Effektiviser arbeidsplassen med Iron Mountain Clean Start

Vi ser over lokalene og arbeidsprosessene deres, og kommer med konkrete forbedringsforslag til hvordan dere kan få en mer effektiv og fleksibel arbeidsplass.

Kontakt oss

Optimer virksomheten og tilpass kontoret for hybridarbeid

For mange er det et krav å ha en fleksibel arbeidsplass med mulighet til hjemmekontor, samtidig som man kan jobbe effektivt på kontoret. I en undersøkelse oppgir hele 92 % av ansatte at de jobber minst én dag i uken fra et annet sted enn kontoret. Bedrifter må dermed tilpasse driften og legge til rette for at ansatte skal kunne jobbe like effektivt hjemmefra som på kontoret. Det er viktig å skape et arbeidsmiljø som fremmer samarbeid, øker engasjementet og oppmuntrer til innovasjon – enten man jobber hjemmefra eller på kontoret.

Med tjenesten Clean Start fra Iron Mountain kan du optimere virksomheten din, både for hjemmekontor og arbeid på kontoret. Vi tar turen til dere, og sammen ser vi på hvordan dere bruker lokalene i dag, med mål om å finne muligheter til besparelser både når det gjelder lagerplass og enklere behandlingsprosesser for materiale. Vi ser til og med på digitale løsninger for informasjonsbehandling for å legge mer til rette for hjemmekontor. Vi legger frem konkrete forslag til forbedringer, der dere kan ta egne beslutninger basert på fremtidige behov. Slik kan vi sammen sørge for at dere får en mer fleksibel arbeidsplass samt effektiv ressursstyring.

Clean Start kan hjelpe dere med å …

… optimere lokalene og redusere kostnader i forbindelse med plass og prosesser
… beskytte sensitive data og effektivisere informasjonsbehandlingen
… skape de beste forutsetningene for hjemmekontor
… øke virksomhetens bærekraft
… modernisere arbeidsplassen

En ny start som gir dere de beste forutsetningene

Tjenesten vår Clean Start er perfekt når bedriften ønsker en ny start. Det kan for eksempel være hvis dere skal flytte til nye kontorlokaler, legge ned et kontor eller bare ønsker å omorganisere den nåværende arbeidsplassen.

Våre Clean Start-eksperter kan hjelpe dere med å maksimere bruken av lokalene, og tilpasse virksomheten for hybridarbeid på en effektiv og smart måte. Vi gjør arbeidsplassen deres digital, og optimerer både lokalene og arbeidsprosessene deres slik at det er mulig å jobbe fra hvor som helst. Med tjenester som dokumentskanning samt digital og fysisk arkivering får bedriften deres en ny start, der alle medarbeidere får tilgang til informasjon døgnet rundt, både på kontoret og når de jobber hjemmefra.

Når trengs Clean Start?

Normal drift og høy personalomsetning kan over tid gjøre arbeidsplassen både rotete og uorganisert. Dette påvirker produktiviteten, samarbeidet og motivasjonen til de ansatte.

Ifølge en fersk studie fra The Economist er 93 % av selskaper klare til å kvitte seg med eldre informasjonsressurser. Men, det å skulle skille ut informasjon krever ressurser, samtidig som det kan øke risikoen for databrudd.

Våre Clean Start-eksperter kan hjelpe dere med å maksimere bruken av kontorlokalene ved sikker destruering og resirkulering eller gjenbruk av:

Papirdokumenter
Gammelt IT-utstyr
Andre dataressurser
Kontorutstyr

Det kan være en stor utfordring å flytte eller omorganisere et kontorlokale. Konfidensiell informasjon i arkivskap, oppbevaringsskap og på ansattes arbeidsplasser utgjør en sikkerhetsrisiko, samtidig som det tar opp verdifull plass. Mange benytter seg av tradisjonelle flytte- eller eiendomstjenester når de skal flytte kontor, men disse har ikke kompetanse til å håndtere papirdokumenter, IT-ressurser og annet sensitivt materiale som absolutt ikke bør komme på avveie.

Iron Mountain tilbyr tjenestene dere trenger for vellykket og sikker flytting av kontor:

Pakke, flytte og lagre dokumenter utenfor lokalet
Destruere gamle dokumenter på en sikker måte
Sortere, pakke og flytte ansattes arbeidsstasjoner
Kaste eller gjenvinne utdaterte IT-ressurser
Flytte møbler og utstyr fra ett sted til et annet
Lagre paller og utstyr utenfor lokalet
Kaste møbler, inventar og utstyr
Ta steget over til en digital arbeidsplass

Clean Start er verdifull hjelp når dere skal flytte eller omorganisere kontorlokalene, samtidig som det hjelper dere med å optimalisere plassbruken på det nye kontoret.

Det skal mer til enn å bare slå av lyset og låse dørene når man skal stenge et kontor. Sensitiv informasjon som befinner seg i kontorlokalene, gjerne i kombinasjon med ansattes egne eiendeler og kontorutstyr, kan utgjøre en risiko. Virksomheten kan bli utsatt for datainnbrudd hvis denne prosessen ikke håndteres på riktig måte.

Det er derfor viktig at stenging av kontor skjer på en strukturert måte med fokus på sikkerhet. Iron Mountain har ekspertisen som trengs for å planlegge og gjennomføre sikker stenging av bedriftens kontor. Med tjenesten Clean Start kan vi hjelpe dere med følgende:

Pakke, flytte og lagre dokumenter utenfor lokalet
Destruere gamle dokumenter på en sikker måte
Kaste møbler, inventar og utstyr
Kaste eller gjenvinne utdaterte IT-ressurser
Flytte møbler og utstyr fra ett sted til et annet
Sortere, pakke og flytte ansattes arbeidsstasjoner
Lagre paller og utstyr utenfor lokalet
Flytte og/eller lagre kunst

Slik fungerer Clean Start

Vurdering

En av våre Clean Start-eksperter gjennomfører en kostnadsfri vurdering på stedet, eller en virtuell evaluering av kontorlokalene. Målet med dette er å optimere arbeidsflyten og informasjonsbehandlingen ved å forstå virksomhetens prioriteringer når det kommer til eiendom, hvilke utfordringer dere har, hvilken type informasjon som blir håndtert på kontoret og hvordan arealet brukes. Vi kan blant annet gå gjennom følgende:

Arkiv
Utdaterte IT-ressurser
Møbler
Kunstverk
Ansattes arbeidsstasjoner

Anbefaling

Dere mottar en oppsummerende rapport om risikoområder og forslag til forbedringer knyttet til lokalene og arbeidsflyten, for å kunne skape en mer fleksibel arbeidsplass. Vi anbefaler forbedrede informasjonsprosesser som kan hjelpe ansatte, både de som er på kontoret og de som jobber hjemmefra. Vi identifiserer også potensielle risikoområder som kan føre til kostbare datahendelser eller andre problemer. I tillegg gir vi anbefalinger om hvordan lokalet kan optimaliseres, for eksempel med tanke på arkivskap, oppbevaringsplass og ansattes arbeidsstasjoner.

Implementering

Sammen med dere legger vi en plan for styring og gjennomføring av tiltakene som kan forbedre arbeidsprosessene deres, enten dere vil optimalisere forholdene for hybridarbeid eller skal flytte/stenge kontor.

Vi kan hjelpe dere med følgende:

Flytte eller oppbevare arkiver, møbler eller utstyr et annet sted
Kassere eller selge foreldede IT-ressurser
Makulere og sortere dokumenter for å bli kvitt arkivskap
Sortere, pakke og flytte ansattes arbeidsstasjoner
Sikker avvikling av kontoret
Digital omstilling
Navigering i forbindelse med fusjoner, oppkjøp og salg

Vi er med dere hele veien gjennom endringsarbeidet, og vi holder styr på risikoer og effekter underveis i omstillingen.

Kontakt oss

Vi går gjennom følgende områder:

Dokument- og informasjonsbehandling
Vi ser på hvordan dere kan gå over til å bli mer digitale i dokument- og informasjonsbehandlingen, slik at alle ansatte enkelt kan få tilgang til informasjonen de trenger, selv når de jobber utenfor kontoret.
Arkiv
Vi går gjennom arkivdokumenter i arkivrom, dokumentskap og hyller for å fjerne eller skape mer plass for et mer organisert arbeidsmiljø. Vi hjelper dere med å makulere dokumenter dere vil kvitte dere med, og ivaretar informasjon dere vil beholde i våre sikre, eksterne lagre.
Destruering og gjenvinning
Vi tar oss av gammelt IT-utstyr, sletter all sensitiv informasjon basert på godkjente systemer, og gjenbruker enhetene som fremdeles fungerer. IT-utstyr som er utdatert blir levert til gjenvinning, og vi sikrer at elektronisk avfall havner der det skal.
Spesifikke bransjelager
Trenger dere oppbevaring og lagring av for eksempel referanse- og vevsprøver for farmasøytiske selskaper, nødlager, forskingsmateriale, geologiske prøver, kunstgjenstander, sesongprodukter, seismisk media eller andre spesifikke produkter og materialer, har vi en egnet oppbevaringsløsning. Du kan deretter enkelt bestille materialet du trenger, og vi leverer det der du måtte ønske.
Andre verdifulle produkter og eiendeler
Vi gjør en behovsanalyse sammen med dere, for å se om vi kan skreddersy en best mulig oppbevaringsløsning basert på den typen produkter dere har. Slik slipper dere å ha ansvaret for vedlikehold og direkte kostnader for lokaler og ressurser. Vi kan til og med ta vare på dyre møbler, malerier og lignende, ved (for eksempel) flytting av kontor.

Bli mer bærekraftig med Iron Mountain

Med Clean Start kan dere jobbe mer effektivt, både på kontoret og utenfor, noe som gjør det mulig å spare tid og penger. Men, dette er ikke de eneste fordelene med en ny start, der ekspertene våre går gjennom virksomheten deres. Dere kan til og med øke bærekraften på arbeidsplassen. Vi kan for eksempel på en sikker og bærekraftig måte ta vare på IT-produkter dere ikke lenger bruker, og enten selge dem for dere eller resirkulere dem. Dette reduserer behovet for ny produksjon og fremmer en sirkulær økonomi gjennom gjenbruk.

Iron Mountain Clean Start for økt arbeidseffektivitet hjemmefra og på kontoret

For å kunne tilby en fleksibel arbeidsplass som er tilpasset dagens utfordringer, kommer vi med konkrete forslag til hvordan dere kan effektivisere både hjemmekontor og arbeidet på kontoret.

Ofte stilte spørsmål og svar

Vi er her for å hjelpe, uansett om det er snakk om nytenking, stenging av kontorlokaler eller behov for bedre organisering og behandling av informasjon, for eksempel i forbindelse med flytting eller andre endringer i kontorlokalene. Digital transformasjon og andre endringer på arbeidsplassen kan bidra til både effektivisering av arbeidsprosesser og en mer fleksibel arbeidsplass.

Hva innebærer en transformasjon av arbeidsplassen?

En transformasjon av arbeidsplassen innebærer at man skaper eller forbedrer kontorlokalene for å kunne møte bedriftens fremtidige behov og den skiftende arbeidsstyrken. Denne prosessen ledes ofte av eiendomseksperter og fagfolk innen eiendomsforvaltning i samarbeid med bedriftslederne, samt en tjenesteleverandør som Iron Mountain.

Hvorfor trengs en transformasjon av arbeidsplassen?

Det er flere grunner til at det kan være behov for en transformasjon av arbeidsplassen. Dette inkluderer blant annet utvidelse av selskapet, konsolidering, oppkjøp, flytting av kontorer, nedleggelse av kontorer eller omstrukturering av eksisterende kontorlokaler.

Bedriftsinitiativer som overgang til hybridarbeid eller forbedret ressursoptimalisering kan også være grunner til at en virksomhet bør revurdere plassbehovet.

Hva er risikoen med en transformasjon av arbeidsplassen?

Feiltilpassede rom og høy personalomsetning kan over tid gjøre arbeidsplassen både rotete og uorganisert. Konfidensiell informasjon og eiendeler som befinner seg i arkivskap, oppbevaringsskap og ved ansattes arbeidsplasser utgjør en risiko for at informasjon blir lekket eller går tapt. I tillegg tar det ofte opp verdifull plass.

Ved bedriftsflytting eller omorganisering er det lurt å få hjelp av et selskap med profesjonelle og erfarne ansatte som har kompetansen som kreves for å forvalte bedriftens mest verdifulle eiendeler på riktig måte.

Hvordan kan en transformasjon av arbeidsplassen støtte overgangen til hybride arbeidsmåter?

Mange bedrifter gir i dag ansatte muligheten til å kombinere hjemme- og kontorarbeid. Medarbeidere som jobber virtuelt forventer enkel og rask tilgang til både digital og fysisk informasjon, samt verktøy som legger til rette for effektivt samarbeid. For at dette skal fungere problemfritt kan det være nødvendig å transformere arbeidsplassen.

Relaterte ressurser

Se flere ressurser

Rethinking the office space: Critical considerations for workplace transformation- People in a meeting

Premium

Whitepaper

Rethinking the office space: critical considerations for workplace transformation

IDG recently surveyed a group of global decision makers, across multiple industries, on the topic of workplace transformation. In this brief, we summarize the research findings and provide insight into how organizations are rethinking their workspace.

12. juli 2021

Videoer og webinarer

Data governance vs. information governance - closing the gap

Information governance is generally accepted as a framework for managing information in all its formats throughout its entire lifecycle, including its basic building blocks—data. But how exactly does data governance fit into the framework? Or does it stand alone?

14. mars 2024

Se flere ressurser

Vi gjør det enkelt å komme i gang.

BVed å sende inn dette skjema godkjenner jeg at Iron Mountain behandler mine persondata som beskrevet i Iron Mountains Personvernærklæring. Jeg bekrefter også at jeg har lest og forstått Personvernærklæringen. Du kan når som helst avmelde ditt tidligere samtykke til å motta informasjons eposter opt out her

Hvorfor Iron Mountain?

Vi har erfaringen og ekspertisen som kreves for å effektivisere organisasjonen samtidig som bedriftens og kundenes data er trygge og sikre. Together, we elevate the power of your work.

Hvem vi er