Archiwizacja dokumentów firmy: jak to zrobić?

Prowadzenie firmy wiąże się z codziennym obiegiem wielu dokumentów – od umów, przez faktury, aż po akta pracownicze. Każdy z tych materiałów musi być odpowiednio przechowywany, często przez wiele lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dlatego archiwizacja umów i innych dokumentów firmowych jest zarówno formalnością, ale także ważną częścią dobrze zorganizowanego zarządzania informacją. Poznaj podstawowe zasady archiwizacji dokumentów papierowych i dowiedz się, jak powinna wyglądać procedura archiwizacji dokumentów księgowych!

Procedura archiwizacji dokumentów może wyglądać inaczej w każdej organizacji. Sprawdź, jakich zasad odnośnie archiwizacji dokumentów należy przestrzegać.

Zasady archiwizacji dokumentów papierowych

Jak należy przechowywać dokumenty?

Wbrew pozorom przechowywanie dokumentacji jest skomplikowaną procedurą, która powinna być zgodna z przepisami. Dla poszczególnych akt odgórnie ustalone są okresy przechowywania, sposoby gromadzenia danych, a także warunki panujące w pomieszczeniach do archiwizacji dokumentów.

Dokumenty powinny być podzielone na grupy, według tematu lub typu dokumentu. Należy zachować porządek chronologiczny, a pogrupowane akta powinny być opisane w jasny sposób, by ułatwić wyszukiwanie konkretnej dokumentacji. Najważniejszym aspektem jest jednak bezpieczeństwo – akta należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają jedynie osoby do tego uprawnione.

Jak archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Obieg korespondencji w firmie i obieg dokumentów w firmie powinny być odpowiednio zarządzane. Aby tak było, należy pamiętać także o dobrze zorganizowanym i intuicyjnym systemie przechowywania różnorodnej dokumentacji. Archiwizowanie w wersji elektronicznej wymaga wykonywania kopii zapasowych (czyli robienia tzw. backupu). Przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność w aspekcie ochrony dokumentów, dlatego warto obowiązek archiwizacji przekazać specjalistycznej firmie zewnętrznej. Powierzenie zadania specjalistom zapewnia sprawne zarządzanie danymi w firmie oraz profesjonalną ochronę.

Archiwizacja dokumentów księgowych – zasady

Procedura archiwizacji dokumentów księgowych została określona na podstawie ustawy o rachunkowości. Dokumentacja, a zwłaszcza księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe powinny być przechowywane w postaci oryginalnej. Miejscem archiwizacji dokumentów księgowych może być siedziba albo oddział firmy, miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub zlecona podmiotowi zewnętrznemu. Odpowiednio zabezpieczona dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego.

Dokumentacja księgowa może być przechowywana w formie elektronicznej. Wówczas należy zadbać o szczególną ochronę danych. W wersji elektronicznej można przechowywać: księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe.

Dowiedz się więcej o dokumentach i dowodach księgowych.

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Archiwizując dokumenty personalne, przedsiębiorstwo musi przechowywać je w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Na dokumentację pracowniczą składają się: umowy o pracę i inne akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej traktowana jest na równi z dokumentacją personalną w formie papierowej.

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.) pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres min. 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji od Iron Mountain

Przechowywanie dokumentacji nierzadko jest procesem długim i dość skomplikowanym. Powierzenie obowiązku archiwizacji akt firmowych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej niesie za sobą szereg korzyści. Decydując się na usługę zewnętrznego przechowywania dokumentacji od Iron Mountain, zyskujesz:

• Przestrzeń biurową, którą możesz wykorzystać w inny sposób.
• Bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki naszym wyspecjalizowanym magazynom, które spełniają kluczowe wymogi tego typu obiektów, a procesy poddawane są ciągłej kontroli.
• Łatwy dostęp i możliwość pobrania dokumentów w każdej chwili – w trosce o najwyższe standardy przenosimy dane do naszego repozytorium.
• Możliwość zarządzania online skrzynkami i plikami (w tym metadanymi), wyszukiwaniem, śledzeniem i przetwarzaniem zgłoszeń serwisowych.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów z Iron Mountain – jakie dodatkowe usługi warto rozważyć?

Przechowywanie dokumentów to obowiązek prawny, ale też szansa na usprawnienie procesów i zwiększenie bezpieczeństwa informacji w firmie. W Iron Mountain oferujemy nowoczesne usługi, które wspierają kompleksową archiwizację – zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej.

Nowoczesna archiwizacja dokumentów dzięki skanowaniu  i repozytorium

Proces archiwizacji dokumentów firmowych nie musi opierać się wyłącznie na papierze. W Iron Mountain oferujemy skanowanie dokumentów i repozytorium, pozwalające zamienić dokumentację papierową w cyfrowe zasoby – dostępne szybko, bezpiecznie i z dowolnego miejsca. Dzięki temu oszczędzasz przestrzeń biurową, ale także masz pewność, że Twoje akta są uporządkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp z eVault – zarządzaniem zasobami cyfrowymi

Rozwiązanie eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi zapewnia centralne, cyfrowe repozytorium dokumentów zgodne z wymaganiami prawa. Masz w tym przypadku pewność, że Twoje dane są chronione i przechowywane przez wymagany okres, a jednocześnie zawsze pod ręką – kiedy tylko ich potrzebujesz. Usługa pozwala także na sprawne zarządzanie wersjami dokumentów oraz dostępem dla uprawnionych osób. To idealne wsparcie dla firm, które chcą zautomatyzować i zabezpieczyć proces archiwizacji. Dodatkowo dzięki eVault można sprawnie zarządzać papierowymi dokumentami przechowywanymi  w magazynach Iron Mountain.

Inteligentna archiwizacja i automatyzacja z InSight Intelligent Document Processing

W Iron Mountain wspieramy naszych klientów poprzez InSight Intelligent Document Processing – rozwiązanie, które umożliwia automatyczne rozpoznawanie, klasyfikację i porządkowanie dokumentów. To szczególnie przydatne w przypadku dużej ilości danych, kiedy ręczna archiwizacja może być czasochłonna i podatna na błędy. Za pomocą naszej technologii dokumenty trafiają od razu do odpowiednich kategorii i są gotowe do długoterminowego przechowywania.

Jak archiwizować dokumenty firmowe? Mamy na to sprawdzony sposób!

Jesteśmy specjalistami w dziedzinie archiwizacji dokumentów, ale nie spoczywamy na laurach. Ciągły rozwój i bezpieczeństwo to dla nas priorytety. Nieustanie inwestujemy w innowacyjne technologie, by podnieść poziom naszych usług. Sprawdź nasze rozwiązania i poznaj możliwości, które mogą usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy.