Servicio de Digitalización del Correo Postal de las Entidades Hipotecarias

Durante los últimos tiempos se ha podido comprobar que recoger, digitalizar, difundir y encaminar la afluencia de correo a gran escala supone un enorme reto en el sector de la banca y en la tramitación de su préstamos hipotecarios. Para ilustrarlo, vamos a ver un caso muy claro al que hemos asistido en los años recientes debido a los picos de las hipotecas impulsados por los fluctuantes tipos de interés y por un cambio en el sistema de trabajo con la implantación del teletrabajo.

Servicio de Digitalización de Correo Postal para Entidades Hipotecarias

Cuando se piensa en sectores que se mueven a la velocidad del rayo, es probable que la financiación hipotecaria no sea lo primero que venga a la mente. Existen importantes obligaciones (como la ampliación de la supervisión reglamentaria y los requisitos exclusivos de los inversores) que ralentizan los procesos en todos los puntos de contacto. Además de no ser conocido por moverse con rapidez, en los últimos años se ha podido comprobar que el reto que supone la digitalización de correo en entidades hipotecarias es una cuestión fundamental y que hay que abordar lo antes posible.

Ventajas del Correo Digital en Entidades Hipotecarias

Las ventajas de la digitalización del correo postal en entidades hipotecarias son numerosas: se agilizan procesos, se mejora la eficiencia y productividad del trabajo, se accede y se almacena información de forma segura, se conectan datos entre plataformas y, al mismo tiempo, se reduce el uso de papel. Pero, veamos la importancia de la digitalización de correo en entidades hipotecarias basándonos en un caso concreto.

En términos de escalabilidad, el Correo Digital permite acelerar más y más rápido de lo que una entidad hipotecaria podría por sí misma con los procesos manuales de correo postal y experimentar un aumento anual en la incorporación de nuevos clientes hipotecarios gracias a su mayor capacidad para responder a la demanda del mercado y a la reorientación de los recursos de personal hacia los puestos de creación de ingresos.

Al aplicar nuestra tecnología de Correo Digital, que incluye capacidades de aprendizaje automático e inteligencia artificial, las entidades hipotecarias pueden mejorar su flujo de trabajo global de principio a fin para un futuro más próspero.

• Seguimiento integral de documentos gracias al aprendizaje automático, la digitalización y los flujos de trabajo herméticos.
• Reducción de los costes de gestión de documentos y de los tiempos de los ciclos de seguimiento.
• Se admiten más de 250 tipos de documentos diferentes.
• Se gestionan los documentos de seguimiento de miles de compañías de títulos y jurisdicciones de registro.
• Las excepciones se gestionan de forma automatizada mediante la identificación rápida de los documentos defectuosos para corregirlos.
• Durante 2020-2021, se ha facilitado la escala para soportar un aumento del 30% anual en la producción neta de hipotecas o reducciones drásticas de refinanciación del 70% en 2022 sin afectar a los resultados.

¿Por qué digitalizar el correo postal?

Cuando la pandemia nos sumió a todos en un frenesí económico, el sector hipotecario tuvo que adaptarse rápidamente. Los tipos de interés de los préstamos cayeron en picado hasta un mínimo histórico en 2020 y 2021, y la gente empezó a evaluar sus necesidades de vivienda. Mientras que algunos refinanciaron sus casas por completo, muchos dieron el salto a la compra de nuevas viviendas.

Con esta fluctuación de volumen a gran escala, una de las principales entidades hipotecarias del país experimentó más actividad de correo de la que podía manejar. Desde más documentos de seguimiento y correspondencia de clientes hasta modificaciones y solicitudes de indulgencia, la cantidad de correo entrante planteaba retos logísticos en su oficina, el trabajo con los proveedores y las interacciones cotidianas con los clientes.

Y el aumento de la actividad de la sala de correo tuvo que ser apoyado con un modelo de personal que pasó inmediatamente al teletrabajo. Si todo este correo entrante no se gestionaba de forma adecuada y eficiente, esta entidad se arriesgaba a sufrir consecuencias tanto en las operaciones internas como en la reputación externa.

¿Qué solución de correo digital ofrece Iron Mountain España?

Ante la urgente necesidad de digitalización de correo en entidades bancarias, Iron Mountain se presentó como una solución segura. Esta entidad hipotecaria se dio cuenta de que necesitaba una forma de recopilar, digitalizar, categorizar, difundir y destruir de forma segura grandes cantidades de correo a todos los niveles. Para conseguirlo, decidieron dar el salto con nuestra solución Correo Digital. Con el servicio de Correo Digital de Iron Mountain, esta entidad ayudó a agilizar significativamente sus operaciones de forma segura y conforme a la normativa.

Contacta con nuestro equipo y solicita presupuesto

La conclusión a la que se llegó una vez superado el momento de crisis en la gestión de correo, es que el cambio a un correo totalmente digital ayudó a esta entidad a reducir los montones de papel y burocracia para satisfacer las necesidades de sus clientes y socios del sector. Lo que normalmente llevaría de 7 a 10 días, a nuestro equipo le llevó menos de 24 horas procesar, categorizar y compartir con la entidad o su socio asignado. Nuestro centro de admisión centralizó los documentos de la entidad y pudimos hacer que la información fuera rápidamente visible y disponible para los clientes.

Al centralizar la ingesta de contenido físico y digital, utilizamos el aprendizaje automático para clasificar el contenido de la entidad, extraer el valor y aplicar las políticas. Lo que ayudó a agilizar aún más este proceso fue que todo esto se hizo en el punto de entrada del correo postal.

Tomamos más de 250 tipos de documentos, incluidos los instrumentos de seguridad registrados, las pólizas de título, los requisitos de los inversores y la correspondencia de los clientes, y ayudamos a mejorar la eficiencia de los procesos y los tiempos de entrega. Gracias a nuestro trabajo conjunto, esta entidad crediticia consiguió una reducción del 25% en los costes de gestión de documentos como consecuencia de la reducción del tiempo de revisión y entrega de los mismos.

Si tú también deseas obtener más información sobre cómo dar el un paso más en la digitalización de correo en entidades hipotecarias, puedes contactarnos aquí.