Skuteczna windykacja – jak zwiększyć efektywność procesów?

Blogi i artykuły

Sprawdź, jak prowadzić skuteczną windykację oraz zwiększyć efektywność procesów odzyskiwania wierzytelności.

26 sierpnia 20247 minut

Skuteczna windykacja i zarządzanie wierzytelnościami stanowią kluczowy aspekt zapewnienia płynności finansowej Twojego przedsiębiorstwa. Automatyzacja pozwala firmie wykorzystać najnowsze technologie cyfrowe, w tym sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, aby ograniczyć lub wyeliminować żmudne, czasochłonne obsługiwanie należności w tradycyjny, papierowy sposób.

Windykacja należności – co to znaczy?

Należności to nic innego jak pieniądze, które należą się Twojej firmie za świadczone usługi lub oferowane produkty, a długość całego cyklu zakupowego – od zamówienia do otrzymania płatności – w dużej mierze zależy od sposobu, w jaki pobierasz należności i jak je windykujesz.

Przepływy pieniężne organizacji, a w tym terminowe odzyskiwanie wierzytelności, są siłą napędową każdego przedsięwzięcia. Niewłaściwe zarządzanie wierzytelnościami poprzez manualne czynności lub niespójną i nieskuteczną automatyzację, może jedynie komplikować proces.

Czy wiesz, że...

38%
Wprowadzenie automatycznego sposobu administrowania windykacjami przedsiębiorstwa o 38% zwiększa skuteczność ściągalności należności od kontrahentów. ¹

¹ Inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow

Problemy w skutecznym odzyskiwaniu należności

Jednym z największych wyzwań w prowadzeniu działu windykacyjnego jest uporanie się ze złożonością aplikacji, arkuszy kalkulacyjnych i baz danych. Powstają wielkie silosy danych, nad którymi Twoi pracownicy spędzają zbyt dużą ilość czasu, by ręcznie wprowadzać, modyfikować bądź usuwać informacje. To generuje problemy, ponieważ dane:

są niedokładne i nieaktualne,
zawierają błędy,
zawierają zduplikowane zapisy,
przepełnione są wykluczającymi się informacjami,
stają się tzw. danymi zapomnianymi (uśpionymi).

Praca na takich zasobach prowadzi do:

generowania faktur, które zawierają błędy,
opóźnień w otrzymywaniu zapłaty,
zwiększenia ilości długów nieściągalnych,
nieefektywności pracowników,
generowania zbędnych kosztów,
utraty płynności finansowej firmy.

Skuteczna windykacja należności – jak wygląda?

Skuteczne odzyskiwanie należności powinno opierać się na dostępie pracowników do pełnej, skategoryzowanej i usystematyzowanej bazy potrzebnych dokumentów.

Dopiero windykacja należności i zarządzanie wierzytelnościami organizacji oparte na digitalizacji przynoszą pożądane efekty ściągalności. Poznaj 4 kroki, które poprawią wyniki działu windykacyjnego.

4 kroki, aby zwiększyć efektywność procesów ściągania wierzytelności

Skuteczna windykacja – jak zwiększyć efektywność procesów?

Opracowanie własne

Skanowanie

Eksperci z Iron Mountain zeskanują dokumenty papierowe, w tym umowy, faktury, dane o Klientach oraz wszelkie inne, które są ważne w procesie prowadzenia działań windykacyjnych. W ten sposób powstanie ich cyfrowa forma dostępna w centralnej lokalizacji, którą możesz zintegrować z posiadanymi już przez Ciebie systemami (np. ERP, poczta Outlook, SAP, LDAP, Actie Directory).

Sprawdź, jak jeden z największych banków w Polsce we współpracy z Iron Mountain zdigitalizował 32,5 miliona stron, generując ponad 1,4 terabajta obrazów i 150 milionów oznaczonych dokumentów. Instytucja ta ma teraz pewność, że ważne dokumenty hipoteczne i inne dokumenty finansowe są zawsze bezpieczne i dostępne na dowolnym urządzeniu.

Dowiedz się więcej

eVault

Zeskanowane dokumenty trafiają do centralnego repozytorium – systemu eVault. Ta nowoczesna i intuicyjna platforma umożliwi Ci pracę na windykacyjnych dokumentach cyfrowych w sposób prosty, przejrzysty i logiczny.

W eVault z łatwością odnajdziesz pożądane dokumenty, sprawdzisz ich status, fizyczną lokalizację oraz będziesz mieć nad nimi pełną kontrolę.

Digital Mailroom

Pracownicy Iron Mountain przejmą żmudną i czasochłonną pracę związaną z zarządzaniem korespondencją papierową i elektroniczną Twojej firmy.

W Digital Mailroom korespondencja firmy, w tym ta związana z wierzytelnościami, przychodzi na wskazany przez Ciebie adres, gdzie jest:

przyjmowana i otwierana (lub celowo nieodpieczętowywana),
odpowiednio znakowana i indeksowana,
skanowana do wersji cyfrowej,
archiwizowana cyfrowo w systemie oraz w bezpiecznym archiwum dla wersji papierowych – na życzenie Klienta.

Sprawdź, jak firma Ultimo, która rocznie prowadzi 4,8 mln spraw dotyczących wierzytelności, dzięki eliminacji dokumentacji papierowej, wsparła model bezpiecznej pracy hybrydowej i zwiększyła efektywność swojej działalności.

Dowiedz się więcej

Czy wiesz, że...

25%
Pracownicy poświęcają 25% czasu na poszukiwanie potrzebnych dokumentów, informacji lub osób.

Workflow Automation

W momencie, kiedy posiadasz już zaplecze cyfrowe zapełnione zasobami Twojej firmy, czas wszystko połączyć na platformie cyfrowej, aby stworzyć optymalne środowisko dla workflow działu windykacyjnego. Inteligentne przetwarzanie danych dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji i maszynowemu uczeniu pozwoli Twoim pracownikom podejmować szybkie i trafne działania windykacyjne np.: Insight Content Management firmy Iron Mountain.

Automatyzacja należności sprawia, że cały proces otrzymania należności (od wystawienia FV do otrzymania pełnej zapłaty) zadziała jak w autopilocie.

Skorzystaj z funkcji Workflow Automation. Dzięki niej:

usprawnisz proces fakturowania,
ulepszysz comiesięczny cykl zamknięcia finansowego,
uzyskasz centralny dostęp do danych potrzebnych, aby przetwarzać i pobierać płatności,
skorelujesz i powiążesz ze sobą dokumenty wymagane do transakcji rozliczeniowych i windykacji należności,
będziesz mieć pełny obraz na historie prowadzonych spraw odzyskiwania należności w jednym miejscu,
możesz uzyskać wsparcie od firm prawniczych w zakresie aktualizacji przepisów związanych z bezpieczeństwem i przechowywaniem zasobów,
stworzysz potrzebne raporty okresowe, dzięki którym sprawnie podejmiesz decyzje strategiczne i operacyjne,
automatycznie zutylizujesz te informacje, które straciły ważność w świetle prawa.

Korzyści z automatyzacji odzyskiwania należności

Automatyzacja procesu windykacyjnego oparta na 4 sprawdzonych krokach pozytywnie wpływa na wydajność firmy. Poznaj najważniejsze korzyści automatyzacji wierzytelności i wejdź na drogę cyfrowej zmiany odzyskiwania długów.

Oszczędność czasu i poprawa efektywności pracy działu finansowego

Automatyzacja skraca czas spędzany na ręcznym przetwarzaniu dokumentów, wystawianiu płatności czy monitów. Minimalizuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i tworzenia arkuszy kalkulacyjnych.

Poprawna ocena zdolności kredytowej

Zły proces weryfikacji nowych Klientów prowadzi do opóźnień w płatnościach, nieściągalności zobowiązań i w ostateczności do niepotrzebnych rozpraw sądowych.

Korzystając z analiz generowanych w trakcie procesu zarządzania należnościami i dostępu do historii płatności Klienta, jesteś w stanie stwierdzić, czy Twoi dłużnicy mają odpowiednią zdolność kredytową.

Eliminacja błędu ludzkiego

Korzystanie z przestarzałych systemów, które tworzą silosy danych, zwiększa możliwości popełniania błędów w monitorowaniu i ściąganiu wierzytelności.

Wprowadzając automatyzację działu należności, niwelujesz ryzyko pojawienia się błędów we wprowadzeniu danych, braku widoczności procesu oraz niespójnych czy fragmentarycznych workflow. Dodatkowo eliminujesz wykonywanie powtarzalnych, rutynowych zadań związanych z wierzytelnościami.

Szybsze fakturowanie

Automatyzacja harmonogramu fakturowania i windykacji eliminuje niespójne procesy w windykacji, a Ty możesz na czas kierować dokumenty rozliczeniowe do wszystkich dłużników. Wprowadzając standaryzację zaległych faktur czy automatyczne przypomnienia o płatnościach, osiągasz lepszy przepływ środków pieniężnych.

Zmniejszenie ilości zadłużeń nieściągalnych

Dzięki automatycznym powiadomieniom o płatnościach usprawniasz terminowość w ściąganiu należności. Kontrolujesz cały proces windykacyjny.

Dostęp do analityki i raportowania działań

W cyfrowej bazie danych masz dostęp do informacji, które są niezbędne, aby dokładnie określać skuteczność działań windykacyjnych (Kluczowe wskaźniki efektywności KPI czy Cykl rotacji należności DSO). Na ich podstawie łatwiej podejmiesz ważne strategiczne decyzje finansowe oraz znajdziesz luki i błędy w całym procesie ściągania należności i uzyskasz pełny obraz Klienta i jego historii finansowej.

Obniżenie kosztów

Zredukujesz koszty związane z odzyskiwaniem należności, gdyż:

znacząco skrócisz czas zbędnej, rutynowej pracy pracowników,
wyeliminujesz błędy ludzkie,
zwiększysz odsetek odzyskiwanych długów.

Aktualne dane o dłużnikach i usprawnione zarządzanie sporami

Zautomatyzowany system należności dostarcza dane i analizy w czasie rzeczywistym. Mając dostęp do pełnej historii Klienta, śledząc trendy płatności oraz identyfikując problematyczne obszary i zagadnienia, Twoi pracownicy dobiorą odpowiednią drogę komunikacji z dłużnikiem, aby skutecznie rozwiązywać spory.

Bezpieczeństwo danych

Przestrzegamy wysokich standardów bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych, w tym norm ISO i PCI DSS.

Zaszyfrowane, zindeksowane i oznaczone kodem dokumenty, do których dostęp jest ograniczony, zapewni pełne bezpieczeństwo posiadanych przez Ciebie danych.