναι κρίμα να πληρώνετε για την αποθήκευση αρχείων που δεν χρειάζεται πλέον να διατηρείτε.
Βελτιώνετε την παραγωγικότητα
Αυξήστε την ταχύτητα και την απόδοση του οργανισμού σας, προσφέροντας στους εργαζομένους τη δυνατότητα να βρίσκουν αυτό που χρειάζονται και να λαμβάνουν γρήγορες αποφάσεις.
Συνήθεις ερωτήσεις
Πώς θα ξέρω ποια κιβώτια αρχείων είναι κατάλληλα για το Smart Reveal;
Μπορεί η Iron Mountain να με βοηθήσει να αποφασίσω ποια κιβώτια πρέπει να περάσουν από τη διαδικασία του Smart Reveal;
Πόσες φωτογραφίες παρέχει το Smart Reveal;
Μπορεί το Smart Reveal να χρησιμοποιηθεί για μη έντυπα αρχεία;
Τι χρειάζεται η Iron Mountain από εμένα για να δημιουργήσει ένα έργο Smart Reveal;
Μπορώ να αποφασίσω πόσα κιβώτια θέλω να περάσουν από τη διαδικασία του Smart Reveal;
Υπάρχει κάποιος ελάχιστος αριθμός κιβωτίων που απαιτείται για τη χρήση του Smart Reveal;
Το απόθεμά μου βρίσκεται σε διάφορες εγκαταστάσεις αποθήκευσης αρχείων. Θα έχω την ίδια εμπειρία σε κάθε τοποθεσία;
Υπάρχουν άλλα προϊόντα ή προγράμματα που συνδυάζονται με το Smart Reveal για την εκκαθάριση των παλιών αρχείων μου;
Το Iron Mountain Smart Sort βοηθά στην ταξινόμηση και στην αναδιοργάνωση των αναμεμειγμένων φακέλων σας με βάση την επιλεξιμότητα καταστροφής, τον τύπο αρχείου, την κατάσταση αρχείου, το μοναδικό αναγνωριστικό ή οποιοδήποτε άλλο κριτήριο αποφασίσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφθείτε τη διεύθυνση ironmountain.com/el-gr/smartsort.