Optymalizacja procesów w firmie – na czym polega?

Optymalizacja procesów pozwala lepiej wykorzystać potencjał firmy. Umożliwia wyeliminowanie pewnych problemów i przyczynia się do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa. Optymalizacja procesów biznesowych może obejmować bardzo różne obszary, począwszy od sprzedaży, aż po obieg dokumentacji i korespondencji. Aby była ona możliwa, czasem konieczne jest wdrożenie pewnych, określonych narzędzi.

Optymalizacja procesów – co to znaczy?

Co to znaczy „optymalizacja procesów biznesowych”? To implementacja rozwiązań, które pozytywnie wpływają na wydajność oraz konkurencyjność danego przedsiębiorstwa. Optymalizacja wiąże się często z porządkowaniem pewnych działań i usprawnianiem przepływu informacji, a także skracaniem czasu obsługi oraz minimalizacją ryzyka występowania rozmaitych błędów. Ważne, aby wpisywała się w strategie firm, ponieważ w każdej z nich może przebiegać nieco inaczej. Obecnie często polega m.in. na przeprowadzaniu transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.

Aby rozpocząć optymalizację procesów w firmie, warto najpierw przeprowadzić audyt, a następnie przeanalizować uzyskane w ten sposób dane. Przed jej wdrożeniem dobrze jest się również zastanowić, jak dużo czasu zajmie jej przeprowadzanie oraz jakie koszty ostatecznie ona wygeneruje.

Sprawdź: Audyt – co to jest i jak wpływa na wydajność w organizacji?

Optymalizacja procesów w firmie – korzyści

Optymalizacja procesów biznesowych firmy prowadzi do szybszej realizacji różnych projektów. To z kolei często znajduje odzwierciedlenie w lepszej obsłudze Klienta. Co więcej, sprawia ona również, że pracownicy mogą skoncentrować się na swoim rozwoju oraz mniej rutynowych zadaniach. W dłuższej perspektywie przedsiębiorstwo może po prostu więcej zarabiać i obniżyć koszty działalności. Ponadto firma, która stara się optymalizować procesy biznesowe na bieżąco, szybciej dostosowuje się do dynamicznie zmieniających się uwarunkowań rynkowych.

Optymalizacja procesów biznesowych – wykorzystaj narzędzia od Iron Mountain!

Optymalizacja procesów biznesowych firmy a kancelaria (Digital Mailroom)

Digital Mailroom to usługa polegająca na digitalizacji korespondencji papierowej. Pozwala ona optymalizować procesy związane z dokumentami. Dzięki temu rozwiązaniu nie musisz ręcznie sortować i dystrybuować poczty (co wiąże się z koniecznością poświęcania dużej ilości czasu oraz możliwością popełniania błędów). To wszystko sprawia, że możesz skoncentrować się na ważniejszych, bardziej strategicznych zadaniach.

Kancelaria (Digital Mailroom) umożliwia łatwe wyszukiwanie różnych informacji (co ułatwia z kolei podejmowanie procesów decyzji) oraz szybkie dostarczanie poczty odpowiednim osobom w firmie. Zapewnia też bezpieczny dostęp do korespondencji wybranym pracownikom, którzy mogą się znajdować w niemal każdym miejscu na świecie. Co więcej, łatwo jest zintegrować to narzędzie z pocztą elektroniczną, Salesforce oraz pakietem Microsoft Office, co pozwala na jeszcze sprawniejszy obieg tego typu dokumentów.

Optymalizacja procesów biznesowych firmy a teczka HR

Teczka HR to rozwiązanie, które umożliwia optymalizację procesów kadrowych. Jego działanie polega na przechowywaniu dokumentacji pracowników w formie elektronicznej. Dzięki niemu skraca się czas pracy przy dokumentach – przykładowo nie trzeba wielokrotnie ręcznie wpisywać tych samych danych, które – odpowiednio zapisane – będą już cały czas funkcjonowały w systemie. To, podobnie jak w przypadku kancelarii (Digital Mailroom), umożliwia zaangażowanie pracowników w inne zadania.

Digitalizacja teczek sprawia również, że wyszukiwanie interesujących Cię informacji trwa chwilę i nie trzeba przeszukiwać w tym celu masy „papierów”, co znajduje odzwierciedlenie w większej efektywności działu HR. Warto wspomnieć, że również i w tym przypadku dokumenty są bardzo bezpieczne, dzięki czemu możesz mieć pewność, że cenne dane nie trafia w ręce niepowołanych osób.

Optymalizacja procesów biznesowych firmy a eVault

Jako Iron Mountain oferujemy również autorskie narzędzie, przeznaczone nie tylko do digitalizacji dokumentów, ale również do zarządzania zasobami cyfrowymi. Dokumenty odbieramy z siedzib firm naszych Klientów, a następnie je porządkujemy, kategoryzujemy i skanujemy do odpowiedniego formatu pliku i przechowujemy w centralnym repozytorium eVault.

To wszystko sprawia, że masz pełną kontrolę nad dokumentami, możesz łatwo nimi nawigować, przeglądać oraz zmieniać ich atrybuty. Dzięki temu praca z dokumentami będzie bardziej efektywna. Nasi dotychczasowi Klienci to firmy z sektora finansowego, prawnego, produkcyjnego, publicznego, detalicznego, energetycznego oraz szeroko rozumianej służby zdrowia. Dowiedz się więcej już dzisiaj, wysyłając email lub dzwoniąc pod numer telefonu: 801 800 802.