Les écoles publiques de wolf creek passent au numérique pour améliorer la gestion de l’information

Défi

Les écoles publiques de WolfCreek souhaitaient améliorerl’accès aux données des élèveset éviter au personnel de devoirrechercher manuellement lesdossiers papier. Cette vision denumérisation a été accéléréepar la décision du gouvernementd’Alberta d’adopter uneplateforme extranet de stockagedes dossiers électroniques.

Solution

Assurant une chaîne de contrôlecomplète, le service d’IronMountain^MD allie gestion desdossiers hors-site et imagerienumérique à la demande. Unefois numérisés et téléchargés,les documents originaux sontpréparés pour leur destructionsécurisée par les spécialistesd’Iron Mountain.

Résultats

Les élèves bénéficientd’une meilleure expérienced’intégration. Leurs dossiersnumériques les suivent dansleurs progrès et ils peuvent yaccéder en quelques clics. Lesenseignants consacrent plusde temps à l’enseignement etles écoles bénéficient d’uneefficacité améliorée et de gainsde place.

Trouver les moyens decombler une lacune dumarché

Des défis administratifs quotidiens

Avec près de 7 300 élèves de l’école primaire à la DEC, les écolespubliques de Wolf Creek (WCPS) emploient 412 enseignants et 350 personnels de soutien répartis dans 30 écoles. Tout en apportant unsoutien important aux divers élèves, elles restent déterminées à faireen sorte que tous les établissements d’enseignement soient sûrs,accueillants et attentionnés.

La gestion efficace des dossiers des élèves joue un rôle majeur nonseulement dans la réussite scolaire mais également dans celui d’unsoutien émotionnel opportun. C’était un domaine que WCPS cherchaità améliorer et à transformer en atout majeur.

« Il y a eu une volonté grandissante de migrer vers des dossiersnumériques pour minimiser la possibilité que les dossiers des élèvessoient endommagés ou qu’ils soient examinés dans un autre endroit, »explique la Chargée de coordination logiciel, Kaila Clark.

Difficulté d’échange de dossiers entreles écoles

Cette vision de numérisation a été accélérée lorsque legouvernement d’Alberta a obligé toutes les écoles à adopter labase de connaissances PASI, une nouvelle plateforme extranet destockage des dossiers d’élèves au format électronique. Auparavant,les dossiers papier étaient utilisés, classés et échangés entre lesécoles. Ce processus lent était très coûteux et pouvait prendrejusqu’à huit semaines.

« S’inscrire dans une nouvelle école peut être une expérienceintimidante, notamment lorsqu’il manque des données decomportement, de santé ou autres », ajoute Mme Clark. « L’undes objectifs principaux du système PASI consiste à simplifier letransfert des données d’élèves. Ainsi, les nouveaux enseignantspeuvent comprendre les besoins initiaux d’apprentissage etdévelopper des plans d’éducation plus tôt, en garantissant desnotes et un apprentissage éducatif bien meilleurs. »

Passer à des flux de travailnumériques sûrs et efficaces

« Ce qui s’est vraiment dégagé de tout cela, c’était l’importance accordée par Iron Mountainà la sécurité et à la confidentialité des données. L’entreprise fournit par exemple une chaînede contrôle complète, des employés dotés d’une autorisation du gouvernement et des pistesd’audit claires. »

Kaila Clark, Chargée de coordination logiciel, Écoles publiques de Wolf Creek

Les données des élèves sont protégéesà chaque étape

Chaîne de contrôle complète

La date limite d’inscription au PASI (Provincial Approach to Student Information) approchant rapidement, unévénement opportun a permis de cristalliser la réflexion. « Iron Mountain a présenté une approche simple et faciled’utilisation du flux de travail numérique », se souvient Clark. « Ce qui s’est vraiment dégagé de tout cela, c’étaitl’importance accordée par Iron Mountain à la sécurité et à la confidentialité des données. L’entreprise fournit parexemple une chaîne de contrôle complète, des employés dotés d’une autorisation du gouvernement et des pistesd’audit claires. »

La crise de la COVID-19 a failli faire capoter le projet. « Bien que nos écoles n’aient pas été perturbées plus que cela,Iron Mountain a mobilisé des ressources supplémentaires afin d’aider à accélérer le traitement et la numérisationdes dossiers de nos élèves », explique Clark.

Gestion efficace du cycle de vie

Développée, testée et mise en place en moins de 12 semaines, la solution d’Iron Mountain^MD allie une gestion desdossiers hors-site et une numérisation à la demande. En tout, 4 550 dossiers d’élèves comprenant 47 types dedocuments furent collectés, indexés et rendus disponibles sous forme de PDF sur l’extranet PASI. Cela représentait385 070 images numériques.

Une fois numérisés et téléchargés dans le système PASI, les documents originaux sont préparés pour leur destructionsécurisée par les spécialistes d’Iron Mountain. « La gestion du cycle de vie de l’information et la conservation desanciens dossiers des élèves est une autre chose dont nous n’avons pas à nous inquiéter », déclare Clark.