Archiwizacja dokumentów w firmie – jak to robić? Jakich zasad trzeba się trzymać?

Prowadzenie działalności wiąże się z obowiązkiem archiwizacji dokumentów – jak to robić, by przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją przebiegało sprawnie? Poznaj sprawdzone sposoby Iron Mountain!

Nieodłącznym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa jest archiwizacja dokumentów. Jak to robić zgodnie z przepisami? Jakich reguł należy przestrzegać? Jakie są zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów firmowych? Na te pytania odpowiadamy w poniższym tekście. W artykule omawiamy także sprawdzone rozwiązania Iron Mountain, które gwarantują bezpieczeństwo i łatwy dostęp do dokumentacji.

Archiwizacja dokumentów – zasady

Jak należy przechowywać dokumenty?

Wbrew pozorom przechowywanie dokumentacji jest dość skomplikowaną procedurą, która powinna być zgodna z przepisami. Dla poszczególnych akt odgórnie ustalone są okresy przechowywania, sposoby gromadzenia danych, a także warunki panujące w pomieszczeniach do archiwizacji dokumentów.

Dokumenty powinny być podzielone na grupy, według tematu lub typu dokumentu. Należy zachować porządek chronologiczny, a pogrupowane akta powinny być opisane w jasny sposób, by ułatwić wyszukiwanie konkretnej dokumentacji. Najważniejszym aspektem jest jednak bezpieczeństwo – akta należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają jedynie osoby do tego uprawnione.

Jak archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

System przechowywania dokumentacji powinien być łatwy i dobrze zorganizowany. Archiwizowanie w wersji elektronicznej wymaga wykonywania kopii zapasowych (czyli robienia tzw. backupu). Przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność w aspekcie ochrony dokumentów, dlatego warto obowiązek archiwizacji przekazać specjalistycznej firmie zewnętrznej. Powierzenie zadania specjalistom zapewnia sprawne zarządzanie danymi oraz profesjonalną ochronę.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych

Zasady archiwizowania dokumentów księgowych określa ustawa o rachunkowości. Dokumentacja, a zwłaszcza księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe powinny być przechowywane w postaci oryginalnej. Miejscem archiwizacji dokumentów księgowych może być siedziba albo oddział firmy, miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub każda inna powiązana nieruchomość. Odpowiednio zabezpieczona dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego.

Dokumentacja księgowa może być przechowywana w formie elektronicznej. Wówczas należy zadbać o szczególną ochronę danych. W wersji elektronicznej można przechowywać: księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe.

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Archiwizując dokumenty personalne, przedsiębiorstwo musi przechowywać je w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Na dokumentację pracowniczą składają się: umowy o pracę i inne akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej traktowana jest na równi z dokumentacją personalną w formie papierowej.

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku) pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji od Iron Mountain

Przechowywanie dokumentacji nierzadko jest procesem długim i dość skomplikowanym. Powierzenie obowiązku archiwizacji akt firmowych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej niesie za sobą szereg korzyści. Decydując się na usługę zewnętrznego przechowywania dokumentacji od Iron Mountain zyskujesz:

• Przestrzeń biurową, którą możesz wykorzystać w inny sposób.
• Bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki naszym wyspecjalizowanym magazynom, które spełniają kluczowe wymogi tego typu obiektów, a procesy poddawane są ciągłej kontroli.
• Łatwy dostęp i możliwość pobrania dokumentów w każdej chwili – w trosce o najwyższe standardy przenosimy dane do naszego repozytorium.
• Możliwość zarządzania online skrzynkami i plikami (w tym metadanymi), wyszukiwaniem, śledzeniem i przetwarzaniem zgłoszeń serwisowych. Dzięki repozytorium eVault^® oraz platformie mFiles przeszukanie zasobów wewnętrznych organizacji w celu znalezienia konkretnych danych odbywa się za pomocą kilku kliknięć.

Jak archiwizować dokumenty firmowe? Mamy na to sprawdzony sposób!

Jesteśmy specjalistami w dziedzinie archiwizacji dokumentów, ale nie spoczywamy na laurach. Ciągły rozwój i bezpieczeństwo to dla nas priorytety. Nieustanie inwestujemy w innowacyjne technologie, by podnieść poziom naszych usług. Sprawdź nasze rozwiązania i poznaj możliwości, które mogą usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy.