Sanityzacja danych – co to jest i na czym polega?

Marki, które decydują się na regularne zwiększanie jakości swoich rozwiązań, z pewnością skorzystają na sanityzacji danych ze względów bezpieczeństwa przepływu informacji. Jest to szczególnie odczuwalne w perspektywie długofalowej przez firmy decydujące się na wdrożenie hybrydowego systemu pracy. Aby dowiedzieć się, co to jest sanityzacja danych i na czym polega, koniecznie przeczytaj ten artykuł!

Sanityzacja danych – co to jest?

Sanityzacja danych to metoda oczyszczania danych, mająca na celu usunięcie wszelkich nieprawidłowości oraz błędów, co przekłada się na zwiększenie jakości i wiarygodności informacji. Proces ten wymaga dokładnej analizy i korekty zbiorów danych, aby były one spójne, dokładne i odpowiednie do użycia w analizach czy też procesach decyzyjnych.

Działania przeprowadzane podczas sanityzacji:

• likwidacja duplikatów,
• korekta błędnych wartości,
• konwersja danych do jednolitych formatów.

Tego typu czynności wymagają zrozumienia struktury danych oraz kontekstu ich wykorzystania, aby móc efektywnie identyfikować i eliminować wszelkie anomalie i nieprawidłowości. Dzięki temu procesowi zyskujesz pewność, że opierasz swoje decyzje na danych o najwyższej możliwej jakości.

Sanityzacja IT – do kogo kierujemy sanityzację danych?

Sanityzacja danych w IT jest procesem niezbędnym dla wielu podmiotów, których praca zależy od precyzji, bezpieczeństwa oraz spójności informacji, m.in.:

• analitycy danych – potrzebują „czystych”, wiarygodnych zbiorów danych do przeprowadzania dokładnych analiz i wyciągania trafnych wniosków;
• menedżerowie IT – dla zapewnienia, że systemy i aplikacje działają na podstawie danych wysokiej jakości (minimalizuje to ryzyko błędów i usprawnia procesy decyzyjne);
• specjaliści ds. bezpieczeństwa danych – aby skutecznie chronić dane przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi, poprzez wyeliminowanie luk i słabości w danych;
• zespoły deweloperskie – potrzebują „czystych danych” do testowania i rozwijania oprogramowania (dzięki temu mogą budować niezawodne systemy);
• specjaliści ds. jakości danych – których zadaniem jest monitorowanie i ciągłe poprawianie jakości danych, aby były one zgodne ze standardami i oczekiwaniami użytkowników;
• przedsiębiorcy i menedżerowie projektów – dla których „czyste dane” są podstawą do formułowania strategii biznesowych, planowania i oceny ryzyka projektów;
• instytucje regulacyjne – wymagające zgodności z przepisami dotyczącymi jakości danych, prywatności i ochrony danych osobowych.

Ile trwa sanityzacja danych?

Czas trwania procesu sanityzacji danych zależy od wielu czynników, w tym od objętości i rodzaju informacji, jak również od zastosowanych metod i narzędzi. Zazwyczaj okres implementacji zmian nie przekracza 14-21 dni roboczych. Ostateczny czas trwania jest jednak uzależniony od przyjętej analizy danych oraz zastosowanych rozwiązań.

Analiza danych

W trakcie tego procesu wykonawcy analizują dane, identyfikując i korygując błędy. Wymaga to gruntownej weryfikacji i często transformacji niezbędnych informacji w celu zapewnienia ich spójności oraz dokładności. Jest to możliwe przykładowo poprzez wdrożenie usługi skanowania i digitalizacji dokumentów, pozwalającej na uwolnienie przestrzeni, bezpieczną ochronę informacji oraz centralizację dostępu i szybkie wyszukiwanie. W konsekwencji Twoi pracownicy zaoszczędzą czas i będą mogli zająć się czynnościami wspierającymi biznes.

Likwidacja danych

Warto również wspomnieć, iż sanityzacja danych wymaga likwidacji wszelkich informacji, które są nieistotne. Ułatwia to zabezpieczenie prywatności oraz zgodność wszelkich procesów z obowiązującymi przepisami. Rozwiązaniem w tym przypadku jest bezpieczne niszczenie od Iron Mountain. Korzystając z wymienionej usługi, dokumentacja, która nie musi być już dłużej przechowywana nie będzie stanowiła obciążenia. Reputacja Twojej firmy zostanie zabezpieczona przed wyciekiem danych, a koszty zarządzania zasobami informatycznymi – stanowczo zredukowane.

Przykład udanej sanityzacji danych z Iron Mountain

Jednym przykładów udanej sanityzacji danych jest case study z Ultimo. Naszemu Klientowi zależało na wyeliminowaniu z procesów korespondencji papierowej na rzecz cyfrowej z zachowaniem wszelkich standardów prywatności, dopełniając jednocześnie ustalenia umów SLA (ang. Service Level Agreement) dotyczących zabezpieczenia informacji i czasu reakcji.

Digital Mailroom to usługa, dzięki której zapewniliśmy kompleksową sanityzację danych w połączeniu z automatycznym systemem obsługi poczty przychodzącej. Kompleksowo przekształciliśmy dokumentację papierową w pliki cyfrowe, które zdecydowanie łatwiej wyszukiwać i przekazywać pomiędzy zespołem oraz partnerami biznesowymi.

Współpraca spółki Ultimo z Iron Mountain pozwoliła usprawnić hybrydową pracę oraz wyeliminować zajmujące miejsce dokumenty papierowe, dzięki czemu marka zaoszczędziła powierzchnię biurową na dodatkowe działania wewnątrz firmy (np. zatrudnienie dodatkowych pracowników lub utworzenie kolejnych punktów obsługi Klientów).

Sanityzacja danych – FAQ

Jakie są najlepsze praktyki sanityzacji danych?

Pierwszym krokiem jest klasyfikacja danych ze względu na ich wrażliwość i znaczenie. Pozwala to określić, jakie informacje wymagają ochrony. Następnie stosuje się maskowanie danych, pseudonimizację lub szyfrowanie, aby zabezpieczyć informacje osobowe przed nieautoryzowanym dostępem. Ważne są także audyty i aktualizacje polityk bezpieczeństwa w celu upewnienia się, że procedury sanityzacji nadążają za regularnie wzrastającymi zagrożeniami.

Jakie są wyzwania związane z sanityzacją danych?

Jednym z głównych wyzwań w procesie sanityzacji danych jest utrzymanie równowagi między ochroną prywatności a zachowaniem wartości danych dla analizy i przetwarzania. Warto również wspomnieć, iż przez złożoność przepisów prawnych oraz ciągle zmieniające się otoczenie technologiczne należy dostosowywać polityki i procedury. Zapewnienie skuteczności tych działań często wiąże się z koniecznością ciągłego szkolenia zespołów oraz inwestycji w nowoczesne technologie i narzędzia.