Firma prowadzona zdalnie – jak usprawnić pracę?

Firma prowadzona zdalnie – sposoby na usprawnienie funkcjonowania pracy!

Istnieje wiele sposobów umożliwiających usprawnienie funkcjonowania pracy zdalnej. Biorąc pod uwagę obecne standardy, warto zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo danych. Jest to kluczowe, ponieważ pracownicy korzystają z firmowych plików w różnych miejscach – zarówno tych publicznych bardziej podatnych na zagrożenia np. kawiarnie, lotniska, jak i bezpieczniejszych dom (np. pracując w trybie home-office).

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów, e- teczka gwarantują kontrolowany dostęp do informacji w repozytorium. Dzięki temu np.: dane Twoich pracowników mogą być przechowywane w bezpieczny sposób. Co więcej – przesyłanie informacji odbywa się w bezpiecznej sieci, do której dostęp został ograniczony do osób, które zostały zaakceptowane przez Klienta.

Digitalizacja dokumentów – zalety

Usprawniając biuro zdalne usługą digitalizacji dokumentów, możesz liczyć na wiele korzyści, m.in.:

• szybkie wyszukiwanie – Twoi pracownicy będą w stanie bezproblemowo wyszukiwać tekst w treści dokumentów, a w razie potrzeby odnaleźć całe dokumenty po spersonalizowanych, łatwych w zapamiętaniu nazwach, które ustalisz zgodnie z założeniami własnego przedsiębiorstwa;
• centralizacja dostępu – wszyscy pracownicy mogą mieć bezproblemowy dostęp do zeskanowanych i utworzonych cyfrowo dokumentów po wcześniejszym ustaleniu przez Klienta, kto do czego powinien mieć dostęp,
• uwolnienie przestrzeni – digitalizacja dokumentów znacząco usprawnia pracę, ale także pozwala uwolnić przestrzeń, którą można w przyszłości wykorzystać do stworzenia nowych stanowisk pracy (korzystając z tej usługi, nie będziesz zmuszony do przechowywania dokumentów w siedzibie).

Firma prowadzona zdalnie to wyzwanie. Jesteś w stanie mu sprostać, decydując się na usługi Iron Mountain.

Cyfryzacja korespondencji

Biuro zdalne stawia przed przedsiębiorcami wiele nowych wyzwań. Jednym z nich jest obsługa korespondencji pocztowej w firmie. Może to być bardzo przejrzysty proces. Uważamy, że przekazanie podmiotowi zewnętrznemu papierowej korespondencji pozwoli zaoszczędzić sporo czasu, który będziesz mógł wykorzystać m.in. na podniesienie jakości usług.

W konsekwencji Ty i Twoi pracownicy zajmiecie się aspektami, w których jesteście najlepsi – bez konieczności ręcznego, powolnego digitalizowania każdego dokumentu z osobna. Decydując się na cyfryzację korespondencji przez firmę zewnętrzną, nie musisz angażować siebie ani osób, które zatrudniłeś.

My o wszystko zadbamy. Cały proces zajmie relatywnie niewiele czasu. Posegregujemy pocztę, zdigitalizujemy ją i roześlemy skany do Twoich pracowników. To wszystko. Możemy usprawnić pracę zdalną w kilkanaście dni roboczych. Wystarczy, że skorzystasz z usługi Digital Mailroom.

Dlaczego warto usprawnić pracę zdalną? Podsumowanie

Podjęcie działań mających na celu usprawnienie pracy zdalnej maksymalizuje komfort pracowników i sprawia, że są zdecydowanie bardziej wydajni i elastyczni. Rozwiązania, które omówiliśmy w dzisiejszym artykule gwarantują również bezpieczeństwo – ze względu na możliwość przechowywania dokumentów w zaszyfrowanych bazach, do których dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby.

Jeśli chcesz usprawnić pracę zdalną, koniecznie skontaktuj się z nami link tutaj.