Ανακαλύψτε τι κρύβεται μέσα στα κιβώτια αποθήκευσης των αρχείων σας

Εντοπίστε και λάβετε δικαιολογημένες αποφάσεις σχετικά με το απόθεμα των αρχείων σας με το Iron Mountain Smart Reveal

Επιχειρηματική πρόκληση

Όταν τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα χωρίς μεταδεδομένα ή περιγραφικές πληροφορίες, είναι αδύνατον να καταλάβετε τι έχετε και να αποφασίσετε τι πρέπει να διατηρηθεί, τι μπορεί να καταστραφεί δικαιολογημένα και τι μπορεί να ψηφιοποιηθεί. Για να συλλέξετε τις πληροφορίες που λείπουν, πρέπει να κάνετε μια δύσκολη διαδικασία που απαιτεί τον έλεγχο και την καταγραφή του περιεχομένου κάθε κιβωτίου με μη αυτοματοποιημένο τρόπο. Τι γίνεται αν δεν έχετε το κεφάλαιο, το προσωπικό, την τεχνογνωσία, τον χρόνο και τον χώρο που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός τόσο μεγάλου έργου;

Πώς σας επηρεάζει αυτό

Αν δεν έχετε πλήρη εικόνα του αποθέματος των αρχείων σας (με αποτέλεσμα να μην μπορείτε να λάβετε αποφάσεις με σημαντική αιτιολόγηση), η μοναδική επιλογή είναι να κρατήσετε τα αρχεία σας αποθηκευμένα επ’ αόριστον. Αυτό συνεπάγεται περιττά έξοδα και κινδύνους, ενώ περιορίζει τη δυνατότητά σας να βρίσκετε πληροφορίες ή να ανταποκρίνεστε γρήγορα σε υποχρεώσεις συμμόρφωσης, συγχωνεύσεις, εξαγορές και εκποιήσεις.

Μήπως…

• αποθηκεύετε αρχεία με λίγες έως καθόλου περιγραφές των κιβωτίων;
• έχετε κιβώτια με άγνωστο περιεχόμενο;
• πρέπει να γνωρίζετε τι υπάρχει μέσα σε αυτά τα κιβώτια;
• διατηρείτε αυτά τα κιβώτια για περισσότερο καιρό από όσο χρειάζεται;
• δεν έχετε τους πόρους, τον χρόνο και τον χώρο για να βρείτε τη λύση μόνοι σας
• διστάζετε να ξεκινήσετε μια εκκαθάριση;

Αν απαντήσατε “ναι” σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις, ζητήστε μας πληροφορίες σχετικά με το Iron Mountain Smart Reveal.

Περίπου το 20% των έντυπων αρχείων είναι αποθηκευμένα σε κιβώτια με λίγα έως καθόλου μεταδεδομένα.* Αυτό κάνει την εκκαθάριση των παλιών αρχείων σαςεξαιρετικά δύσκολη.

Η έρευνα για τις προτεραιότητες στην αναγνώριση και στον εντοπισμό των αρχείων πραγματοποιήθηκε από έναν τρίτο πάροχο τον Απρίλιο του 2022.

Πλήρης εσωτερική και εξωτερική εικόνα των αρχείων σας

Αποκτήστε τα μεταδεδομένα που χρειάζεστε σε επίπεδο κιβωτίου για να λάβετε δικαιολογημένες αποφάσεις

Το Smart Reveal είναι μια οικονομική λύση που σας παρέχει τόσο φωτογραφίες όσο και πληροφορίες σχετικά με αποθηκευμένα κιβώτια αρχείων με άγνωστο περιεχόμενο, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε τεκμηριωμένα τι πρέπει να κάνετε, π.χ. να τα διατηρήσετε, να τα καταστρέψετε δικαιολογημένα, να ενημερώσετε τα μεταδεδομένα, να εκχωρήσετε την κατοχή τους, να ψηφιοποιήσετε τα αρχεία ή να κάνετε ό,τι άλλο χρειάζεται.

Με τη λύση Smart Reveal, φωτογραφίζουμε το κάθε κιβώτιο εξωτερικά, ενώ σας δείχνουμε επίσης μια άποψη του περιεχομένου του από πάνω, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε τι έχει μέσα. Η λύση παρέχει τα ιστορικά μεταδεδομένα που υπάρχουν, ώστε να έχετε στη διάθεσή σας ό,τι χρειάζεστε για να αξιολογήσετε το περιεχόμενο του κάθε κιβωτίου και να αποφασίσετε τεκμηριωμένα τι ενέργεια πρέπει να γίνει.

Μια τέτοια ενέργεια μπορεί να είναι η εξής:

• Άμεση ενημέρωση των μεταδεδομένων και των περιγραφών σε επίπεδο κιβωτίου
• Καταστροφή επιλεγμένων κιβωτίων
• Εκχώρηση νόμιμης κατοχής
• Αποστολή κιβωτίων στην εισαγωγή δεδομένων για καταχώριση
• Αποστολή κιβωτίων για περαιτέρω έλεγχο
• Ψηφιοποίηση εγγράφων
• Προσαρμογή ποσότητας και γωνίας φωτογραφιών για έλεγχο από εσάς