Digitalización
Unificación de datos físicos y digitales
Limpia y ordena expedientes físicos. Escanea e incorpora documentos desde tus sitios, los sitios de Iron Mountain y otros repositorios digitales.
Transforma la operativa de tu departamento de recursos humanos
Guías de soluciones
Organiza la información de tus empleados con las soluciones de Iron Mountain para Recursos Humanos
Solución de Recursos Humanos de Iron Mountain
Reto
Cuando se tiene una plantilla híbrida y los expedientes de RR. HH. están en diferentes formatos y ubicaciones, su gestión puede ser todo un reto. Garantizar que la documentación de los empleados sea completa, esté actualizada y se gestione de acuerdo con la legislación y las normativas en constante cambio es una prioridad.
La búsqueda de información de RR. HH., como formularios de consentimiento firmados, obligaciones contractuales o consideraciones de salud laboral, entre otros, y la elaboración de informes de auditoría puede llevar mucho tiempo y requerir mucho esfuerzo manual. Y lo que es más importante, si no se gestiona correctamente, el uso compartido de documentos de los empleados puede exponer información confidencial.
Impacto
Los beneficios de la digitalización no son exagerados. La gestión de documentos en papel cuesta a las organizaciones tiempo y dinero: Por ejemplo, un cliente de Iron Mountain InSight® afirmó haber ahorrado hasta 26 000 horas al año1 gracias a la mejora de la colaboración de los empleados con documentos digitales.
Además, se exige a las organizaciones cumplir estrictas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos (una implementación del RGPD en el Reino Unido), para garantizar que los datos personales se destruyan de forma justificable de acuerdo con sus reglas sobre periodos de retención. El incumplimiento puede dar lugar a multas que podrían tener un impacto negativo en las empresas.
Imagina que pudieras...
Adoptar una plataforma unificada, segura y conforme a la normativa donde reunir tanto la documentación digital existente como la documentación física recientemente digitalizada con el fin de superar los desafíos mediante:
- La búsqueda y localización rápida y sencilla de documentos
- Mejorar la productividad del departamento de RR. HH. con una colaboración eficiente incluso de forma remota
- Proteger los datos de los empleados y la mejorar de la seguridad y las auditorías
- Garantizar que los documentos críticos están actualizados y no se pasa por alto ninguna renovación
Unificación de registros de RR. HH. físicos y digitales
La solución de RR. HH. de Iron Mountain es una oferta de software como servicio (SaaS) que permite a los empleados y a los socios empresariales internos escanear y almacenar todos los archivos relacionados con RR. HH. en un repositorio de contenido seguro en la nube, lo que agiliza los procesos de RR. HH. En función de los derechos de acceso basados en perfiles, podrás buscar la documentación que necesites y compartirla con las partes interesadas internas y externas para permitir una colaboración más eficaz, independientemente de la ubicación de trabajo. Al contar con una vista centralizada, tendrás el nivel de supervisión que necesitas, además de paneles de gestión donde consultar datos y métricas con información útil, así como recibir alertas sobre las fechas de vencimiento. A través de la solución, los departamentos de RR. HH. pueden hacer un seguimiento de los documentos de los empleados y tomar medidas proactivas, como renovar certificados, ID o pruebas de cumplimiento de las políticas de los empleados antes de que venzan.
Cómo funciona
Almacenamiento
Expedientes cifrados en un repositorio seguro
Gracias a los permisos basados en funciones, solo los usuarios autorizados acceden a tus documentos digitalizados en una plataforma segura y en el momento que lo necesitan.
Búsqueda
Localización rápida de lo que necesitas
La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite buscar el contenido de los documentos por texto o índice.
Acceso
Intercambio de información con las partes interesadas
Comparte expedientes fácilmente con usuarios internos y externos, como enlaces y archivos adjuntos de correo electrónico.
Beneficios
- Un repositorio de contenido centralizado y seguro que elimina los silos, lo que permite a los empleados de RR. HH. encontrar de forma rápida y sencilla lo que necesitan.
- Una vista de 360 grados de la información de los empleados donde los documentos están vinculados a los datos de los empleados.
- Posibilidad de rastrear la información crítica que falta en los expedientes de los empleados, por ejemplo, el contrato, para ayudar a lograr el cumplimiento y el bienestar de los empleados.
- Mejor gestión y uso de la información, reduciendo el tiempo y el esfuerzo invertidos en buscar lo que se necesita.
- Si quieres obtener funciones adicionales, tienes la opción de mejorar tu suscripción para permitir la automatización de flujos de trabajo para procesos centrados en documentos.
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Datos del sector
A pesar de que el 61,9 % de las empresas planean aumentar el teletrabajo actualmente y en los próximos años2 , los empleados híbridos y remotos tienen dificultades para acceder a los documentos de forma rápida y segura. Aproximadamente el 80 % de los empleados que trabajan fuera de la oficina, ya sea a tiempo parcial o completo3 , necesitan la digitalización.