Gestion des dossiers et de l'information

Gestion d'archives en interne

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PourquoI gérer les archives ?

Toutes les organisations produisent des documents, et pour beaucoup, surtout dans le secteur public, ces documents sont une partie importante de la fonction de l'organisation. Les exigences de conformité font également de la gestion professionnelle des documents un outil indispensable, en particulier pour les grandes entreprises qui disposent de volumes importants de documents.

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IM employee with a cart of IM boxes in warehouse

Qu’est-ce la conservation d’archives sur site client ?

Pour les organisations qui traitent de grands volumes de documents, la possibilité d'envoyer des documents hors site pour l'archivage ou la gestion active des fichiers n'est que la moitié de l'exigence d'une bonne politique de gestion des documents. Les documents doivent être soigneusement triés, vérifiés et consignés sur le site, avant d'être confiés à un tiers archiveur ou conservés sur place.

Ce travail doit être effectué par des professionnels qui comprennent les spécificités de la gestion des dossiers de l'organisation dans le détail. Chaque document pertinent doit être associé à une piste vérifiable de «qui l'a touché et quand», il faut documenter les mesures prises pour surveiller et administrer l'accès aux documents, et l'information doit être facile à récupérer lorsque cela est nécessaire.

Comme les entreprises sont constamment mises au défi de faire plus avec moins d’argent, s'assurer que vous avez une équipe spécialisée disponible pour soutenir la gestion des documents sur le site devient plus difficile. Travailler avec un fournisseur expert peut aider, voire optimiser, la gestion de vos informations sur site, vous permettant de maîtriser vos documents restés dans vos locaux, tout en bénéficiant au mieux de la conservation hors site.

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