Zistite, čo sa ukrýva vo Vašich archivačných škatuliach

Spravte si poriadok vo svojom inventári záznamov a robte obhájiteľné rozhodnutia pomocou riešenia Smart Reveal spoločnosti Iron Mountain

Problém pri podnikaní

Keď záznamy ukladáte bez metadát alebo popisných informácií, nie je vo Vašich silách mať prehľad o všetkom, čím disponujete a správne rozhodovať o tom, ktoré záznamy možno uchovať, obhájiteľne zničiť alebo digitalizovať. Zhromažďovanie chýbajúcich informácií je náročný proces, ktorý si vyžaduje manuálne prezeranie a zdokumentovanie obsahu každej škatule. Čo v prípade, ak nemáte rozpočet, personál, odborné znalosti, čas a priestor potrebný na dokončenie takého rozsiahleho projektu?

Aký to má na Vás dopad?

Ak nemáte dôkladný prehľad o inventári Vašich záznamov a nie ste schopní robiť obhájiteľné rozhodnutia, nezostáva Vám nič iné len uchovávať záznamy na neurčito. Tým si nielen zbytočne zvyšujete náklady a vystavujete sa riziku, ale sťažujete si aj proces vyhľadávania informácií alebo schopnosť rýchlo reagovať na povinnosti súvisiace s dodržiavaním predpisov, fúziami, akvizíciami a zbavovaním sa majetku.

Ako je to u Vás?

• archivujete záznamy s nedostatočným alebo žiadnym popisom na škatuliach?
• máte škatule s neznámym obsahom?
• potrebujete vedieť, čo je v týchto škatuliach?
• rarchivujete tieto škatule dlhšie, ako je potrebné?
• nemáte prostriedky, čas a priestor, aby ste to spravili sami?
• Váhate, či začať s triedením?

Ak ste na niektorú z týchto otázok odpovedali áno, zistite viac o riešení Smart Reveal spoločnosti Iron Mountain.

Približne 20 % papierových záznamov v archivačných škatuliach má nedostatočné alebo žiadne metadáta.* Z tohto dôvodu je triedenie starších súborov neuveriteľne vyčerpávajúce.

* Prieskum priorít v oblasti identifikácie záznamov a triedenia sa uskutočnil prostredníctvom poskytovateľa tretej strany v apríli 2022.

Majte prehľad o obsahu aj obale Vašich záznamov

Vďaka metadátam o škatuli sa budete vedieť obhájiteľne rozhodnúť

Smart Reveal je úsporné riešenie, ktoré zabezpečuje fotografie aj informácie o archivačných škatuliach s neznámym obsahom, aby ste sa mohli obhájiteľne rozhodnúť o tom, či si záznamy ponecháte, obhájiteľne ich zničíte, aktualizujete metadáta, priradíte vlastníctvo, digitalizujete ich alebo s nimi urobíte čokoľvek iné, čo potrebujete.

Riešenie Smart Reveal odfotí vonkajšok každej škatule spolu s leteckým pohľadom, ktorý pomáha určiť, čo sa nachádza v jej vnútri. Riešenie poskytuje existujúce historické metadáta, takže budete mať všetko, čo potrebujete na prezretie obsahu každej škatule a môžete sa informovane rozhodnúť o ďalšom vhodnom postupe.

Tieto kroky zahŕňajú:

• Okamžitú aktualizáciu metadát a popisov na úrovni škatúľ
• Zničenie vybraných škatúľ
• Pridelenie oprávneného vlastníctva
• Odoslanie škatúľ na zadávanie údajov pre ich zatriedenie
• Odoslanie škatúľ na ďalšiu kontrolu
• Digitalizáciu dokumentov
• Prispôsobenie množstva fotografií a uhlov pre Vašu kontrolu