Mi mindenre jó a digitalizálás?

Munkafolyamat-digitalizálás, mi az és miért van rá szükség?

Az elmúlt években egyre nagyobb figyelmet kap a digitalizáció, mint divatos szakkifejezés a nagyvállalati körökben. Mostanra szinte minden formában fellelhető az erőforrások automatizációjától kezdve a hálózati beállításokon és az IT biztonságon át egészen a folyamatdigitalizációig bezárólag.

Gyakorta felmerülő kérdés, hogy a folyamatdigitalizáció miben is tér el a többitől miért fontos rá ekkora hangsúlyt fektetni és hogyan tudják a nagyvállalatok megfelelő mértékben kihasználni?

Annak érdekében, hogy mindezekre választ adhassunk, tekintsük át mit is jelent valójában a folyamatdigitalizáció, milyen problémákat orvosol és hogy mik a vele szemben támasztott üzleti és szakmai elvárások. Végül az ezekből leszűrt tapasztalatok metszetét használva adunk választ a kérdésre.

Folyamatdigitalizáció általánosságban

Nagy általánosságban, ha valaki folyamatdigitalizációról hall azonnal két dolog jut az eszébe. A meglévő dokumentumok digitalizálása és ezzel párhuzamosan a repetitív folyamatok csökkentése. Bár mindezek jogos gondolatok a folyamatdigitalizáció ennél sokkal többet tud tenni. Többet, mint a papír alapú munka kiváltása és többet, mint az offline feladatok számítógépre terelése. A digitalizáció ezen formájának a folyamatok optimalizálását kell támogatnia: követés, mérés, egyszerűsítés, gyorsítás és továbbfejlesztés révén.

Problémaorvoslás

A folyamatdigitalizáció fő célja a vállalatok hatékony növekedésének és fejlődésének segítése. Ennek biztosítása érdekében kínál egy szerteágazó és sokrétű rendszert, amelyet ha jól használnak ki mindezen problémákra képes megoldást nyújtani:

• Hosszan elnyúló és nehezen mozgó projektek.
• Lassú eszköz, folyamat és keretrendszer kiépítés.
• Korlátozott adatelérés és decentralizált adattárolás.
• Limitált integrálhatóság a központi rendszerhez.
• Nehezen változtatható vagy módosítható folyamatok
• Üzleti felhasználók számára bonyolult, idegen technológia
• Árnyékinformatikai megoldások és átláthatatlanság
• Az üzlet, a felhasználók és az informatika együttműködésének akadozása
• Az erőforrások, felhasználók és folyamatok nehéz skálázhatósága

Üzleti elvárások és szakmai szempontok

Üzleti elvárások

Üzleti elvárások alatt értendő minden olyan szempont, ami biztosítja egy hatékony és megbízható folyamatdigitalizációs rendszer kihasználtságát.

• Egy olyan eszköz megléte, melyet nemcsak az informatika szakemberek, hanem az üzleti szakértők egy szélesebb köre is tud használni.
• A folyamatokat és az üzletet ismerő szakértők aktívan részt tudnak venni az digitalizált folyamatok létrehozásában.
• Az üzleti szakértők bevonásával a folyamatok kialakítása során olyan informatikai megoldások születnek, amelyek pontosan kielégítik a felhasználók igényeit, ráadásul lényegesen gyorsabban.

Ha nincs meg a folyamatdigitalizációban a kollaborációnak ez a magas fokú támogatása vagy az eszköz használata túl bonyolult ehhez, és ezért nem alakítható ki az osztályokon átnyúló vegyes IT és üzleti csapat, akkor a megoldás nem lesz elég gyors és felhasználóbarát, ami ma már alapelvárás a digitális projektekben.

Technikai szempontok

Technikai szempontok alatt értendő mind azon elvárások a folyamat digitalizációs rendszer kapcsán, melyek lehetővé teszik annak hatékony implementációját és konfigurálását. Az eszköz választásnak a projekt kezdetét megelőzően biztosítania kell, hogy képes:

• Komplex és komplikált folyamatok kivitelezésére
• Integrálódni meglévő és új technológiákkal rövid időn belül
• Gyorsan és az üzleti igényeknek megfelelően skálázódni
• Rövid idő alatt megtanulhatóvá és használhatóvá válni

Ezek hiánya nagymértékben gátolhatja a hatékony folyamatdigitalizáció kiépítését a nagyvállalati szférában.

Mindezek alapján

Mindezek alapján fontos figyelemben tartani, hogy a folyamatdigitalizáció eléréséhez kétféle szakértelmet kell összhangba hozni. Az üzleti folyamatok ismeretét és a folyamatok informatikai megvalósításának képességét. Ennek révén képesek vagyunk kialakítani egy olyan munkafolyamat folyamat keretrendszert amely, digitalizálja, központosítja és automatizálja folyamatokat előre meghatározott döntések alapján. Képes komplexitás kezelés, sokrétű integráció, skálázhatóság és egyszerű használat révén biztosítani:

• Projektek hatékonyságának és sebességének növelését.
• Új eszköz, folyamat és keretrendszer hatékony kiépítését.
• Központosított adat elérést mindenkinek digitális formában.
• Gondtalan core és szakrendszer integrációt.
• Gyors és hatékony változás vagy módosítás bevezetést.
• Egyértelmű és kézreálló felület üzleti felhasználók számára.
• Az árnyékinformatikai rendszerek lecserélését egy átlátható rendszerre.
• Egy közös üzlet és IT hálózat megteremtését.
• Az erőforrások, felhasználók és folyamatok hatékony skálázhatóságát.

Konklúzió

A folyamatdigitalizáció rendkívül szükséges a vállalatok fejlődésének és növekedésének rögös útján. Célja az üzleti folyamatok ismeretét és a folyamatok informatikai megvalósításának képességét összhangba hozni. Mindezen felül biztosítja a komplexitás kezelésének módját, sokrétű integrációt, skálázhatóságot és egyszerű használatot.