Upracte si dokumenty a šetrite náklady

Každá firma potrebuje archív. Slúži na uskladnenie dokumentov a ich bezpečné uloženie. A to nielen z hľadiska prehľadu, ale aj bezpečnosti a šetrenia nákladov. Účtovné závierky, faktúry, pracovné zmluvy a iné dôležité firemné dokumenty pre daňové účely potrebujú mať svoje vlastné miesto. S tým súvisia aj dodatočné náklady spojené s archiváciou.

Ako teda skladovať dokumenty tak, aby ste ich mali kedykoľvek po ruke a zároveň šetrili mzdové aj skladové náklady? Máme pre vás informácie, ktoré vás s témou archivácie dokumentov zoznámia

Máte tri možnosti:

1. Uloženie dokumentov mimo pracoviska - outsourcing
2. In house - vo vlastnom sklade
3. V prenajatom sklade

Dokumenty treba uchovávať roky. Niektoré doklady aj 10 rokov. Mzdové listy majú požadovanú dobu uskladnenia až 50 rokov! To je neskutočné množstvo firemných dokladov, vrátane dokumentov z HR oddelenia a zmlúv s klientami, ktoré sa vo firme neustále množia.

Keď sa pozriete do výkazu mesačných výdavkov, zistíte, že vôbec nejde o nízke položky, čo sa týka prenájmu externých skladových priestorov. Ak používate vlastné, tie taktiež zaberajú miesto, ktoré by sa dalo využiť aj iným spôsobom.

Okrem toho si správa firemných archívov vyžaduje aj odborné znalosti a potrebnú infraštruktúru. Poďme si porovnať jednotlivé možnosti v kalkulačke nákladov a popísať si ich výhody a nevýhody

Porovnanie nákladov na príklade Stredne veľkej stavebnej firmy:

• počet šanónov: 1 250
• počet vyhľadávaní za mesiac: 12
• 50 šanónov s hrúbkou 8 cm zaberá v kancelárii približne 1 m²

Kalkulátor nákladov

Okrem nákladov na sklad potrebujete zamestnávať aj skladníka. Náklady na správu dokumentácie vás stoja nielen metre štvorcové, ale aj čas strávený vyhľadávaním a manažérsky potenciál. Práve ním plytváte na udržanie dokumentov v požadovanom stave.

Bezpečnosť na prvom mieste

Vo firemných archívoch zaberajú doklady a zmluvy cenné úložné priestory. To nadmerne zaťažuje zamestnancov a vystavuje firmu riziku straty informácií a porušovania pravidiel. Práve bezpečnosť patrí k druhému najčastejšiemu faktoru, ktorý ovplyvňuje rozhodnutie firiem pre externé archivovanie dokumentov.

Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete premiestniť všetky dokumenty alebo len niekoľko vybraných, súbory by mali byť uložené v špecializovaných regáloch v bezpečných a kompatibilných priestoroch.

ULOŽENIE DOKUMENTOV MIMO PRACOVISKA - OUTSOURCING

Nevýhody outsourcingového riešenia

1. Externý dodávateľ
Ak potrebujete dokumenty, je potrebné komunikovať s dodávateľom a požiadavku riešiť na diaľku telefonicky alebo online. Opäť sa tým strácajú čas a rastú náklady na zamestnanca.

2. Riziko pri zmenách vo firme
Ak sa menia sa zamestnanci, firma náhle môže stratiť prehľad o zodpovednosti. Nie je ľahké ustrážiť všetky dokumenty vo firme. Niektoré sa stratia dočasne, iné sú nesprávne založené.

3. Vstupná investícia
Vznikajú náklady z hľadiska uloženia dokumentov. Proces triedenia, evidencie a uklad nia dokumentov môže byť na začiatku časovo náročný pokým sa celá dokumentácia presunie do skladových priestorov.

Výhody outsourcingového řešení

1. Cena
Lacnejšie riešenie ako prenájom kancelárskych priestorov.

2. Bezpečnosť
Chráni dokumenty proti prírodným živlom i neoprávneným prístupom.

3. Starostlivosť
Na 99,9 % je zaistené, že sa dokumentom nič nestane v dôsledku zmeny akýchkoľvek vonkajších či vnútorných podmienok.

4. Úspora času
Ten, kto dokument potrebuje, ho musí ísť fyzicky vyhľadať. To zaberá firme čas.

5. Úspora mzdových nákladov
Firma má aj mzdové náklady na zamestnanca, ktorý ich vyhľadáva, zakladá a zapisuje.

6. Prehľadnosť
K dispozícii je informačný softvér na prehľad dokumentov.

2. In house - vo vlastnom sklade

Aké sú riziká archivácie v rámci vlastnej firmy?

1. Strata dokumentov
Ak vo firme nie je zodpovedná osoba, firma nemá istotu, že sa dokumenty nestratia. Oberá sa o možnosť presunúť riziko straty na dodávateľa.

2. Poškodenie dokumentov
Či už je to prírodný živel, prasknuté vodovodné potrubie, alebo iné nepriaznivé vplyvy, v dôsledku ktorých sa dokumenty zničia. Aj prehľad v dokumentoch sa veľmi rýchlo stratí.

3. Neoprávnený prístup
Hrozí, že sa k citlivým informáciám dostane človek, ktorý nemá právo prísť do styku s konkrétnymi dokumentami. Môžu uniknúť dôverné informácie o mzdových podmienkach alebo obchodných zmluvách s partnermi.

4. Nesplnené úradné povinnosti
Ak firma nedodržiava legislatívu, hrozia jej pri daňovom audite nepríjemnosti, upomienky, pokuty a iné sankcie.

5. Zbytočné zaberanie priestoru v kanceláriách
Dokumenty zaberajú miesto a zabúda sa na pravidelné skartovanie nepotrebných dokumentov.

Výhody skladovania v rámci vlastnej firmy

1. Vždy k dispozícii
Malé firmy majú všetky dokumenty vždy po ruke. Až 3 % dokumentov je vo firme nesprávne založených a 7,5 % dokumentov sa vo firme navždy stratí. Aj napriek tomu túto možnosť firmy využívajú.

2. Zodpovedná osoba
Pre väčšie firmy platí, že môžu zamestnať človeka, ktorý bude zodpovedný za archiváciu a bude sa o dokumeny starať. Taktiež tento zamestnanec zodpovedá za ich presné uloženie. Menšie firmy si tento typ zamestnanca nemôžu dovoliť.

3. Takmer bez nákladov
Kedykoľvek môže mať firma dokument k dispozícii.A to bez dodatočných nákladov na prenájom skladu alebo nákladov na mzdu skladníka, ak to nie je nevyhnutné.

4. Využitie vlastných priestorov
Nemá potrebu využívať ani outsourcingové riešenie ani prenájom externého skladu. V rámci firmy ide o jednorazovú investíciu do zariadenia skladu a jeho zabezpečenia.

3. V prenajatom sklade

Nevýhody archivácie v prenajatom sklade

1. Náklady na prenájom skladových priestorov
Ide o nemalé fixné náklady za prenájom, prevádzku, údržbu, kamerový systém, bezpečnosť.

2. Náklady na údržbu
Sú spojené aj so starostlivosťou o prenajatý priestor. Je potrebné zohľadniť aj cestovanie.

3. Vybavenie skladu
Pri väčších skladoch je potrebné počítať aj s pomerne drahým regálovým systémom, ktorý treba pravidelne kontrolovať pre BOZP.

4. Zabezpečenie skladu
Treba zabezpečiť alarm, požiarne hlásiče, zamedziť vlámaniu.

5. Prístup archívu pre všetkých zamestnancov
Hrozí riziko úniku informácií. Pri strate dokumentu je takmer nemožné určiť zodpovednú osobu.

6. Zbytočné hromadenie dokumentov
Ak sa o archív nikto nestará, hromadia sa dokumenty, ktoré sa mohli dať už dávno skartovať.

Výhody archivácie v prenajatom sklade

1. Výber najlacnejších skladov
Aj sklady dokážu mať rozličné podmienky. Každá firma si môže vybrať, na základe akých kritérií sa bude rozhodovať.

2. Možnosť vybrať si miesto
Čím ďalej od centra mesta, tým budú ceny za prenájom nižšie. Vzdialenosť rozhoduje aj do tej miery, ako často potrebujú zamestnanci dané dokumenty využívať.

3. Správa dokumentov v rámci firmy
Kedykoľvek sú dokumenty k dispozícii. Ak je firma stredne veľká, určite má vyčleneného konkrétnho zamestnanca na správu dokumentov. Ten má prehľad o celej agende.

4. Obídenie outsourcingového riešenia
Nie je výnimkou, že voči outsourcingovému riešeniu majú niektoré firmy výhrady. Ide o druhú firmu, ktorá môže byť vnímaná s určitou dávkou nedôvery.