Obchodná výzva
Manuálne spracovanie a distribúcia pošty vytvára prekážky pre digitálnu transformáciu vašej firmy a sťažuje dostupnosť informácií používateľom tam, kde ich potrebujú, a vtedy, keď ich potrebujú, s bezpečnosťou, súladom a udržateľnosťou, ktorú spoločnosti požadujú.
Vplyv
- Korešpondencia len v papierovej forme znemožňuje prístup k informáciám kedykoľvek a kdekoľvek, ktorý zvyšuje produktivitu a umožňuje vzdialenú prácu.
- Papierová korešpondencia má negatívny vplyv na udržateľnosť a vyžaduje si rozpočet na papier a jeho archiváciu.
- Riadenie papierových a elektronických dokumentov, ako sú faktúry, zmluvy a iné dôležité obchodné informácie, v oddelených samostatných systémoch bráni transparentnosti a auditovateľnosti a zároveň komplikuje zabezpečenie údajov.
Čo keby ste mohli
Automatizáciou vašej podateľne môžete:
- Zvýšiť efektívnosť a produktivitu vrátane schopnosti podporovať zamestnancov pracujúcich na diaľku.
- Stať sa plne alebo čiastočne elektronickou spoločnosťou, aby ste prispeli k dosiahnutiu cieľov udržateľnosti a zároveň znížili náklady.
- Zlepšiť možnosti ochrany osobných údajov, zabezpečenia a jej dodržiavanie.
Iron Mountain riadenie korešpondencie
So Iron Mountain riadenie korešpondencie vám naši odborníci môžu pomôcť:
- Previesť fyzickú poštu na digitálnu: Môžete digitalizovať svoje vlastné fyzické záznamy, alebo to spoločnosť Iron Mountain to môže urobiť pre vás. Optické rozpoznávanie znakov (OCR) extrahuje obsah z korešpondencie, aby sa dal ľahko vyhľadať. Iron Mountain riadenie korešpondencie ponúka možnosti s nízkym využitím kódu/bez kódu, takže môžete ešte presnejšie prispôsobiť automatizované pracovné postupy vašim špecifickým potrebám pre rýchlejšie a presnejšie výsledky.
- Prepojiť údaje naprieč platformami: Integrácia s existujúcimi podnikovými systémami vám umožní prepojiť údaje naprieč platformami a čiastkovými úsekmi.
- Získať prístup kedykoľvek a kdekoľvek. Vaši pracovníci môžu vyhľadávať a pristupovať k svojej korešpondencii na našej zabezpečenej platforme na riadenie podnikového obsahu (ECM) prostredníctvom jediného webového portálu.
- Chrániť vašu spoločnosť: Naša obsahová platforma je v súlade s priemyselnými štandardmi a poskytuje možnosti auditu, sledovania a vykazovania, ktoré vám pomôžu zachovať súlad s legislatívou.
- Spravovať celý životný cyklus: Spoločnosť Iron Mountain môže vaše fyzické dokumenty bezpečne uložiť skartovať alebo vám ich vrátiť.
Výsledky budú mať vplyv na každú oblasť vášho podnikania a pomôžu vám:
- Zvýšiť produktivitu: Umožnite zamestnancom prístup k ich pošte kedykoľvek a kdekoľvek, z jediného webového portálu.
- Šetriť náklady – a planétu: Znížte využívanie papiera a prineste výhody elektronickej pošty do celej oblasti korešpondencie.
- Zvýšiť bezpečnosť a zhodu s predpismi: Lepšia ochrana dôverných obchodných informácií prostredníctvom robustných kontrol prístupu, bezpečnostných pravidiel a správ, ako aj funkcií, ktoré zefektívňujú dodržiavanie pravidiel auditu a zisťovania.