Co to jest system ERP i jak usprawnić jego funkcjonowanie?

Blogi i artykuły

Dlaczego warto dodawać nowe narzędzia do istniejącego systemu ERP?

29 sierpnia 20247 minut

Przedsiębiorstwa regularnie opracowują nowe sposoby na „prześcignięcie” konkurencji i stanie się tzw. branżowym liderem. Jedne wdrażają metody pozwalające efektywniej zarządzać zasobami, a inne usprawniają komunikację oraz przyspieszają wymianę informacji pomiędzy działami, aby zmaksymalizować wydajność firmy. Jeszcze inne inwestują w system ERP gwarantujący pełną kontrolę nad najważniejszymi procesami, ponieważ wiedzą, że stawiając na kompleksowość w każdym obszarze działalności, zdobędą przewagę konkurencyjną. W artykule wyjaśniamy, czym jest system ERP i jak usprawnić jego funkcjonowanie.

System ERP – co to jest?

System ERP (ang. Enterprise Resources Planning) jest zaawansowanym oprogramowaniem umożliwiającym zarządzanie najważniejszymi zasobami przedsiębiorstwa i kontrolowanie ich. W zależności od konkretnych założeń właściciela firmy, obszary, które może obejmować system ERP to m.in.:

sprzedaż,
magazynowanie,
produkcja,
finanse,
zaopatrzenie,
księgowość.

Kluczowym wyróżnikiem ERP jest praca na tzw. pojedynczej bazie danych. W praktyce oznacza to, że informacje wdrożone w dowolnym obszarze systemu (np. w handlu) stają się widoczne niemal od razu przez innych użytkowników omawianego systemu (np. u kierownika produkcji, na magazynie oraz w dziale księgowym).

Dlaczego warto wykorzystywać system ERP?

System ERP ma za zadanie ujednolicić rozwiązania informatyczne. Powinniśmy go wykorzystać w celu uporządkowania przebiegu poszczególnych procesów, a także uzyskania nad nimi pełnej kontroli.

Co obejmuje pojęcie ERP?

Pojęcie ERP obejmuje kilka istotnych kwestii, a mianowicie:

maksymalizację efektywności zarządzania zasobami,
optymalizację kosztów i zapasów magazynowych,
usprawnienie komunikacji oraz przyspieszenie wymiany informacji.

Dzięki wdrożeniu systemu ERP można poprawić jakość obsługi Klienta i co najważniejsze – skrócić czas realizacji zamówień.

System ERP – w jakich branżach sprawdzi się najlepiej?

System ERP jest znakomitym rozwiązaniem w każdej branży, w której zarządzanie konkretnymi procesami wymaga wsparcia informatycznego, m.in.:

e-commerce,
retail,
logistyka,
handel,
usługi.

Zaawansowana technologia ERP wspomaga przedsiębiorstwa, które pracują w modelu sprzedaży wielokanałowej (omnichannel). Obejmuje ona również stacjonarne punkty obsługi Klienta. Pozwala zracjonalizować koszty operacji w logistyce, gwarantując większą terminowość.

System ERP – zalety

Z systemu ERP powinny skorzystać przedsiębiorstwa, którym zależy na następujących kwestiach:

automatyzacji zatowarowania,
obsłudze całości działań w jednym narzędziu,
ograniczeniu nieprawidłowych decyzji biznesowych,
niskich kosztach pracy,
realnym zwrocie z inwestycji,
kompleksowej kontroli nad zachodzącymi procesami,
zgodności z przepisami,
zwiększonej wydajności.

Jak usprawnić funkcjonowanie systemu ERP?

Jednym z takich narzędzi jest skanowanie i digitalizacja dokumentów, które pomogą usprawnić działanie systemu ERP. W tym przypadku warto skupić się w głównej mierze na digitalizacji dokumentów. Dlaczego? Ponieważ, o ile ERP umożliwia kontrolowanie poszczególnych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, o tyle dodatkowa cyfryzacja gwarantuje nam kompleksowość.

Łącząc system ERP z usługą digitalizacji i automatyzacji dokumentów można usprawnić procesy i infrastrukturę w taki sposób, żeby zwolnić cenną przestrzeń, którą wykorzystamy do zbudowania nowych miejsc pracy (ze względu na przekształcenie dokumentów fizycznych na cyfrowe).

Warto również pamiętać o zwiększeniu bezpieczeństwa w firmie. Każdy użytkownik będzie miał dostęp wyłącznie do niezbędnych dla niego informacji.

Czy wiesz, że…

Usprawnienie systemu ERP usługą skanowania dokumentów i ich cyfrowego przechowywania wpływa również na komfort pracy? Wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), można bezproblemowo wyszukać konkretne dokumenty lub zawartą w nich treść.

Dowiedz się więcej

Warto również wspomnieć, iż według oficjalnych danych udostępnionych przez ekspertów Iron Mountain, ok. 84% organizacji osiąga zwrot z inwestycji w cyfryzację w okresie krótszym niż 18 miesięcy.

Funkcjonowanie systemu ERP – dodatkowe informacje

System ERP można także połączyć z innymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. W zależności od konkretnych preferencji i założeń projektowych dobrą decyzją będzie również inwestycja w m.in.:

efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi np.: dzięki eVault;
automatyzację obsługi korespondencji pocztowej, np.: Digital Mailroom ;
automatyzację procesów HR np.: cyfrowa teczka HR;
kompleksową strategię zarządzania danymi.

Niektóre sektory gospodarki wybierają również usługi bezpiecznego magazynowania (archiwizacja). Wówczas organizacja może skupić się na wdrażaniu nowości, a usługodawca zabezpiecza jej dane.

Kiedy jest czas na wdrożenie systemu ERP? Podsumowanie

Przedsiębiorcy zazwyczaj mają już systemy ERP, ale mogą zastanawiać się, kiedy jest odpowiedni moment na implementację nowych narzędzi. Poniżej przedstawiamy 5 najczęstszych powodów, na skutek których właściciele mniejszych, średniej wielkości, a też dużych przedsiębiorstw decydują się, aby wdrożyć dodatkowe narzędzia:

Wysokie koszty magazynowania.
Brak płynności finansowej w przedsiębiorstwie.
Rozwój firmy.
Mało wydajne oprogramowania w organizacji.
Zbyt wiele procesów przeprowadzanych ręcznie.

Bardzo częstym powodem jest również transformacja cyfrowa, gdy przedsiębiorstwo decyduje się na implementację proekologicznych rozwiązań, minimalizujących produkcję śladu węglowego. W takich przypadkach firmy inwestują w usługi podmiotów zajmujących się digitalizacją.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat systemu ERP.

1. ERP – co to znaczy?

ERP jest skrótem z języka angielskiego, który oznacza Enterprise Resource Planning. Dosłowne tłumaczenie na polski oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP ułatwia zarządzanie wszystkimi podprocesami w organizacji.

2. Ile kosztuje system ERP?

Koszty systemu ERP lub jego narzedzi, które wzbogacają jest uzależniony od wielu czynników związanych z indywidualnymi potrzebami danego przedsiębiorstwa. Najniższe koszty odnotowuje się przy wdrażaniu ERP dla mniejszych oraz średniej wielkości firm, które nie potrzebują wielu indywidualnych rozwiązań oraz modułów. Czynniki ważne przy wycenie to m.in.:

cena licencji,
zakres funkcjonalności,
wdrożenie systemu,
infrastruktura IT w danej firmie.

Biorąc pod uwagę obecne standardy, każdy przypadek jest traktowany indywidualnie. Skontaktuj się z nami poprzez e-mail lub telefonicznie pod numerem: 801 800 802, a pomożemy Ci odpowiedzieć na Twoje potrzeby związane z usprawnieniem działalności Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami