Outsourcing Teczki Personalnej z Iron Mountain

Jak usprawnić pracę działów kadrowych

Jak możemy pomóc Tobie i Twojemu biznesowi?

Nasze rozwiązanie gwarantuje szybką dostępność dokumentów w wersji elektronicznej w bezpiecznym środowisku. Praca działu HR może być jeszcze bardziej efektywna czasowo i finansowo.

W odpowiedzi na rozmaite potrzeby

Dokumentacja archiwalna

Zorganizujemy Twoje archiwum teczek personalnych, które nie są aktywne, jednak firma jest zobowiązana do ich przechowywania przez kolejne 10 lub 50 lat. Dokumentacja będzie bezpiecznie przechowywana, a dostęp do niej będą mieli jedynie wskazani pracownicy. W razie potrzeby dostarczymy do Ciebie potrzebne dokumenty lub prześlemy ich skan. Do wszystkich swoich zasobów będziesz miał pełny dostęp poprzez aplikację eVault. Zajmiemy się również generowaniem druków RP7.

Dokumentacja aktywna

Zajmiemy się kompleksowym zarządzaniem bieżącą dokumentacją HR – dokładaniem dokumentów do teczki, ich rejestracją i walidacją, generowaniem raportów informacyjnych dla ZUS, a także będziemy na bieżąco digitalizować dokumenty, które są dla Ciebie niezbędne.

Digitalizacja

Elektroniczna teczka personalna to podstawa każdego działu HR, w szczególności firm o rozproszonej strukturze. Zajmiemy się kompleksową digitalizacją, walidacją i rejestracją wszystkich dokumentów personalnych. Oryginały mogą być przechowywane w naszym zabezpieczonym archiwum lub wrócić do Ciebie. Twoje papierowe archiwum znajdzie odzwierciedlenie w elektronicznej teczce, a dane mogą zasilić dowolny system workflow.

Procesy HR– Jak odnaleźć potrzebne dane w kilka sekund?

eVault – System zapewnia obsługę archiwum i pełny dostęp do dokumentów – zarówno skanów wersji papierowych, jak i tych wytworzonych wyłącznie elektronicznie (gwarancja pewności ostatniej wersji dokumentu).

M-Files – System klasy CSP/ECM umożliwiający efektywne zarządzanie danymi organizacji – znajdziesz każdy dokument w kilka sekund, zarówno w Twoich zbiorach, bazach Iron Mountain, jak i powiązanych repozytoriach. Będziesz mógł na bieżąco śledzić obieg dokumentów, monitorować okres ich retencji, system podpowie również o zbliżającym się końcu ważności badań okresowych, wystawi skierowanie na kolejne i prześle je do pracownika. W każdej chwili i z każdego miejsca na świecie masz dostęp do danych za pośrednictwem aplikacji mobilnej, platformy web i aplikacji desktop.

Co na tym zyska Twój biznes?

Bezpieczeństwo danych

Sam decydujesz o tym, kto i w jakim zakresie ma dostęp do informacji. Dane mogą być również zanonimizowane, gwarantując jeszcze lepsze zabezpieczenie dla Twojej firmy.

Swoboda w działaniu

Na jednym pliku może pracować wiele osób w tym samym czasie. Dzięki temu każdy może być na bieżąco z dokumentacją.

Dostęp do wszystkich dokumentów

Z każdego miejsca, o każdej porze, z każdego urządzenia z dostępem do Internetu. Dostęp do danych nigdy nie był tak prosty!

Komfort i wsparcie

Cały proces zostaje przeprowadzony szybko i komfortowo. Nasze działania nie zakłócają normalnego trybu pracy firmy, a żaden proces nie jest dla nas tajemnicą – rozwiązania są szyte na miarę Twojej działalności!