Un détaillant sud-américain rationalise ses opérations RH et économise 30 millions de dollars par an

Lorsque vous êtes l'un des plus grands conglomérats de vente au détail, gérant certaines des plus grandes marques d'Amérique du Sud, vous visez toujours le succès. Ce géant de la vente au détail est fier d'offrir la meilleure expérience d'achat à ses clients avec des marques privées exclusives et des milliers de magasins physiques. Avec des ventes annuelles qui se chiffrent en milliards, cette entreprise emploie des dizaines de milliers de personnes.

Pour fonctionner à un tel niveau, ce détaillant doit garder un œil sur de nombreux éléments variables. L'un des domaines les plus importants à gérer est celui des ressources humaines (RH). Ces dernières années, les détaillants ont été particulièrement touchés en termes de roulement du personnel et de licenciements. Bien que la gestion des licenciements et des résiliations de contrat ne soit jamais facile, ce détaillant avait besoin d'une solution pour mieux gérer les 100 millions de dollars annuels liés à des poursuites judiciaires d'employés. Pour ce faire, il a déterminé que ses dossiers RH non structurés devaient être modifiés pour améliorer l'efficacité du processus juridique et faciliter le flux d'informations, permettant ainsi un accès plus facile aux bonnes personnes.

Défi

Il n'est pas rare que les services des ressources humaines gèrent à la fois les dossiers physiques et numériques des employés. Cependant, cela peut entraîner l'utilisation de systèmes distincts et des processus inefficaces. Les dossiers des employés constituent le meilleur moyen d'obtenir une vue d'ensemble des employés actuels ou précédents. Ils incluent des informations telles que les détails des négociations de contrat initiales, les évaluations de performance, les choix de prestations, et bien plus encore.

Avec un grand nombre d'employés et un taux de roulement élevé, des améliorations étaient nécessaires dans les opérations RH de ce détaillant.

Ses opérations RH internes n'étaient pas structurées entraînant :

• Un manque d'efficacité entre les départements
• Des délais de traitement des documents allant de 30 à 90 jours
• L'absence de règles métier intégrées
• L'absence de notifications automatiques

En l'absence d'un système plus avancé et d'un processus sécurisé de bout en bout, il n'y avait aucun moyen d'informer les parties concernées des documents exigés par le gouvernement en cas de licenciement ou de résiliation de contrat. Comme les employés devaient rechercher manuellement les dossiers, il était plus difficile de trouver les bonnes informations, de les transmettre aux bonnes personnes et de prendre des décisions éclairées.

Solution

Pour améliorer la gestion des procédures et respecter la législation du travail, ce détaillant savait qu'il devait améliorer l'organisation des dossiers de ses employés. Cela permettrait de rationaliser les activités, mais surtout, de transmettre efficacement les bonnes informations aux bonnes personnes. Cela pourrait également leur permettre d'adopter une approche plus stratégique dans leurs démarches juridiques.

Pour y parvenir, ce détaillant a choisi la solution d'Iron Mountain pour les ressources humaines, qui a permis d'intégrer les informations des employés provenant de cinq systèmes distincts. Cette solution SaaS (Software-as-a-Service) a automatisé les escalades et les alertes en cas de retard des processus, y compris les dossiers manquants, et a facilité une récupération rapide des documents

En mettant en œuvre la solution d'Iron Mountain pour les ressources humaines, le détaillant a pu :

• Accéder de manière sécurisée aux dossiers RH dans le cloud
• Améliorer la collaboration et la productivité grâce à des flux de travail automatisés
• Intégrer la solution avec les systèmes RH existants et la signature électronique
• Répondre aux obligations légales de conservation des documents grâce à Policy Center d'Iron Mountain

En centralisant toutes les informations, les avocats et les représentants des RH peuvent accéder plus facilement aux données, à tout moment, où qu'ils soient, ce qui leur a permis de mieux se préparer à d'éventuels litiges.

Avantages

Après la mis en œuvre de la solution d'Iron Mountain pour les ressources humaines, cette entreprise de vente au détail a considérablement accéléré ses processus. En intégrant ses systèmes dans une source unique de vérité et en fournissant un accès en temps réel aux dossiers des employés, elle a adopté une approche plus cohérente pour traiter les questions juridiques et y répondre. Plus précisément, ce détaillant a atteint les résultats suivants :

• Réduction de 30 % des pertes financières, soit une économie totale de 30 millions de dollars
• Réduction du cycle de vie des documents RH de 90 jours à moins de 10 jours
• Réduction importante de la responsabilité pénale (35 %) grâce à un nouveau flux de travail
• Rapports de gestion personnalisés pour un suivi continu

Vous souhaitez améliorer vos processus RH ? En savoir plus sur notre solution d'Iron Mountain pour les ressources humaines.