8 grunner til hvorfor bedriften din bør velge et ecm-system

Bedrifter håndterer i dag store mengder data og informasjon som inneholder verdifull innsikt når den håndteres riktig. Med et ECM-system kan bedrifter raskt identifisere informasjonen som trengs for å ta velinformerte forretningsbeslutninger, noe som gir store konkurransefortrinn i dagens digitaliserte forretningsklima.

Enterprise Content Management (ECM), eller informasjonshåndtering som det også kalles, betyr mer enn bare arkivering av dokumenter. Takket være Artificial Intelligence (AI) og maskinlæring (ML), handler dagens intelligente informasjonshåndtering om alt fra lagring og administrering, til å optimalisere og effektivisere arbeidsflyten og arbeidsprosesser. Her er grunnene til at bedriften din bør ha et ECM-system og hva du bør vurdere når du velger system.

1. Effektivisere produktiviteten

Studier har vist at over 30 prosent av en vanlig arbeidsdag består av å søke etter informasjon. Når informasjon lagres i ulike mapper, drivere, e-poster eller på fysiske papirdokumenter, er det vanskelig å finne den informasjonen man trenger, noe som er tidkrevende og kostbart.1 Med en ECM-løsning får du tilgang til all data og informasjon i bedriften i ett enkelt system. Dermed kan du og dine ansatte finne det dere trenger på bare noen få sekunder, noe som øker produktiviteten.

2. Smidigere teamwork

Et vanlig problem hos mange bedrifter er at det finnes flere versjoner av det samme dokumentet, noen ganger lagret på forskjellige steder, som dermed skaper forvirring. Intelligent informasjonshåndtering sikrer at det kun finnes én versjon som alltid er oppdatert. Du kan se hvilke endringer som er blitt gjort, av hvem og når. Når teamet kan jobbe i samme dokument, blir arbeidsflyten smidigere. Dere trenger ikke sende dokumenter frem og tilbake på e-post, da alle har tilgang til den samme informasjonen.

3. Intelligent informasjonshåndtering

Takket være Artificiell Intelligens (AI) og maskinlæring (ML), kan du bruke et ECM-system for å maksimere verdien av bedriftens data. Intelligent informasjonshåndtering betyr at du kan administrere bedriftsdata fra forskjellige systemer i ett enkelt grensesnitt. Du kan foreta analyser, produsere rapporter og trekke ut verdier fra de ustrukturerte dataene dine, slik at du kan ta informerte forretningsbeslutninger som utgjør en forskjell for bedriften.

4. Smartere håndtering med meta-elementer

Når alt håndteres i ett og samme grensesnitt, får du tilgang til akkurat den informasjonen du trenger, uansett hvor i verden du befinner deg. All data og informasjon er klassifisert og merket med meta-elementer, noe som gjør den søkbar. Du kan dermed raskt og enkelt søke etter akkurat den informasjonen du leter etter og få tilgang til den uansett hvor den er lagret. Alt du trenger å vite, er noe som har en sammenheng med informasjonen du leter etter, og deretter søke etter den.

5. Minimere sikkerhetsrisikoer

Sensitiv bedriftsinformasjon og personopplysninger må lagres sikkert for å unngå at informasjonen havner i feil hender. Et ECM-system hjelper organisasjoner til enkelt å overholde gjeldende lover og regler som GDPR og oppdage risikofaktorer, som manglende informasjon i kontrakter eller behov for å fornye kontrakter. Du kan også sette rolletillatelser på mapper og dokumenter slik at ikke alle i bedriften har tilgang til gradert informasjon.

6. Optimere arbeidsflyten

Med et ECM-system kan du automatisere deler av arbeidsprosessene deres for å optimere arbeidsflyten. Enkle, repeterende oppgaver som fakturahåndtering kan håndteres automatisk i henhold til en forhåndsbestemt prosedyre for å minimere tidkrevende manuelt arbeid. Dette reduserer risikoen for menneskelige feil og gir bedre tid til de ansatte som dermed kan fokusere på oppgaver som gir verdi for bedriften.

ECM-automatisering kan også brukes til å lære opp nye ansatte. Du kan for eksempel lage brukerveiledninger og sikkerhetsguider som du raskt og enkelt kan dele med nye ansatte, og umiddelbart se hvem som har lest den nødvendige informasjonen.

7. Enkel implementering

En ECM-løsning kan implementers trinn for trinn, noe som gjør at det ikke trenger å være et massivt IT-prosjekt helt fra starten som krever masse ressurser. Systemet kan skreddersys etter din bedrifts behov, og du får akkurat de delene du trenger slik at din informasjonshåndtering fungerer optimalt.

8. Skalerbar løsning

At bedrifter vokser og endrer seg er uunngåelig, noe som følger med endrede behov. Et ECM-system er en moderne og fleksibel løsning som vokser sammen med deg. Når du får flere ansatte og flere avdelinger, kan du enkelt skalere opp ECM-systemet ditt med flere funksjoner.

Velg Riktig ECM-system

Et ECM-system må skreddersys til din virksomhet og dine behov. Tenk over hvilke problemer du vil at systemet skal løse når det gjelder informasjonshåndtering. Hvem kan dra nytte av systemet og vil systemet kunne vokse med deg etter hvert som bedriften din vokser? Her gir vi en sjekkliste med ting du bør tenke på:

 Finn ut hva det er du skal kjøpe og les om ECM-systemer.
 Identifiser hvilke behov du som bedrift har og hvilke problemer et ECM-system skal løse.
 Sørg for at systemet er enkelt å implementere.
 Er systemet metabasert?
 Er systemet brukervennlig?
 Er systemet skalerbart og kan vokse sammen med bedriften din?
 Er opplæring og support inkludert i systemet?
 Følger leverandøren av ECM-systemet den tekniske utviklingen og trendene innen informasjonshåndtering?

Skap Verdi med Iron Mountains ECM-system

Iron Mountain har jobbet med informasjonshåndtering siden 1951 og er eksperter på å hjelpe bedrifter med deres fysiske og digitale informasjon. Sammen med deg utvikler vi en ECM-løsning som passer din bedrifts behov. Du kan effektivisere arbeidsprosessene dine som gir tid til oppgaver som skaper verdi for bedriften og reduserer kostnadene dine ved å være et skritt foran når det gjelder risikostyring.

Kontakt Iron Mountain for mer informasjon

Vil du vite mer om hvordan et ECM-system kan hjelpe din bedrift? Kontakt oss på Iron Mountain i dag!

Kilder:
¹M-Files – 10 Tips for Selecting an Enterprise Content Management System, S.2