Analiza biznesowa w IT – pierwszy krok w stronę usprawnienia procesów w firmie

Analiza biznesowa w środowisku IT pozwala na identyfikację obszarów wymagających zmian, ale również na wdrożenie nowoczesnych narzędzi wspierających rozwój biznesu. Poniżej opisujemy, jak przeprowadzić analizę, na czym polega jej rola w IT i dlaczego warto wdrożyć digitalizację jako element usprawnień.

Na czym polega analiza biznesowa w IT?

Analiza biznesowa w IT to proces złożony, obejmujący wiele etapów i obszarów działania organizacji. Jej głównym celem jest identyfikacja potrzeb biznesowych i dostosowanie odpowiednich rozwiązań technologicznych. Niezależnie od branży każda firma opiera swoje działania na procesach, które mogą zostać zoptymalizowane poprzez zastosowanie narzędzi IT.

Za sprawą analizy biznesowej organizacje mogą lepiej zrozumieć, jakie działania przynoszą korzyści, a które generują niepotrzebne koszty. W IT analiza obejmuje również badanie istniejących systemów informatycznych i ich integrację z nowymi technologiami. W praktyce oznacza to możliwość wprowadzenia rozwiązań wspierających rozwój firmy, usprawniających zarządzanie danymi i pozwalających na szybsze podejmowanie decyzji.

Kluczowe elementy analizy biznesowej IT

Proces analizy składa się z kilku istotnych etapów, które pomagają w pełnym zrozumieniu wyzwań i możliwości organizacji.

Najważniejsze kroki w analizie biznesowej IT obejmują:

• zbieranie informacji – szczegółowa analiza obecnych procesów, narzędzi i danych (ważne jest tutaj uwzględnienie różnych perspektyw, zarówno zespołów operacyjnych, jak i zarządu);
• określanie celów biznesowych – zrozumienie, jakie rezultaty firma chce osiągnąć w krótkim i długim okresie (to pozwala na skoncentrowanie się na priorytetach i wyznaczenie mierzalnych wskaźników sukcesu);
• identyfikację problemów – diagnozowanie tzw. wąskich gardeł w procesach, braku standaryzacji lub ograniczeń technologicznych (etap ten wymaga precyzyjnej analizy danych i wywiadów z pracownikami);
• propozycje rozwiązań – opracowanie planu wdrożenia narzędzi i systemów wspierających realizację celów biznesowych (rozwiązania muszą być dostosowane do specyfiki danej branży i elastyczne w obliczu przyszłych zmian).

Analiza biznesowa w IT różni się od standardowych audytów przede wszystkim wykorzystaniem technologii związanych z analityką danych czy automatyzacją. W konsekwencji dostarcza precyzyjnych i kompleksowych rekomendacji.

Przeczytaj też: Audyt – co to jest i jak wpływa na wydajność procesów w organizacji? 

Cyfrowa transformacja i analiza biznesowa IT – w czym pomoże digitalizacja?

Cyfrowa transformacja jest nierozerwalnie związana z analizą biznesową IT. Digitalizacja umożliwia organizacjom uporządkowanie procesów oraz zwiększenie efektywności pracy, oraz bezpieczeństwa. W wielu przypadkach transformacja procesów biznesowych obejmuje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalając na eliminację papierowych archiwów i usprawnienie pracy zdalnej.

Przykładem takich rozwiązań jest skanowanie dokumentów i repozytorium, czyli usługi Iron Mountain umożliwiające digitalizację dokumentów papierowych oraz ich bezpieczne przechowywanie w repozytorium, takim jak np.: eVault. Proces ten redukuje koszty związane z utrzymaniem fizycznych archiwów i zwiększa dostępność danych.

Digitalizacja to także sposób na lepsze zarządzanie danymi w czasie rzeczywistym. Nowoczesne systemy usprawniają wyszukiwanie i przetwarzanie dokumentów.

Jakie korzyści przynosi analiza biznesowa w IT?

Właściwie przeprowadzona analiza biznesowa przynosi szereg korzyści organizacji. Należą do nich:

1. Lepsza alokacja zasobów – dzięki identyfikacji kluczowych obszarów firma może skoncentrować swoje działania na priorytetowych zadaniach. Zamiast inwestować w procesy o niskiej efektywności, środki są kierowane tam, gdzie przynoszą największe korzyści.
2. Zmniejszenie kosztów – automatyzacja procesów pozwala na ograniczenie nakładów pracy i materiałów, np. papieru. Redukcja ręcznych operacji minimalizuje także ryzyko błędów.
3. Większa elastyczność – cyfrowe procesy pozwalają na szybkie dostosowywanie się do zmian rynkowych i prawnych. Firmy mogą reagować na zmiany w czasie rzeczywistym (przekłada się to na ich konkurencyjność).
4. Zwiększenie bezpieczeństwa danych – nowoczesne platformy, np. Iron Mountain InSight Content Management czy eVault umożliwiają ochronę danych przed nieautoryzowanym dostępem.

Digital Mailroom – rozwiązanie do zarządzania korespondencją firmową

Jednym z ważniejszych procesów w wielu firmach jest obsługa korespondencji. Ręczne przetwarzanie poczty generuje koszty i jest czasochłonne, zwłaszcza w organizacjach, które otrzymują dużą liczbę przesyłek pocztowych. Rozwiązaniem jest wdrożenie systemów automatyzujących te procesy. Z ich pomocą możliwe okazuje się:

• skanowanie i klasyfikowanie dokumentów przychodzących;
• przesyłanie cyfrowych kopii do adresatów,
• zlikwidowanie fizycznego archiwum dokumentów papierowych.

Digital Mailroom to nie tylko wygoda, ale także możliwość wprowadzenia większej przejrzystości w obiegu dokumentów. Firma w tym przypadku zyskuje pełną kontrolę nad procesem.

Rola nowoczesnych technologii w analizie biznesowej IT

Platformy typu Iron Mountain InSight pozwalają na:

• konsolidację danych z różnych źródeł – umożliwiając lepszą integrację informacji i raportowanie wyników;
• wizualizację i raportowanie wyników w czasie rzeczywistym – co wspiera podejmowanie szybszych decyzji;
• uproszczenie złożonych procesów operacyjnych – zwiększając jednocześnie ich efektywność i przejrzystość.

Czy Twoja firma potrzebuje analizy biznesowej IT?

Nie każda organizacja zdaje sobie sprawę z potrzeby przeprowadzenia analizy biznesowej IT. Oto kilka pytań, które mogą pomóc w podjęciu decyzji.

• Czy obecne procesy w firmie są czasochłonne i podatne na błędy?
• Czy firma korzysta z papierowej dokumentacji, która zajmuje dużo miejsca i generuje koszty?
• Czy przedsiębiorstwo doświadcza trudności w integracji różnych systemów informatycznych?

Jeśli odpowiedź na te pytania jest twierdząca, analiza biznesowa IT będzie krokiem w stronę efektywności i oszczędności.

Przeprowadź analizę biznesową IT z Iron Mountain

Analiza biznesowa IT to pierwszy krok w stronę usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności organizacji. W połączeniu z cyfrowymi rozwiązaniami obejmującymi m.in. digitalizację dokumentów czy platformy do zarządzania treścią, firmy mogą osiągnąć lepsze wyniki, oszczędności i bezpieczeństwo. Skontaktuj się z nami, wysyłając wiadomość przez formularz lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802, aby ustalić plan działania odpowiedni do Twojego biznesu.