Szkenneléstől a megsemmisítésig - A hibrid dokumentumkezelés művészete

Whitepaper
Prémium tartalom

Mi a papíralapú dokumentumok életútja a létrehozásuktól kezdve a megsemmisítésig és hogyan tudod ezt sokkal hatékonyabbá és átláthatóbbá tenni?

Szkenneléstől a megsemmisítésig - A hibrid dokumentumkezelés művészete

A digitális transzformáció az az eszköz, ami a modern kor elvárásai szerinti szintre fejleszti a vállalatokat és felkészíti azokat a jövőbeli kihívások egyszerűbb leküzdésére. Az automatizáció, a felhő alapú szolgáltatások és az adatbiztonság egyre nagyobb figyelmet kapnak az üzleti szférában, mégis rengeteg vállalat látja megugorhatatlan küldetésnek ezek teljeskörű implementálását.

Mi a papíralapú dokumentumok életútja a létrehozásuktól kezdve a megsemmisítésig és hogyan tudod ezt sokkal hatékonyabbá és átláthatóbbá tenni? Erre adunk egy átfogó és részletes választ ebben az e-bookban!

A legtöbb cég még mindig papíralapú folyamatokat alkalmaz, vagy bizonyos problémák elhárítása érdekében részfeladatokat digitalizál. Viszont az analóg és a digitális folyamatok keveredése még az eddigieknél is nagyobb fennakadásokat okozhat, ugyanis a munkavállalóknak két külön rendszerrel kell képben lenniük, két helyen kell menedzselniük a változásokat és kétszer kell rögzíteniük ugyanazt az információt. Ez nem csak redundáns feladatokat jelent számukra, ami cseppet sem növeli a munkakedvüket, hanem még lassuló folyamatokat és üzletmenetet is eredményez.

Olyan átmeneti időket élünk, mikor a legtöbb vállalatban már felmerült az igény a digitális transzformációra, de mégis a jövő problémái helyett a jelen kihívásainak megoldására kell koncentrálniuk, mint például egy új távmunka rendszer bevezetése. Szerencsére a digitális átállás első lépése, a dokumentumdigitalizáció, támogatja ebben a vállalatokat, hiszen a jelen problémáinak leküzdése mellett ellenállóbbá, azaz reziliensebbé teszi a céget a jövő próbatételeivel szemben is.

Ebben a tartalomban részletesen bemutatjuk, hogy hogyan működik a dokumentum digitalizáció és a hibrid dokumentumkezelés, ami óriási terhet vesz le a cégek válláról és emellett még költségcsökkenést is eredményezhet.

Az e-bookban kifejtjük, hogy:

  • Mi a dokumentumkezelés pontos életciklusa?
  • Milyen előnyei vannak a hibrid dokumentumkezelésnek?
  • Hogyan történik a nyomtatott dokumentumok szkennelése?
  • Mi történik az analóg iratokkal a szkennelés után?
  • Milyen tárolási megoldások léteznek?
  • Hogyan érhető el maximális adatvédelem és előírásoknak való megfelelés?
  • Hogyan maradnak könnyen visszakereshetők a fontos dokumentumok?
  • Mi történik velük, ha életciklusuk végére értek?
Szeretnéd Te is megismerni a hibrid dokumentumkezelést és annak előnyeit?

Regisztrálj és olvasd el a témában íródott e-bookunkat.

Elevate the power of your work

Kérj INGYENES konzultációt még ma!

Kezdés

 

A dokumentumok életciklusa és a hibrid dokumentumkezelés

Még mielőtt töviről-hegyire végigjárnánk a dokumentum digitalizálás lépéseit és választ adnánk a legégetőbb kérdésekre, fontos, hogy megismerkedjünk a hibrid dokumentumkezelés módszerével.

A hibrid dokumentumkezelés lehetővé teszi azt, hogy a munkavállalók kihasználják az új, digitalizált adatbázisban - és igény szerint az automatizált adminisztrációs folyamatokban - rejlő előnyöket, miközben az analóg dokumentumok és az adathordozók stratégikusan, logikusan és biztonságosan kerülnek eltárolásra a vállalat területén kívül. Annak ellenére, hogy ezek a vállalat telephelyén kívül helyezkedhetnek el, a cég bármikor kérvényezheti azok visszaszállítását elektronikus vagy fizikális formában, ha mégis szükség lenne rá.

Hogy néz ki a hibrid dokumentumkezelés folyamata, azaz milyen életutat járnak be a dokumentumok?

  1. Elemzés, adatstruktúra kezelés
  2. Digitalizálás: a nyomtatott dokumentumok szkennelése, automatikus adatkinyerés
  3. Igény esetén folyamat-automatizálás
  4. Biztonságos tárolás és hozzáférhetőség biztosítás
  5. Az új, digitális adatbázis integrálása a szükséges rendszerekkel
  6. Megsemmisítés: a már nem szükséges iratok vagy adathordozók biztonságos megsemmisítése vagy újrahasznosítása

Milyen előnyei vannak a hibrid dokumentum kezelésnek?

  • Költségek csökkentése
  • Idő- és helymegtakarítás
  • Hatékonyságnövelés
  • Adatvesztési kockázatok csökkenése
  • Növekvő adatbiztonság
  • Flexibilis hozzáférés az adatokhoz és adathordozókhoz
  • Vonatkozó előírások betartása
  • A dokumentumok szakértő, tapasztalt irattárosok kezébe kerülnek
Az e-book olvasásának folytatásához kattints a "Letöltés" gombra.