Cyfrowa reorganizacja biura – jak uporządkować dokumenty w firmie?

W wyniku pandemii koronawirusa, która rozpoczęła się w 2019 r., świat biznesu przeszedł szereg zmian. Okazało się, że wiele osób zaczęło pracować w nowy sposób: zdalnie lub hybrydowo. Menedżerowie i właściciele firm dostrzegli, że można efektywnie działać też na o wiele mniejszej powierzchni biurowej – to z kolei wymagało (i wciąż wymaga) często reorganizacji firmy. Na czym polega ten proces i jak uporządkować dokumenty, które się z nim wiążą? Sprawdź. 

Czym jest reorganizacja firmy?

Reorganizacja firmy oznacza wprowadzanie zmian w danym przedsiębiorstwie. Polega na przykład na zmianie struktury organizacyjnej, przearanżowaniu układu przestrzennego lub modyfikacji metod pracy, zazwyczaj w celu poprawy efektywności organizacji lub zmniejszenia kosztów operacyjnych. Jednym z jej rodzajów jest cyfrowa reorganizacja w firmie, związana z konwersją różnych informacji z formy fizycznej na cyfrową.

Reorganizacja pracy – co to znaczy?

Reorganizacja pracy oznacza wprowadzenie zmian w strukturze, procesach lub podziale obowiązków w organizacji. Proces ten polega na analizie obecnych metod działania oraz wdrożeniu nowych rozwiązań, które optymalizują wykorzystanie zasobów, eliminują nieefektywności i poprawiają współpracę między zespołami.

Priorytetowe aspekty reorganizacji obejmują m.in. modyfikację ról pracowników, przekształcenie procesów zarządczych lub wprowadzenie nowych technologii wspierających codzienne funkcjonowanie. Tego rodzaju działania mają na celu zapewnienie większej elastyczności i skuteczności w realizacji założeń organizacyjnych.

Przeczytaj więcej o transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

Etapy reorganizacji firmy i biura

Oto, jak reorganizacja w firmie przebiega krok po kroku.

1. „Rozmrożenie”. Ten etap polega na tym, że menedżerowie informują swoich pracowników o planowanych zmianach. Ważne, aby wytłumaczyli swoim podwładnym, dlaczego są one konieczne oraz jakie profity przyniosą całemu przedsiębiorstwu.
2. Wprowadzanie realnych zmian. Warto wcześniej stworzyć odpowiedni harmonogram i zgodnie z nim realizować wszystkie działania. Oczywiście dobrze jest je również szczegółowo rozpisać, a następnie implementować krok po kroku. Należy tutaj też informować swoich pracowników, na którym etapie się znajdują, aby mieli świadomość tego, co się w firmie aktualnie dzieje.
3. „Zamrożenie”. Pozwala ono ocenić sytuację przedsiębiorstwa już po wdrożeniu zmian. Dobrze jest porozmawiać o niej z pracownikami czy kontrahentami oraz zapytać ich o zdanie na ten temat. Być może okaże się, że w jakimś jeszcze obszarze przydałoby się zaimplementować dodatkowe rozwiązania.

Dlaczego warto korzystać z usług Iron Mountain w procesie cyfrowej reorganizacji?

W Iron Mountain oferujemy kompleksowe usługi wspierające cyfrową transformację biura, dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji.

Nasze rozwiązania, m.in. skanowanie dokumentów i repozytorium cyfrowe, umożliwiają przejście na w pełni zdigitalizowany obieg dokumentów, przyspieszając i upraszczając codzienne operacje. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniu eVault, pomagamy w bezpiecznym zarządzaniu zasobami cyfrowymi oraz ich archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.  Warto również wspomnieć o zaawansowanych usługach typu Iron Mountain InSight, pozwalających na automatyzację procesów i inteligentne przetwarzanie dokumentów, które poprawiają produktywność i redukują koszty.

Dlaczego firmy decydują się na reorganizację w firmie?

Przedsiębiorstwa decydują się na reorganizację w firmie z wielu powodów. Oto kilka przykładów.

1. Obniżenie kosztów operacyjnych – organizacje mogą np. konsolidować funkcje lub usprawniać procesy, aby zwiększyć swoją efektywność finansową. Co więcej, często też pragną zmniejszyć nadmierne wydatki przeznaczane do tej pory na materiały piśmiennicze, koszty energii czy też przestrzeń biurową.
2. Poprawa komfortu i satysfakcji osób zatrudnionych – umiejętnie zaaranżowana przestrzeń biurowa, w której znajdują się np. strefy relaksu, może ostatecznie znaleźć odzwierciedlenie w mniejszym stresie oraz większym zaangażowaniu pracowników w wykonywanie obowiązków.
3. Zwiększenie wydajności pracowników – czasem konieczna jest reorganizacja biura, aby pracownicy mogli lepiej się ze sobą komunikować, a współpraca – przebiegać sprawniej. Pomagają w tym również odpowiednie rozwiązania technologiczne, np. systemy do wspólnego zarządzania projektami czy możliwość dostępu do tych samych dokumentów (które mogą być wcześniej odpowiednio zeskanowane i zdigitalizowane), niezależnie od lokalizacji, w której znajdują się poszczególne osoby.
4. Lepsze zarządzanie danymi – dzięki cyfrowej reorganizacji można w bardziej optymalny sposób zarządzać informacjami, a także bezpiecznie gromadzić je i przechowywać.

Często firmy decydują się na reorganizację również w następujących okolicznościach.

• Doszło do połączenia firm lub przejęcia jednej z nich – wówczas konieczne jest nowe, przemyślane podejście do zarządzania nowopowstałą strukturą oraz samą przestrzenią.
• Organizacja rozrosła się lub zmniejszyła – wzrost lub zmniejszenie liczby zatrudnionych może wymagać dostosowania przestrzeni biurowej do nowych warunków.
• Konieczne jest dostosowanie firmy do dynamiki rynku – w przedsiębiorstwach należy czasem wprowadzać pewne modyfikacje, aby zachować swoją konkurencyjność i być gotowym na kolejne wyzwania.
• Konieczne jest dostosowanie firmy do oczekiwań Klientów – cyfrowa reorganizacja dotyczy nie tylko pracowników, ale również osób korzystających z Twoich produktów lub usług, które być może coraz częściej pragną komunikować się online.

Reorganizacja firmy – jakie ryzyka się z tym wiążą?

Reorganizacja firmy wiąże się z szeregiem ryzyk negatywnie wpływających na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jeśli nie zostaną odpowiednio zarządzone. Do najważniejszych zagrożeń należą m.in.:

• utrata zaufania pracowników wynikająca z niejasnej komunikacji;
• spadek motywacji zespołu spowodowany obawami o przyszłość zatrudnienia;
• zakłócenia w bieżącej działalności operacyjnej podczas wdrażania zmian;
• nieoczekiwane koszty związane z adaptacją do nowej struktury;
• ryzyko nieosiągnięcia założonych celów reorganizacji.

Dodatkowo brak odpowiedniego planowania i zaangażowania wszystkich interesariuszy prowadzi do oporu wobec zmian i utrudnia ich skuteczne wdrożenie. Ryzykom można przeciwdziałać, wprowadzając m.in. regularne szkolenia czy spotkania podsumowujące dla pracowników.

Jak uporządkować dokumenty w firmie? Co zrobić z meblami i sprzętami?

Planujesz reorganizację, ale nie wiesz, jak uporządkować dokumenty w firmie? W takiej sytuacji warto skorzystać z usługi Iron Mountain Clean Start, która pozwala kompleksowo podejść do tej kwestii. W jej ramach m.in.

• pakujemy lub przenosimy dokumentację w nowe miejsce,
• porządkujemy i przenosimy stanowiska pracy,
• likwidujemy zbędne meble, wyposażenie oraz sprzęty,
• bezpiecznie niszczymy stare dokumenty i zapewniamy ich recykling,
• digitalizujemy pliki i wdrażamy odpowiednie procesy cyfrowe.

W ramach usługi Clean Start niektóre meble i materiały biurowe przekazujemy potrzebującym, jeśli takie jest życzenie Klienta. Odsprzedajemy również wcześniej oczyszczony z danych sprzęt komputerowy. Dzięki temu możesz mieć pewność, że nic się nie zmarnuje.

Jeżeli chodzi o skanowanie dokumentów, jesteśmy w stanie scentralizować je w jednym repozytorium i zapewnić dostęp do nich każdej autoryzowanej przez Ciebie osobie. Dzięki ich digitalizacji nie musisz „przedzierać się” przez setki dokumentów, aby znaleźć jedną, interesującą Cię informację – wystarczy w tym celu wykonać kilka kliknięć. W ten sposób zyskasz mnóstwo cennego czasu, a przy okazji także mnóstwo wolnej przestrzeni biurowej – dotychczas w ten sposób pomogliśmy m.in. Urzędowi ds. Rejestracji Cudzoziemców w mieście Schwäbisch Gmünd.

Możemy także zarchiwizować Twoje dokumenty cyfrowo. Dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędzisz kolejne miejsce w przestrzeni biurowej, które możesz przeznaczyć np. na wspomniane już strefy relaksu lub dodatkowe sale konferencyjne. A to dopiero początek nowych, pojawiających się przed Tobą możliwości. Skontaktuj się z nami, a wspólnie opracujemy odpowiednią strategię.