Jak długo przechowywać dokumenty ZUS w firmie?

Osoby na stanowiskach kierowniczych każdego dnia muszą poprawiać jakość oferty swojego przedsiębiorstwa, realizować wymagające targety firmowe, a dodatkowo analizować dane księgowe i dbać o bezpieczeństwo dokumentów, a w szczególności danych pracowniczych – tak, aby być w stanie kontrolować procesy zachodzące w organizacji. Ten wpis prawdopodobnie ułatwi kontrolę nad zachodzącymi procesami, ponieważ podpowiemy, w jaki sposób ułatwić prowadzenie działalności dzięki kompleksowej digitalizacji.

Dokumenty ZUS – jak długo je przechowywać?

Dokumentacja zgłoszeniowa ZUS lub ZUA, a także rozliczeniowa ZUS DRA powinna być przechowywana przez okres 5 lat.

Kopie dokumentów mogą być przechowywane w formie pisemnej lub elektronicznej – w zależności od tego, w której z nich zostały przekazane do ZUS-u.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS RMUA?

Dokumenty ZUS RMUA stanowią potwierdzenie regularnego opłacania składek emerytalnych. Co to oznacza? Że lepiej je zachować na tzw. czarną godzinę i po prostu ich nie wyrzucać – nawet po upływie 5 czy też 10 lat. Możemy to zrobić, ale jak donosi magazyn rp.pl, gdy ZUS zgłosi reklamację do przedsiębiorcy po stwierdzeniu braków finansowych – powoła się właśnie na treść raportu ZUS RMUA.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji – bezpieczna forma magazynowania istotnych informacji księgowych

Archiwizacja pozwala zabezpieczyć zarówno standardową dokumentację ZUS, jak i ZUS RMUA w formie papierowej. Dzięki skorzystaniu z naszej aplikacji eVault Records Management możesz z powodzeniem zarządzać plikami online, jeśli zostały zeskanowane. Wystarczy kilka kliknięć, żeby zlokalizować konkretne zasoby – jest to doskonała alternatywa dla ręcznego wertowania stosów dokumentacji. Współpracując z Iron Mountain, możesz całkowicie zdigitalizować swoją firmę, bazując na naszych wysokiej klasy Centrach Skanowania.

Jak w praktyce wygląda przechowywanie istotnej dokumentacji online poza firmą?

Przechowywanie istotnej dokumentacji poza firmą to przede wszystkim oszczędność. Dzięki digitalizacji zwolnisz przestrzeń biurową, którą możesz udostępnić swoim pracownikom – w celu zwiększenia ich komfortu pracy, a co za tym idzie – efektywności.

Digitalizacja dokumentacji – kluczowe korzyści

Kluczowe korzyści wiążące się z digitalizacją dokumentacji to m.in.:

• standaryzacja procesów zarządzania dokumentacją w każdym obiekcie firmowym, który należy do Klienta,
• usprawnienie procesu cyfryzacji,
• możliwość szybszego podejmowania ważnych decyzji,
• wysoki poziom bezpieczeństwa 
• większa transparentność i kontrola dostępu w przypadku obydwu stron (zarówno przedsiębiorcy, jak i pracowników ZUS kontrolujących ZUS RMUA).

Skorzystanie z usług specjalistów z Iron Mountain, którzy zajmują się skanowaniem dokumentacji, wpływa na automatyzację procesów, bezpieczeństwo ochrony informacji oraz centralizację dostępu (czyli prostszą łączność z zasobami).

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej. Wypełnij formularz kontaktowy dostępny na stronie Ironmountain.com w zakładce „Kontakt” lub zadzwoń pod numer 801 800 802. 

Jeśli natomiast przestarzała dokumentacja stanowi dla Ciebie obciążenie, a Twoja firma nie dysponuje zasobami, aby je zniszczyć – skorzystaj z usługi Secure Shredding, czyli bezpiecznego niszczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz przestrzeń, którą będziesz mógł wykorzystać do zatrudnienia większej liczby pracowników. Zyskasz także na czasie, ponieważ odciążymy Cię od żmudnego procesu utylizacji.

Zapamiętaj!

Profesjonalna i bezpieczna utylizacja przestarzałych zasobów chroni Twoją reputację, zabezpieczając wrażliwe i poufne dane, zgodnie z przepisami prawa oraz normami branżowymi.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS? Podsumowanie

Wiesz już, jak długo przechowywać dokumenty ZUS. Przedstawiliśmy także sposoby digitalizacji przydatne szczególnie osobom, które cenią sobie bezpieczeństwo oraz szeroko pojętą automatyzację. Zachęcamy do zapoznania się z naszymi pozostałymi usługami Iron Mountain (np. Clean Start oraz automatyzacja procesów HR).

W razie pytań jesteśmy do dyspozycji pod numerem telefonu 801 800 802 lub emailowo kontakt