La idea de que la gestión de los documentos y archivos debe ser una actividad vital en la organización, al igual que la contabilidad, los recursos humanos o la informática, no es nueva. Sin embargo, la mayoría de empresas siguen rezagadas a la hora de garantizar que los procesos de gestión documental son consistentes y efectivos en toda la compañía. A pesar de que la dirección y otras partes interesadas suelen estar de acuerdo acerca de la necesidad de mejorar el estado de dichas prácticas y de reconocer que un programa de gestión de documentos y archivos consistente y conforme a la normativa beneficiaría a la organización, parece que otras iniciativas siempre tengan prioridad.

Por qué la gestión documental debe ser una prioridad

Parece fácil entender por qué actividades como la contabilidad, los recursos humanos o la informática no son opcionales. Se debe pagar a los empleados, es necesario entrevistar y contratar a nuevos trabajadores y los sistemas informáticos deben funcionar bien. Por ello, existen muchas más razones concretas por las que estas actividades son primordiales y nadie considera que sean superfluas.

Entonces, ¿por qué la gestión de los documentos y los archivos a menudo solo se convierte en una prioridad a raíz de una auditoria o de la necesidad de presentar pruebas electrónicas, o cuando una organización no es capaz de presentar los archivos o la información exigida? Cuando ocurren estas cosas, las organizaciones se dan cuenta del precio que hay que pagar debido a la inconsistencia y al incumplimiento de la normativa: multas importantes, deterioro de la reputación y recursos malgastados, como el espacio y el tiempo de los empleados. Estos daños demuestran que el coste a largo plazo del incumplimiento de la normativa es mucho mayor que el coste inicial de la introducción de un programa de gestión de la documentación.

En algunos sectores, las prácticas inadecuadas de gestión documental pueden provocar consecuencias peligrosas para los clientes de una empresa. En el sector sanitario, por ejemplo, los expedientes incompletos de pacientes o los retrasos al acceder a sus historiales médicos pueden hacer que los profesionales sanitarios tomen decisiones inadecuadas y perjudicar a los pacientes.

Beneficios de una correcta gestión documental

Garantizar que la utilización de un programa de gestión documental y archivo se percibe como algo imprescindible en lugar de aconsejable será de gran beneficio para cumplir con la normativa y minimizar riesgos. Las empresas que logren introducirlo en toda la organización se darán cuenta rápidamente de las mejoras en su eficiencia operacional.

Los profesionales sanitarios serán capaces de entender mejor la información de los pacientes para obtener una visión completa que les permita proporcionar un tratamiento adecuado. Los empleados de empresas petroleras y de gas que trabajen en varias jurisdicciones podrán acceder a los documentos apropiados de forma electrónica, lo que les permitirá tomar decisiones más rápidamente. Las empresas de todos los sectores se darán cuenta de que ya no se malgastan sus valiosos recursos internos, lo que puede ayudarlas a ahorrar a largo plazo; de hecho, dichos recursos se pueden incluso destinar a otras iniciativas estratégicas.

Hacer que la gestión de los documentos sea una prioridad exigirá el apoyo de la dirección ejecutiva y modificaciones en el modo en que la empresa gestiona sus activos de información. Un cambio hacia una correcta gestión de la información en toda la empresa (un enfoque integral para gestionar la documentación y los archivos con el compromiso y la colaboración de los responsables de la propia gestión de documentos y archivos, de los departamentos jurídico, de privacidad y de informática y de los proveedores externos) ayudará a garantizar que las iniciativas para la gestión de documentos se perciban como una prioridad.

Aunque cambiar la percepción sobre la gestión de los documentos puede llevar tiempo, lograr la aceptación, el compromiso y el apoyo de las partes interesadas hará que el proceso despegue y contribuirá a que las empresas trabajen hacia su objetivo de cumplir con la normativa, logar consistencia, alcanzar una eficiencia mejorada, y ahorrar en costes.